Cheltuielile firmei cu maşinile în 2016: Ce trebuie să ştii ca să eviţi problemele în cazul unui control al Fiscului

Cheltuielile auto reprezintă, fără îndoială, una dintre cele mai verificate categorii de către organele fiscale. Conform analizei făcute de compania CFO Network în legătură cu jurisprudenţa fiscală, peste 10% din ajustările privind TVA-ul şi impozitul pe profit determinate de organele de control provin din categoria cheltuielilor auto.

Codul fiscal, în vigoare de la 1 ianuarie 2016, aduce o serie de modificări în legătură cu cheltuielile auto. Astfel, principalele erori semnalate de către inspectorii fiscali sunt următoarele:

• folosirea vehiculelor în interes personal, fără a se face ajustarea cheltuielilor și a TVA-ului;
• necompletarea foilor de parcurs conform prevederilor din Codul fiscal;
• folosirea autoturismelor pentru transportul la și de la locul de muncă;
• nelimitarea cheltuielilor cu amortizarea;
• deducerea TVA-ului de pe bonuri fiscale care nu sunt conforme cu legislația;
• necompletarea ordinelor de deplasare.

Vă prezentăm, în cele ce urmează, principalele implicații fiscale privind cheltuielile auto.

Folosirea vehiculelor exclusiv în scopul activității economice

Regula generală este că valoarea cheltuielilor auto și TVA-ul aferent sunt deductibile 100% dacă vehiculele sunt folosite exclusiv în scopul activității economice. Vehiculele cărora se aplică această regulă sunt vehiculele cu o masă totală maximă autorizată care să nu depăşească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului.

Pentru vehiculele folosite de agenții de vânzări și agenții de achiziții, taxiuri, sunt acceptate și deplasări în scop personal, dar fără să aibă un caracter abuziv. Sunt acceptate drumurile de la domiciliu la locul de muncă.
 
Companiile care optează pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA-ului pentru achizițiile și cheltuielile aferente vehiculelor trebuie să justifice folosirea exclusivă în interesul activității economice a vehiculelor, prin întocmirea foilor de parcurs. Foaia de parcurs trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, numărul de kilometri parcurși, norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs.

În scopul activității sunt cuprinse următoarele, fără a se limita la ele: deplasări în ţară sau în străinătate la clienți/furnizori, pentru prospectarea pieței, deplasări la locații unde se află puncte de lucru, la bancă, la vamă, la oficiile poștale, la autorităţile fiscale.
 
Cheltuielile cărora li se aplică această regulă sunt cheltuieli direct atribuibile vehiculelor: impozite locale, RCA, reparații, asigurări, chirii aferente leasingului operațional. Cheltuielile cu amortizările nu intră sub incidența acestei reguli.

Legislație: art. 25 alin. 3 lit l); art. 25 alin. 3 lit l) norme metodologice pct. 16; art. 298 norme metodologice pct. 68.

Folosirea vehiculelor și în scop personal

Regula generală este că valoarea cheltuielilor auto și TVA-ul aferent sunt deductibile 50% dacă vehiculele sunt folosite și în scop personal. Întâi se aplică limitarea de 50% pentru TVA, în timp ce partea de 50% de TVA nedeductibilă intră la calculul limitării deductibilității pentru cheltuieli.

Se limitează și deducerea TVA-ului aferent achizițiilor interne, achiziții intracomunitare, importuri. 

Regula limitării cu 50% nu se aplică vehiculelor rutiere motorizate având o masă totală maximă autorizată care depăşeste 3.500 kg sau mai mult de nouă scaune, inclusiv scaunul șoferului.
 
Legislație: art. 298, art. 298 norme metodologice pct. 68.

Transportul de la domiciliu la locul de muncă al salariaților

Din punct de vedere al impozitului pe profit și al impozitului pe venit, contravaloarea transportului de la domiciliu la locul de muncă reprezintă cheltuială deductibilă și nu se impozitează la salariat.
 
Din punct de vedere al TVA-ului, deplasarea de la sediul companiei la domiciliu se consideră pentru uz personal și se limitează deductibilitatea TVA-ului dacă nu există dificultăți evidente pentru folosirea altor mijloace de transport. 

Excepție fac agenții de vânzări și de achiziții, taximetriștii - pentru aceștia sunt acceptate și deplasări în scop personal, dar fără să aibă un caracter abuziv. Sunt acceptate drumurile de la domiciliu la locul de muncă.
 
Obligația angajatorului de a deconta cheltuielile de transport de la domiciliu la locul de muncă trebuie menționată în contractul colectiv de muncă sau în contractele individuale de muncă.
  
Legislație: art. 25 norme metodologice, art 76 alin. 3, art. 298 norme metodologice pct. 3 și 4 din Codul fiscal.

Impozitarea angajatului pentru folosirea autoturismului în interes personal

Impozitarea folosirii autoturismelor în scop personal depinde de modul în care companiile ajustează deducerea cheltuielilor și TVA-ul aferent utilizării autoturismului.
 
Companii care deduc cheltuielile și TVA-ul în limita a 50%

Pentru companiile care deduc doar 50% din cheltuielile și TVA-ul aferent utilizării autoturismului, pentru angajații care conduc mașini de la firmă și le folosesc în scop personal (concedii etc.), cheltuielile aferente acestor deplasări nu se consideră venit impozabil și nu se plătesc contribuții pentru angajat .

Companii care deduc în totalitate cheltuielile și TVA-ul
 
Pentru companiile care deduc în totalitate cheltuielile și TVA-ul aferent utilizării autoturismului, în cazul angajaților care conduc mașini de la firmă și le folosesc în scop personal (concedii etc.), cheltuielile aferente acestor deplasări se consideră venit impozabil și se plătesc impozitul pe venit și contribuțiile salariale. La calculul impozitării se iau în calcul toate cheltuielile aferente autoturismului (prorata aferentă amortizării, asigurării, combustibil etc.). Sunt exceptate impozitării deplasările de la domiciliu la locul de muncă.
 
Legislație: art. 76 alin. 4 lit a) ,lit. t), art. 142 lit s) din Codul fiscal.
 
Deducerea TVA-ului de pe bonurile de benzină
 
TVA-ul de pe bonurile de benzină se poate deduce doar dacă pe acestea este inclus codul de TVA al clientului iar valoarea bonului fiscal este sub valoarea de 100 de euro.

Benzinăriile sunt obligate să emită factură fiscală dacă clientul solicită acest lucru. Pe factură se va face doar mențiunea “conform bon fiscal nr. / data”.
 
Începând cu 1 iulie 2016 se va completa în declarația 394, la secțiunea I „Alte informaţii”, valoarea totală a achizițiilor făcute pe baza bonurilor fiscale care au trecute codul de înregistrare în scopuri de TVA.
 
Legislație: art. 299 norme metodologice pct. 69 alin. 6; art. 319 alin. 12, art. 319 norme metodologice Codul fiscal.

Amortizare

Din punct de vedere fiscal, amortizarea unui vehicul pentru transport de persoane care are cel mult nouă scaune de pasageri este limitată la 1.500 de lei/lună. Excepție fac autoturismele folosite de agenții de vânzări și de achiziții, plus autoturismele folosite pentru câteva activități (curierat, pază, taximetrie etc.).
 
Amortizarea vehiculelor se calculează începând cu luna următoare punerii în funcțiune și până la recuperarea integrală a valorii lor de intrare. Durata de funcționare din punct de vedere fiscal se stabilește folosind catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe aprobat de Hotărârea Guvernului nr. 2139/2004.
 
Legislație: art. 28 alin 14 din actul normativ citat. 

Ce declarații se întocmesc și ce impozite locale se plătesc

Cine plătește impozit pe mijloace de transport?
  
Orice persoană care deține un mijloc de transport înmatriculat în România datorează un impozit anual pentru mijlocul de transport. Proprietarul care deține mijlocul de transport la 31 decembrie datorează impozit pentru tot anul următor.

În cazul modificării sediului social, compania are obligația declarării mijlocului de transport în teremen de 30 de zile la Direcția de impozite și taxe din localitatea unde s-a mutat. 
 
Legislație: Art. 468 şi 471 din Codul fiscal.
  
Declarare achiziție mijloc de transport
  
Proprietarul mijlocului de transport este obligat să declare achiziția la Direcția de impozite și taxe locale, în termen de 30 de zile.
  
Cum se calculează impozitul pe mijloacele de transport
  
Impozitul pe mijlocul de transport se calculează în funcție de capacitatea cilindrică a acestuia.
 
Legislație: Art. 470 din Codul fiscal.