Care îmi sunt obligațiile ca asociat sau administrator de SRL și ce mi se poate întâmpla dacă nu mi le îndeplinesc?

Articol scris de Cristina Done, Head of Registrations Dpt. – Accountable

Rolul administratorului la înființarea SRL

Așa cum am menționat anterior obligațiile administratorului unei societăți comerciale sunt prevăzute în principal în Legea 31/1990, modificată, urmând să fie completate, dacă este cazul, de acte normative speciale.

Administratorii au calitatea de mandatari ai asociaților, aceștia din urmă neputând, datorită formei de organizare a societății, să exercite singuri actele de comerț din obiectul de activitate al societății. În cazul existenței a doi sau mai mulți administratori, aceștia își pot exercita drepturile și obligațiile împreună sau separat, conform prevederilor Actului constitutiv al societății și Legii  31/1990, modificată.

Încă de la înființarea societății, administratorul are un rol foarte important în cadrul acesteia, care implică diverse obligații. Administratorul trebuie să îndeplinească formalitățile preliminare înființării societății, precum și pe cele de începere a funcționării acesteia. În această etapă cele mai importante responsabilități sunt acelea de a urmări efectuarea de către asociat/asociați a vărsămintelor datorate, sub sancțiunea răspunderii solidare față de societate pentru  realitatea vărsămintelor efectuate de către asociați, conform prevederilor art. 73 alin. 1 lit. a din Legea 31/1990 modificată și de a depune specimenul de semnătură, precum și declarația pe propria răspundere conform căreia îndeplinește condițiile legale pentru a fi administrator în cadrul societății la Registrul Comerțului pe raza căruia societatea are sediul social.

Rolul administratorului în funcționarea SRL

După finalizarea procesului de înființare, cea mai importantă obligație a administratorului unei societăți este aceea de a asigura gestiunea activității societății, adică obligația de a administra. Acesta trebuie să facă toate operațiunile cerute pentru a îndeplini obiectul de activitate al societății, în limitele prevederilor actului constitutiv al societății și deciziilor asociatului/asociaților.

De asemenea, pentru îndeplinirea acestei obligaţii principale, administratorul are obligaţia de a lua parte la toate adunările generale ale asociaţilor, la consiliile de administraţie şi la organele de conducere similare ale acestora, cum sunt comitetele de direcţie, conform art. 70 alin. 2 din Legea nr. 31/1990, modificată, precum şi obligaţia de a aduce la îndeplinire hotărârile adunării generale a asociaţilor, conform art. 73 alin. 1 lit. d din lege.

Această obligaţie stabileşte, în principal, „rolul executiv” al administatorului, delimitându-l de adunarea generală căreia îi revine „rolul decizional”.

O altă obligație este aceea de a ţine registrele cerute de lege şi corecta lor ţinere, potrivit art. 73 alin. 1 lit. c din Legea societăţilor comerciale. Legea nr. 82/1991 a contabilităţii prevede că principalele registre care se folosesc în contabilitate sunt registrul – jurnal, registrul – inventar şi cartea mare. Pe lângă aceste registre contabile, în cazul societăților comerciale, se ţine, prin grija administratorilor, un registru al asociaţilor. În acesta se înscriu numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părţilor sociale sau orice altă modificare privitoare la aceste date.

Conform legii societăților comerciale, tot în sarcina administratorului revine şi obligaţia de a întocmi bilanţul societăţii şi contul de profit şi pierderi şi de a asigura repartizarea beneficiilor şi plata dividendelor în condiţiile prevăzute de lege.

Astfel, la finalul fiecărui exerciţiu financiar, administratorul este obligat să întocmească bilanţul şi contul de beneficii şi pierderi (potrivit art. 27 dinLegea nr. 82/1991 a contabilităţii) şi să le depună la administraţia financiară teritorială.

Administratorii răspund şi de realitatea dividendelor plătite asociaţilor. Dividendele sunt partea din profitul societății care revine fiecărui asociat la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar, în raport cu aportul la capitalul social și cota de participare la profit și pierderi.

Pentru rolul pe care administratorii îl au în cadrul unei societăți, precum și pentru puterile oferite de asociați, fie la înființarea societății, prin actul constitutiv, fie pe parcursul funcționării societății, în baza hotărârii adunării generale a asociaților, administratorii unei societăți își asumă multe obligații, a căror nerespectare poate avea consecințe grave pentru patrimoniul lor sau chiar, în cazuri excepționale, pentru libertatea lor.

În principu, conform art. 148 din Legea Societăților Comerciale nr. 31/1990, administratorii răspund pentru toate obligațiile prevăzute în dispozițiile legale sau în actul constitutiv.

O societate comercială poate avea unul sau mai mulți administratori. Răspunderea acestora poate fi individuală sau solidară, în funcție de obligațiile ce trebuie respectate.

Dispozițiile Legii nr. 31/1990 stabilesc o serie de situații în care răspunderea administratorilor este solidară. Astfel, conform art. 73, administratorii răspund solidar pentru: realitatea vărsămintelor efectuate de asociaţi, existenţa reală a dividendelor plătite, existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere, exacta îndeplinire a hotărârilor adunărilor generale, stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea și actul constitutiv le impun.

Rolul asociaților la înființarea și în gestionarea SRL

Așa cum am precizat anterior, „rolul decizional” în cadrul societății îl au asociații acesteia.

Asociații contribuie la formarea capitalului social al societății, prin aporturi bănești sau în bunuri, după caz. Aceasta este prima obligație a asociaților de la înființarea societății. Capitalul social subscris se divide în părți egale, numite părți de interes, care se distribuie asociaților proporțional cu aporturile fiecăruia, dacă prin lege sau contractul de societate nu se prevede altfel.

Asociații se pot obliga la aport în prestații sau în cunoștințe specifice, cu titlu de aport societar. În schimbul acestui aport, asociații participă, potrivit actului constitutiv, la împărțirea beneficiilor și suportarea pierderilor, precum și la luarea deciziilor în societate. Astfel, fiecare asociat răspunde față de societate și față de ceilalți asociați pentru vărsarea aporturilor la care s-a obligat. Drepturile conferite de părțile de interes sunt suspendate până la vărsarea aporturilor la capitalul social.

O altă obligație importantă a asociaților unei societăți este aceea de a desemna administratorii şi cenzorii, să-i revoce şi să le dea descărcare de activitatea lor, precum şi să decidă şi contractarea auditului financiar, atunci când acesta nu are caracter obligatoriu potrivit legii. Aceste modificări se fac prin Hotărârea adunării generale a Asociaților.

Atât bilanţul societăţii şi contul de profit şi pierderi, cât şi repartizarea beneficiilor şi plata dividendelor în condiţiile prevăzute de lege trebuiesc aprobate, înainte de a fi declarate organului fiscal, de asociații societății prin Hotararea Adunării Generale a Asociaților.

De asemenea, în cazul unei societăți cu mai mult de doi asociați, aceștia sunt obligați să se informeze reciproc şi onest în cadrul adunărilor generale ale asociaţilor, precum şi în orice alte situaţii asupra problemelor ce privesc activitatea societăţii, să nu întreprindă acţiuni care vor putea aduce atingerea intereselor societăţii, fapt care poate determina excluderea sa prin hotărârea adunării generale a asociaţilor;

Ca o concluzie, putem aprecia că administratorul, prin însuşirea mandatului său, îşi asumă obligaţia generală de a fi purtătorul voinţei sociale a societăţii şi de a întocmi astfel toate actele şi faptele necesare punerii în practică a acesteia având așadar„rolul executiv” în cadrul unei societăți. Asociaților le revine „rolul decizional” în cadrul societății. Aceștia din urmă, prin adunarea generală, trebuie să aprobe situaţia financiară anuală, să stabilească repartizarea profitului net, să desemneze administratorii şi cenzorii sau după caz, auditorii interni, să-i revoce şi să le dea descărcare de activitatea lor, precum şi să decidă contractarea auditului financiar, atunci când acesta nu are caracter obligatoriuși să modifice actul constitutiv.

Conform legii, nerespectarea de către administratorii SRL a obligațiilor ce le revin poate avea consecințe grave pentru patrimoniul lor sau chiar, în cazuri excepționale, pentru libertatea lor.

Util de știut: Accountable și Avocatnet pun la dispoziția întreprinzătorilor un serviciu dedicat în mod special celor aflați la început de drum, care au nevoie de suport și consultanță. Prin acest serviciu puteți beneficia de ÎNFIINȚAREA FIRMEI GRATUIT dacă alegeți să semnați un contract de prestări servicii cu Accountable. Pentru cei interesați, studierea detaliilor și solicitările se pot face aici.