Revisal se va transmite exclusiv online și alte patru modificări de care trebuie să știe angajatorii

Cadrul legal al Revisal a suferit modificări majore la data de 28 noiembrie, odată cu intrarea în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 877/2016 pentru modificarea și completarea HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaţilor și pentru aplicarea unitară a unor dispoziții legale.

Principala noutate este reprezentată de împărțirea Revisal în Registrul privat (ce este folosit de angajatorii din mediul privat pentru salariați) și Registrul public (ce este folosit de instituțiile și autoritățile publice pentru bugetari). Totuși, Executivul a făcut și alte schimbări importante pentru angajatorii din mediul privat, pe care le prezentăm în continuare.

În esență, este vorba de:

• schimbarea modalității de transmitere a Revisal;
• majorarea amenzii pentru netransmiterea datelor noilor salariați;
• raportarea unor noi categorii de informații către Inspecția Muncii;
• eliberarea obligatorie a adeverinței de vechime la încetarea contractului individual de muncă al salariatului;
• posibilitatea de a păstra dosarele salariaților și în alt loc în afară de sediul angajatorului.

1. Transmiterea online va fi singura variantă disponibilă

Registrul privat este folosit exclusiv pentru a înscrie în evidențele oficiale persoanele angajate în baza unui contract individual de muncă, se arată în HG nr. 877/2016.

În curând, după ce va fi făcut un nou sistem informatic Revisal atât pentru salariați, cât și pentru bugetari, datele salariaților vor fi transmise în registru doar online, folosind portalul Inspecției Muncii. În prezent, angajatorii au la dispoziție și două alternative. Astfel, dacă nu pot folosi portalul, aceștia pot transmite registrul prin e-mail (în baza unei semnături electronice) sau prin depunerea în format electronic la sediul inspectoratului teritorial de muncă (împreună cu o adresă de înaintare).

Așadar, aceste două modalități alternative de transmitere vor fi eliminate după ce va apărea noul sistem informatic Revisal, astfel că singura opțiune valabilă va fi raportarea în portal.

2. Amendă mai mare la netransmiterea datelor noilor salariați

În situația în care angajatorul nu transmite la Inspecția Muncii datele unui nou salariat, cel târziu cu o zi lucrătoare înainte ca acesta să-și înceapă activitatea, amenda poate ajunge de-acum până la 20.000 de lei.

Concret, sancțiunea este cuprinsă între 10.000 și 20.000 de lei pentru fiecare persoană care lucrează fără să-i fi fost raportate datele în Registrul privat. Până pe 27 noiembrie, această faptă putea fi sancționată cu o amendă fixă de 10.000 de lei pentru fiecare persoană, însă fără ca amenda totală să fie mai mare de 50.000 de lei.

În altă ordine de idei, o amendă mai mare riscă angajatorii și atunci când alterează sau șterg date din Registrul privat. Mai precis, amenda este acum între 5.000 și 8.000 de lei, față de între 3.500 și 5.000 de lei, cât era înainte.

3. Noi informații trebuie raportate către autorități

Registrul privat, ce poate fi întocmit doar în formă electronică, trebuie completat în ordinea încheierii contractelor individuale de muncă și trebuie să conțină informațiile esențiale ale salariatului.

Față de regulile aplicabile până de curând, angajatorii trebuie să raporteze de-acum și elementele proprii de identificare. Mai precis, este vorba de denumire, codul unic de identificare, codul de identificare fiscală și sediul social, în cazul firmelor. Pentru angajatorii persoane fizice, Registrul privat trebuie să conțină numele, prenumele, codul numeric personal și domiciliul.

De asemenea, există noutăți și în privința raportării detașărilor. Dacă până acum trebuiau specificate doar perioada de detașare și denumirea angajatorului la care se făcea detașarea, din 28 noiembrie se raportează, după caz:

• data la care începe și data la care încetează detașarea națională și denumirea angajatorului la care se face detașarea;
• data la care începe și data la care încetează detașarea transnațională (adică în Uniunea Europeană, în Spațiul Economic European sau în Elveția), statul în care urmează să se realizeze detașarea transnațională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat și natura acestei activități;
• data la care începe și data la care încetează detașarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spațiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detașarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detașat și natura acestei activități.

În plus, angajatorii mai trebuie să transmită datele din actele de studii de lungă durată ale salariatului, datele privitoare la profil/specializare/calificare, conform actelor/certificatelor de calificare, precum și datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară.

Pe de altă parte, durata timpului de muncă și repartizarea acestuia se transmit de-acum doar atunci când sunt vizate contracte individuale de muncă cu timp parțial. Inițial, aceste informații trebuiau transmise indiferent că era vorba de un contract cu normă întreagă sau unul cu normă parțială.

În rest, la Inspecția Muncii trebuie să ajungă, la fel ca până acum, elementele de indentificare ale salariaților (prenumele, numele, codul numeric personal, cetățenia și țara de proveniență), data angajării, funcția/ocupația, tipul contractului individual de muncă, salariul de bază lunar brut și sporurile, perioadele și cauzele suspendării contractului și data încetării contractului.

În afară de suspendări și data încetării contractelor individuale de muncă, celelalte informații trebuie trimise către Inspecția Muncii în urma angajării fiecărui salariat nou, cel târziu cu o zi lucrătoare înainte de începerea activității acestuia.

În altă ordine de idei, „orice modificare privind datele de identificare ale angajatorului, respectiv sediul sau, după caz, domiciliul acestuia, se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în termen de 3 zile lucrătoare de la data apariției modificării”, se arată în HG nr. 877/2016. Înainte de 28 noiembrie nu exista o asemenea obligație.

4. Adeverința de vechime trebuie eliberată obligatoriu la încetarea contractului

O altă noutate aplicabilă din data de 28 noiembrie este obligația angajatorului de a elibera din oficiu o adeverință de vechime la încetarea fiecărui contract individual de muncă. Înainte de această dată, un asemenea document putea fi eliberat salariaților numai în baza unei cereri scrise.

„La încetarea activității salariatului/persoanei plătite din fonduri publice, angajatorii au obligația să îi elibereze acestuia o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate”, scrie în HG nr. 877/2016, cu precizarea că un eventual refuz poate fi sancționat cu o amendă cuprinsă între 300 și 1.000 de lei.

Totuși, s-a păstrat dispoziția ce stabilea că adeverința de vechime poate fi eliberată, în cel mult 15 zile, la cererea scrisă a salariatului/fostului salariat. „La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia un extras din registrul privat/public, datat și certificat pentru conformitate, sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată de acesta, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din registrul privat/public și din dosarul personal/profesional, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării”, prevede actul normativ.

Pe deasupra, orice persoană poate să primească de la Inspecția Muncii, în cel mult cinci zile de la solicitare, date din Registrul privat referitoare la activitatea pe care a desfășurat-o ca salariat. Până acum, această variantă era valabilă doar dacă angajatorul nu putea elibera copii ale paginilor din Revisal sau o adeverință de vechime, iar termenul de eliberare era de 15 zile.

5. Dosarele salariaților pot fi păstrate și la sediul secundar

Angajatorii sunt obligați să întocmească un dosar personal pentru fiecare salariat și să-l păstreze la sediul lor. Însă dacă încadrarea în muncă a personalului este delegată, aceștia pot păstra dosarele personale la sediul secundar, spre deosebire de regulile aplicabile până de curând.

„Angajatorii au obligația de a întocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre salariați/persoană plătită din fonduri publice, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora”, este explicat în noua hotărâre de Guvern.

În același timp, a fost eliminată prevederea ce stabilea că registrul de evidență a salariaților trebuia păstrat, în formă electronică, la sediul angajatorului „și, după caz, la sediul sucursalei, agenției, reprezentanței sau al altor asemenea unități fără personalitate juridică, care au delegată competența înființării registrului”.

__________

Rectificare (06.12.2016): Într-o versiune anterioară a acestui articol era precizat eronat că angajatorii pot să transmită date în registru, în prezent, doar online. Deși HG nr. 500/2011 a fost modificată deja astfel încât transmiterea datelor în registru să se facă doar online, această regulă va fi valabilă în curând, după ce va fi făcut un nou sistem informatic Revisal. Până atunci, angajatorii pot transmite date în Revisal și prin e-mail sau prin depunerea la inspectoratele teritoriale de muncă.