Potrivit Codului Fiscal, orice persoane inregistrata in scopuri TVA, care efectueaza o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

De asemenea, persoana impozabila este obligata sa emita o factura catre fiecare beneficiar si pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile.

Codul fiscal stabileste, la art. 155, ca o factura fiscala trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu anumite elemente. Lipsa elementelor obligatorii de pe factura poate duce la imposibilitatea de deducere a TVA de catre persoana impozabila.

. Concret, este vorba despre:

  • numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
  • data emiterii facturii;
  • data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;
  • datele firmei care emite factura: nume, adresa si cod de inregistrare fiscala;
  • datele beneficiarului bunurilor sau serviciilor: nume, adresa si codul de inregistrare fiscala;
  • date despre bunurile sau serviciile livrate: denumire, cantitate, pretul unitar;
  • valoarea bunurilor sau serviciilor fara TVA;
  • indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei. In cazul in care nu se datoreaza taxa, factura trebuie sa contina trimiterea la dispozitiile aplicabile din Codul Fiscal sau din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversa;
  • in cazul in care se aplica un regimul special (agentii de turism, bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie, antichitati), factura va contine trimiterea la articolul corespunzator din Directiva 112 care sa indice ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective;
  • o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.

Daca beneficiarul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie sa mai contina, pe langa numele beneficiarului, si datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa si codul de inregistrare fiscala).

Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizeaza ca, in cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in Romania, care au sedii secundare fara personalitate juridica pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului activitatii economice a persoanei juridice si, optional, se poate inscrie si adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile si/sau au fost prestate serviciile.

In cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in afara Romaniei, care au sedii fixe pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului fix din Romania care a realizat livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii.

Codul de procedura fiscala mai impune, la art. 73, ca pe facturi sa fie mentionat si codul de identificare fiscala a contribuabilului.

De asemenea, potrivit Legii societatilor comerciale (31/1990), pe orice factura intocmita de o societate trebuie sa se mentioneze si denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare. In cazul societatilor cu raspundere limitata, facturile vor contine si capitalul social, iar pe facturile emise de societatile pe actiuni trebuie mentionate capitalul social subscris, dar si cel varsat. Amenda pentru incalcarea acestor prevederi este cuprinsa intre 2.500 lei si 5.000 lei.

In plus, daca facturile sunt emise de o sucursala, acestea trebuie sa mentioneze si oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul ei de inregistrare. Lipsa acestui element atrage tot o amaneda de pana la 5.000 de lei.

Puteti intocmi facturile in orice limba oficiala a statelor membre UE, insa la solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie sa asigurati traducerea in limba romana. Trebuie sa stiti ca, potrivit Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

De asemenea, baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar, daca operatiunea nu este scutita de TVA, suma taxei trebuie inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari, baza impozabila va fi convertita in lei, utilizand ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza.

Potrivit Legii contabilitatii (82/1991), facturile trebuie sa fie arhivate, odata cu celelalte documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Numerotarea corecta a facturilor

Facturile sunt documente care au regim intern de numerotare, adica fiecare persoana juridica isi emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii pentru facturi.

Concret, prevederile legale, cuprinse in Anexa 4 la Ordinul MFP nr. 2226/2006, stabilesc ca persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii intr-o societate comerciala trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe (daca este cazul), care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate.

Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.

De asemenea, este important de retinut ca, in fiecare an, trebuie sa se stabileasca numarul de la care se va emite prima factura.