Ai obținut o finanțare de la stat? Ce obligații contractuale are firma ta și ce riști dacă le încalci

În perioada de implementare a proiectului, întreprinderile sunt obligate să respecte întocmai contractul de finanțare semnat și planul de afaceri aprobat. Pentru nerespectarea indicatorilor asumați, beneficiarii vor rambursa integral sau parțial sumele de bani încasate, iar finanțatorul va solicita inclusiv penalități de întârziere, până la data îndeplinirii efective a obligaţiei.

În cadrul perioadei de implementare ce începe după semnarea contractului de finanțare, întreprinderea beneficiară de fonduri europene va desfășura două tipuri de activități:

• activități obligatorii tuturor beneficiarilor de fonduri nerambusabile;
• activități specifice, în conformitate cu planul de afaceri propus de către fiecare beneficiar.

Activitățile obligatorii sunt impuse tuturor întreprinderilor prin semnarea contractelor de finanțare:

• organizarea procedurilor de achiziție publică;
• comunicarea și publicitatea în cadrul proiectului;
• auditul proiectului;
• încasarea ajutorului financiar nerambursabil.

Activitățile specifice sunt definite prin planul de afaceri și pot fi asumate sau nu de către întreprinderea solicitantă. Prin semnarea contractului de finanțare, orice activitate asumată în mod voluntar va deveni obligatorie. În această situație pot fi, de exemplu:

• realizarea lucrărilor de construcții;
• achiziția de dotări, echipamente și instalații;
• realizarea unui site web;
• crearea de locuri de muncă;
• instruirea personalului.

1. Ce proceduri se vor respecta pentru realizarea achizițiilor în cadrul proiectului

După aprobarea proiectelor și semnarea contractelor de finanțare, întreprinderile sunt obligate să achiziționeze lucrări, bunuri și servicii respectând procedura impusă prin Ordinul Ministerului Fondurilor Europene (MFE) nr. 1.284/2016 privind procedura competitivă aplicabilă beneficiarilor privați.

Această procedură este obligatorie în cazul tuturor proiectelor finanțate din fonduri europene, cu excepția proiectelor finanțate prin intermediul Programului național de dezvoltare rurală (PNDR). Procedura reglementează două situații:

• achiziția directă, atunci când achizițiile ce vor trebui realizate în cadrul proiectului sunt de o valoare redusă;
• procedura competitivă, atunci când bunurile, serviciile sau lucrările depășesc pragurile valorile prevăzute pentru achiziția directă.

Achiziția directă în cadrul proiectelor europene

Această procedură se aplică atunci când valoarea achizițiilor este mai mică decât pragurile stabilite în Ordinul MFE nr. 1.284/2016, respectiv:

• pentru servicii, atunci când valoarea estimată este mai mică de 30.000 de euro fără TVA;
• pentru bunuri, atunci când valoarea estimată este mai mică de 30.000 de euro fără TVA;
• pentru lucrări de construcții, atunci când valoarea estimată este mai mică de 100.000 de euro fără TVA.

Atunci când valoarea estimată a achiziției este mai mică decât pragurile amintite mai sus, întreprinderea va achiziționa direct serviciile, bunurile și lucrările necesare, aprobate prin contractul de finanțare.

Achiziția se va realiza în baza unor documente justificative precum: comandă, bon, ordin de plată, extras de cont, notă de recepție sau alte documente, după caz. Pentru achiziția directă nu este obligatorie semnarea unui contract de finanțare.

În cazul vizitei în teren pe care finanțatorul o va efectua la locul de implementare se vor verifica livrarea bunurilor (prin procese verbale) sau prestarea serviciilor (prin procese verbale, foi de prezență, livrabile etc).

Pentru a achiziționa direct bunuri, lucrări sau servicii, beneficiarul nu trebuie să anunțe pe pagina www.fonduri-ue.ro intenția sa, ci va desfășura următoarele activități:

• va întocmi o notă provind determinarea valorii estimate;
• va realiza achiziția în baza unei comenzi, facturi, bon fiscal, contract etc;
• va dovedi faptul că achiziția a fost realizată, prin prezentarea unor procese verbale, ordine de plată, extrase de cont, rapoarte de activitate etc;

Procedura competitivă în cadrul proiectelor finanțate din fonduri europene

Această procedură se aplică în cazul unor achiziții în valoare mai mare decât pragurile prezentate anterior.

Atunci când proiectul prevede mai multe tipuri de achiziții (lucrări, bunuri sau servicii), întreprinderea beneficiară de sprijin va ține cont în alegerea procedurii aplicabile de valoarea contractului mai mare. Dacă acesta depășește pragurile menționate pentru achiziția directă se va aplica procedura competitivă.

Procedura competitivă presupune respectarea principiului transparenței, astfel că beneficiarul fondurilor europene va aduce la cunoștința publicului a informațiilor referitoare la achiziția vizată, astfel încât operatorii economici interesată să poată participa la selecție.

Principiul transparenței impune ca societatea să publice într-un ziar regional sau național, online sau tipărit a unui anunț privind procedura de achiziție aplicabilă și, de asemenea, publicarea acestui anunț pe site-ul www.fonduri-ue.ro.

Întreprinderile beneficiare au posibilitatea de a transmite invitații de participare în mod direct unor operatori economici, pentru a se asigura primirea unor oferte conforme.

După parcurgerea acestor etape, întreprinderea va implementa contractul de achiziție semnat cu ofertantul declarat câștigător.

În cazul proiectelor implementate prin PNDR, întreprinderile private vor respecta manualul operațional de achiziții pentru beneficiarii privați ai PNDR 2014- 2020.

Principala deosebire a procedurii PNDR față de procedura aplicabilă celorlalte tipuri de proiecte implementate din fonduri europene constă în valoarea pragurilor valorice. Astfel, în cazul proiectelor implementate prin PNDR, pragul valoric este stabilit la 15.000 de euro, indiferent de obiectul contractului (servicii, lucrări sau bunuri).

Contractele în valoare de peste 15.000 euro fără TVA trebuie adjudecate prin procedura de selecție de oferte, cu condiția publicării pe site-ul www.afir.info a unei invitații de participare. În cazul contractelor în valoare de cel mult 15.000 de euro fără TVA, se va aplica procedura cu o singură ofertă.

Firmele care implementează proiecte prin intermediul PNDR au la dispoziție realizarea achizițiilor utilizând baza de date cu prețuri de referință realizată de către Agenția pentru finanțarea investițiilor rurale, organismul intermediar al PNDR. În acest caz, beneficiarul va încheia contract cu agentul economic ales pe baza analizei ofertelor disponibile în baza de date și compararea acestora cu specificațiile tehnice pentru utilajele dorite.

În continuare, poți citi despre obligațiile firmelor legate de:

• regulile de comunicare și de publicitate ce trebuie respectate în cadrul proiectului finanțat;
• derularea contractelor cu furnizorii proiectului;
• auditul financiar al proiectului;
• încasarea finanțării nerambursabile;
• monitorizarea proiectului implementat cu finanțarea nerambursabilă.

2. Reguli de comunicare și publicitate în cadrul proiectului

Activitatea de comunicare și publicitate este obligatorie în etapa de implementare a unui proiect, fiind desfășurată de către beneficiarul finanțării nerambursabile pe toată durata valabilității contractului de finanțare.

Această activitate trebuie desfășurată cu respectarea manualului de identitate vizuală pentru instrumentele structurale 2014 – 2020 și a regulilor specifice stabilite de către fiecare autoritate de management. Regulile se aplică programelor operaționale, dar și proiectelor finanțate din instrumente structurale.

Aceste reguli sunt parte integrantă a contractelor de finanțare încheiate în cadrul programelor finanțate de Uniunea Europeană între autoritățile de management și beneficiari. Astfel, beneficiarii trebuie să prevadă resursele bugetare pentru activitățile și materialele de informare și comunicare.

Activitățile pe care beneficiarul unei finanțări nerambursabile trebuie să le deruleze pentru respectarea condițiilor privind comunicarea și publicitatea sunt diferite în funcție de valoarea finanțării și regulile specifice impuse de către fiecare autoritate de management și includ:

• amplasarea unor panouri informative la marginea proprietății, asigurând vizibilitate maximă;
• organizarea unor conferințe de presă la începutul și încheierea implementării proiectului;
• aplicarea unor autocolante pe echipamentele, instalațiile, utilajele, autovehiculele achiziționate prin fonduri nerambursabile;
• aplicarea unor elemente de identitate vizuală (logo, text, imagini etc) pe materialele distribuite în vederea derulării activităților proiectului;
• personalizarea site-ului web al beneficiarului cu informații privind proiectul finanțat din fonduri nerambursabile.

Cheltuielile cu publicitatea și informarea în cadrul proiectului sunt întotdeauna obligatorii, deși nu în toate situațile acestea sunt eligibile:

• în cazul proiectelor finanțate prin intermediul PNDR în spațiul rural sau în agricultură, beneficiarii nu își pot deduce aceste cheltuieli;
• în cazul proiectelor finanțate prin intermediul Programului Operațional Regional (POR), beneficiarii privați pot deduce aceste cheltuieli în limita a 5.000 de lei fără TVA pentru activitățile de publicitate aferente întregului proiect.

3. Derularea contractelor cu furnizorii proiectului

După semnarea contractelor cu furnizorii proiectului pentru perstarea serviciilor, livrarea bunurilor și execuția lucrărilor, beneficiarul va proceda la derularea contractelor conform clauzelor asumate.

Astfel, beneficiarul va efectua plățile în valoarea și la termenele stabilite prin contractul încheiat cu fiecare furnizor în parte, iar furnizorii vor livra echipamentele și vor presta serviciile asumate prin contract, cu respectarea termenelor contractuale.

Beneficiarul trebuie să se asigure de faptul că livrarea bunurilor achiziționate va fi însoțită de prezentarea documentelor justificative ale achiziției:

• proces verbal de predare – primire, recepție, punere în funcțiune;
• certificat de calitate sau conformitate;
• certificat de garanție.

De asemenea, la livrarea și punerea în funcțiune a echipamentelor achiziționate, furnizorul va realiza probele tehnologice pentru demonstrarea funcționării în bune condiții a utilajelor și va efectua instructajul personalului ce va deservi respectivul flux tehnologic.

4. Ce presupune un raport de audit

Auditul financiar independent al proiectelor este o obligație contractuală ce revine beneficiarilor de finanțare în cadrul programelor operaționale susținute din fondurile nerambusabile, în baza contractelor de finanțare pe care aceștia le-au încheiat cu autoritățile de management sau organismele intermediare ale acestor programe.

Auditul financiar este întotdeauna obligatoriu în cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambusabile și are o serie de particularități:

• în cazul proiectelor finanțate prin intermediul PNDR, auditul este realizat de către personalul intern al Agenției pentru finanțarea investițiilor rurale, iar cheltuiala nu este prevăzută în cadrul bugetului proiectului, fiind efectuat gratuit;
• în cazul altor proiecte, beneficiarii vor externaliza prestarea acestui serviciu de audit, respectând regulile privind achizițiile prezentate anterior. În aceste situații, cheltuiala cu auditul este eligibilă în cadrul bugetului proiectului, fiind prevăzute limite superioare (spre exemplu, cheltuiala cu auditul este eligibilă în cadrul unui proiect impelemementat de către o microîntreprindere prin intermediul POR 2.1.A în limita a 5.000 de lei fără TVA trimestrial.

Scopul unui raport de audit este acela de a confirma faptul că derularea proiectului până în acel moment a fost efectuată cu respectarea tuturor regulilor ce decurg din contractul de finanțare încheiat între beneficiar și finanțator și procedurile autorității de management și al organismelor intermediare. Astfel, contractul de audit va demonstra că toate cheltuielile au fost: necesare pentru realizarea proiectului;

• prevăzute în contractul încheiat cu beneficiarul proiectului;
• în conformitate cu principiile unui management financiar sănătos, respectiv utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim cost / beneficiu;
• efectuate şi plătite efectiv de beneficiar sau partenerii săi;
• plătite pe parcursul perioadei de eligibilitate;
• înregistrate în contabilitatea beneficiarului sau ale partenerului (atunci când este cazul), având la bază documente justificative, identificabile şi verificabile, dovedite prin documente originale;
• în conformitate cu propunerile tehnice și financiare ofertate (se vor verifica prevederile din planul de afaceri, contractul de finanțare, oferta prezentată de către ofertant, contractul încheiat între beneficiar și ofertant, procesele verbale de predare primire, recepție și punere în funcțiune).

5. Încasarea ajutorului financiar nerambursabil

Încasarea ajutorului financiar este posibilă prin:

• solicitarea unui avans, după semnarea contractului de finanțare.
• decontarea cheltuielilor efectuate din surse proprii de către beneficiar, în întregime sau în tranșe.

Solicitarea avansului aferent contractului de finanţare este condiţionată de constituirea unei garanţii eliberate de o instituţie financiară bancară sau nebancară în procent de 100% din suma avansului.

Decontarea cheltuielilor efectuate din surse proprii presupune depunerea unei cereri de plată ce cuprinde toate documentele justificative privind efectuarea plății și livrarea bunurilor, prestarea serviciilor sau execuția lucrărilor. Principalele documente solicitate în cazul unei cereri de plată sunt:

• factură proformă, fiscală, de avans, storno, conform situației specifice a fiecărui beneficiar;
• document privind plata (spre exemplu ordin de plată);
• extras de cont privind efectuarea transferului;
• procese verbale de predare primire, recepție, punere în funcțiune;
• certificate de calitate și conformitate;
• certificate de garanție.

În cazul în care proiectul este implementat în tranșe, la ultima cerere de plată societățile vor depune toate autorizațiile de funcționare necesare funcționării investiției, eliberate de către instituțiile competente, conform reglementărilor legale în vigoare: autorizație de mediu, pentru sănătatea publică, sanitar-veterinar, certificat de clasificare turistică etc.

Tot la data ultimei tranșe, beneficiarul va trebui să dovedească îndeplinirea acelor obiective asumate prin semnarea contractului de finanțare, precum realizarea locurilor de muncă asumate. În acest scop, ultima cerere de plată va conține copii ale contractelor de muncă. Ultima tranșă va fi acordată doar după prezentarea acestor documente.

Firmele beneficiare de fonduri europene vor încasa ajutorul financiar aferent investiției realizate în tranșe sau în totalitate, conform cererilor de plată depuse și avizate. Termenul contractual pentru încasarea ajutorului nerambursabil este de 90 de zile.

Cum se păstrează documentele în societate

Societățile vor păstra atât documentele aferente cheltuielilor eligibile, cât și cele aferente cheltuielilor neeligibile, plătite integral din contribuția privată a lor. De asemenea, ele vor păstra contabilitate analitică pentru operațiunile aferente proiectului, pentru a permite verificarea facilă de către finanțator.

Firmele beneficiare au obligația de a pune la dispoziția finanțatorului toate documentele și informațiile necesare pentru verificarea modului în care fondurile au fost utilizate.

Documentele trebuie sa fie ușor accesibile și arhivate astfel încât să permită verificarea lor. În cazul în care legea nu prevede altfel, societatea va păstra documentele aferente implementării unui proiect pe toată perioada de monitorizare a investiției.

6. Reguli privind monitorizarea proiectului

După finalizarea proiectului și încasarea ajutorului financiar nerambursabil, beneficiarul va fi obligat să asigure menținerea investiției pentru o perioadă de până la cinci ani de zile. În această perioadă, denumită perioadă de monitorizare a proiectului, beneficiarul are o serie de obligații, conform contractului de finanțare încheiat:

• să nu înstrăineze obiectivele investiției;
• să deruleze activitatea finanțată prin intermediul proiectului;
• să nu folosească bunurile achiziționate prin implementarea proiectului în alte scopuri;
• să nu schimbe locația proiectului, decât cu acordul finanțatorului exprimat în prealabil;
• să asigure menținerea locurilor de muncă;
• să atingă acele obiectivele specifice asumate, precum obținerea unei anumite creșteri a cifrei de afaceri.

În cazul în care obiectivele asumate nu sunt atinse, finanțatorul are posibilitatea de a aplica corecții financiare sau de a solicita returnarea integrală a ajutorului financiar nerambursabil plătit.