Decizia ANRC nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica

In temeiul prevederilor art. 8 alin. (1), (3) si (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 106/2008 privind infiintarea Autoritatii Nationale pentru Comunicatii, precum si ale art. 27 din Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica,

presedintele Autoritatii Nationale pentru Comunicatii emite prezenta decizie.

CAPITOLUL I
Dispozitii generale
Art. 1. - Prezentele norme tehnice si metodologice se aplica activitatii de arhivare electronica a documentelor efectuate in conditiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si stabilesc procedura privind acordarea, suspendarea sau retragerea deciziei de acreditare a administratorilor de arhive electronice de catre Autoritatea Nationala pentru Comunicatii, denumita in continuare ANC, precum si conditiile privind desfasurarea acestei activitati.
Art. 2. - (1) In intelesul prezentei decizii, urmatorii termeni se definesc astfel:
a) beneficiar - persoana fizica sau juridica, care depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice;
b) acreditare - constatarea de catre ANC a indeplinirii conditiilor legale pentru dobandirea calitatii de administrator al arhivei electronice;
c) sistem de administrare a documentelor electronice - aplicatie informatica destinata receptiei, clasarii, utilizarii si selectionarii documentelor in forma electronica;
d) evidenta de auditare - ansamblu de informatii privind operatiuni sau orice alte activitati care au afectat sau modificat documentul, culese cu suficiente detalii astfel incat sa permita reconstituirea unei activitati anterioare;
e) nomenclator arhivistic - lista structurata, alcatuita din schema de clasare, termenele de pastrare corespunzatoare categoriilor de documente din schema de clasare si actiunile de dispozitie asupra documentelor dintr-un sistem de administrare a documentelor electronice.
(2) In cuprinsul prezentei decizii sunt, de asemenea, aplicabile definitiile prevazute la art. 15 lit. b) din Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare, si la art. 237 primul marcator din Standardele nationale de protectie a informatiilor clasificate in Romania, aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 585/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL II
Autoritatea de reglementare si supraveghere
Art. 3. - (1) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniul arhivarii electronice este ANC.
(2) ANC gestioneaza Registrul administratorilor de arhive electronice, denumit in continuare registru, care va fi actualizat permanent si va fi disponibil spre consultare pe pagina sa de internet.
(3) Continutul si structura registrului sunt prevazute in anexa nr. 1.
(4) ANC face publice, spre consultare, urmatoarele date din registru:
a) tipul administratorului de arhive electronice, denumit in continuare administrator - persoana fizica sau juridica;
b) numele si prenumele sau denumirea administratorului, dupa caz;
c) data la care si-a inceput activitatea;
d) descrierea politicii administratorului privind arhivarea electronica;
e) domiciliul sau sediul - tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament, cod postal, telefon, fax, e-mail, pagina de internet;
f) cetatenia, pentru persoana fizica, sau nationalitatea, pentru persoana juridica;
g) situatia activitatii administratorului: operationala, suspendata, incetata, in curs de transferare.
Art. 4. - (1) Controlul respectarii dispozitiilor Legii nr. 135/2007, precum si ale prezentei decizii revine ANC, care actioneaza prin personalul de control imputernicit in acest scop.
(2) ANC are dreptul de a efectua controale asupra administratorului, din oficiu sau la solicitarea oricarei persoane interesate, motivata corespunzator. Persoana interesata este acea persoana care ar putea suferi un prejudiciu in urma deteriorarii, divulgarii neautorizate, pierderii sau distrugerii documentelor aflate in arhiva electronica.
(3) Controalele din oficiu vor fi realizate periodic, la intervale care nu pot depasi un an.
(4) In vederea exercitarii atributiilor de control, personalul imputernicit in acest scop este autorizat, in limitele legii:
a) sa verifice conformitatea dintre informatiile declarate in cursul procesului de acreditare si realitate;
b) sa solicite orice document sau informatie necesara in vederea verificarii respectarii obligatiilor ce incumba administratorului;
c) sa verifice punerea in aplicare a oricaror proceduri utilizate de catre administratorul supus controlului.

CAPITOLUL III
Acreditarea administratorului

Art. 5. - (1) Administratorul este persoana fizica ce are rolul de supervizare si implementare a activitatii de management al unei arhive electronice pentru terti, respectiv persoana juridica ce are rolul de supervizare si implementare a activitatii de management al unei arhive electronice in nume propriu sau pentru terti si este responsabila cu activitatea de administrare a sistemului electronic de arhivare si a documentelor arhivate electronic.
(2) Orice persoana care intentioneaza sa devina administrator, denumita in continuare solicitant, are obligatia sa transmita ANC o notificare in acest sens cu 30 de zile inainte de inceperea activitatii.
(3) Notificarea se va realiza in mod obligatoriu prin completarea formularului-tip prevazut in anexa nr. 2.
(4) Odata cu efectuarea notificarii prevazute la alin. (2), solicitantul are obligatia de a transmite ANC urmatoarele documente, care fac parte integranta din notificare:
a) atestari pentru persoana fizica sau pentru angajatul/angajatii persoanei juridice care intentioneaza sa devina administrator ori ai persoanei juridice subcontractate in acest scop (atestarile pot fi detinute cumulativ de mai multi angajati ai persoanei juridice):
1. diploma de absolvent de studii superioare in domeniul tehnologiei informatiei;
2. calificari/atestari care sa certifice cunoasterea standardelor ISO/IEC 27001 sau standardelor echivalente si versiunilor ulterioare ale acestora;
3. certificari/atestari in domeniul administrarii bazelor de date si sistemelor de operare;
4. calificari/atestari in domeniul arhivistic;
b) documente din care sa rezulte ca sistemul electronic de arhivare indeplineste urmatoarele cerinte functionale:
1. asigura mijloacele de control si de securitate a documentelor si a bazei de date;
2. mentine integritatea interna, functionarea si coerenta sistemului si a bazei de date;
3. asigura conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent si eliminarea definitiva a celor cu termen de pastrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu exceptia situatiilor prevazute de lege;
4. asigura procesele de introducere a documentelor in sistemul de administrare;
5. asigura functia de cautare a documentelor;
6. asigura accesul la documentele stocate in arhiva, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum si prezentarea indiferent de forma (afisare, printare etc.) a documentelor;
7. asigura functiile de administrare si stergere a documentelor, garantandu-se controlul operatiunilor in vederea inlaturarii riscului accesului neautorizat la documente si distrugerii necorespunzatoare de documente;
c) datele de identificare a centrului de date care gazduieste arhiva electronica;
d) politica si procedurile referitoare la securitatea si conservarea datelor, inclusiv politica de protectie a datelor cu caracter personal;
e) copie legalizata de pe inscrisul doveditor al calitatii de operator de date cu caracter personal, eliberat in conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare;
f) in cazul in care solicitantul intentioneaza sa ofere servicii de arhivare electronica pentru terti, va prezenta, pe langa documentele prevazute la lit. a)-e), o scrisoare de garantie din partea unei institutii financiare de specialitate sau o polita de asigurare de raspundere civila generala la o societate de asigurari, in valoare cel putin egala cu echivalentul in lei al sumei de 300.000 euro, prin care sa acopere prejudiciile pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.
Art. 6. - (1) Notificarea si documentele anexate se transmit la sediul central al ANC in unul dintre urmatoarele moduri:
a) prin depunere, personal sau de catre reprezentantul legal, sub luare de semnatura;
b) printr-un serviciu postal;
c) ca inscris in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice.
(2) Este considerata data a transmiterii, dupa caz, data inscrierii in registrul general de intrare-iesire a corespondentei al ANC, data confirmarii primirii documentelor la sediul central al ANC printr-un serviciu postal cu confirmare de primire sau data confirmarii primirii inscrisului in forma electronica.
Art. 7. - (1) Solicitantul care a realizat notificarea in termenul si in conditiile prevazute de prezenta decizie dobandeste calitatea de administrator de la data indicata in formularul-tip al notificarii ca fiind data estimativa a inceperii activitatii, insa nu mai devreme de 30 de zile de la data realizarii notificarii in conditiile alin. (2) sau (3), dupa caz.
(2) Notificarea este considerata realizata daca au fost indeplinite toate cerintele legale privind transmiterea, forma si continutul sau.
(3) In cazul in care notificarea nu indeplineste conditiile prevazute de prezenta decizie, ANC va solicita completarea documentatiei. In acest caz, notificarea este considerata realizata la data transmiterii catre ANC a documentelor care atesta indeplinirea conditiilor.
(4) In cazul in care constata indeplinirea tuturor conditiilor legale pentru dobandirea calitatii de administrator, ANC emite si comunica solicitantului decizia de acreditare, inscrie administratorul in registru si emite codul de identificare a acestuia.