Bugetul, instrumentul managerilor în controlul costurilor și a profitabilității

Nu știi cum funcționează procesul de bugetare și cum te poate ajuta acest instrument pentru a-ți atinge obiectivele? Echipele financiare monitorează rezultatele financiare versus buget și îți pun întrebări despre atingerea obiectivelor legate de costuri, venituri și profit la nivelul centrului de responsabilitate, dar comunicarea cu ei este dificilă și aparent vorbiți două limbi diferite?

Limbajul financiar poate părea complicat pentru managerii operaționali, dar nu trebuie să fie așa.

Informațiile financiare sprijină luarea deciziilor manageriale

Rapoartele financiare pot părea complicate, dar ele reprezintă un instrument critic în luarea deciziilor și sprijină managerii să-și atingă obiectivele pentru care sunt evaluați.

Ca manager, tot ce trebuie să faci este să decodifici limbajul financiar și să dobândești aptitudini în procesul de bugetare, analiză și interpretare rapoarte financiare, în scopul deciziilor manageriale.

De ce este important bugetul și care sunt beneficiile

Procesul de bugetare este critic pentru performanța și stabilitatea financiară a unei firme și reprezintă instrumentul prin care firmele își planifică și controlează operațiunile.

Desigur, rezultatele reale vor fi diferite față de buget, dar monitorizarea reală versus plan este un instrument cheie pentru a identifica riscuri și oportunități și a lua deciziile de business cele mai bune în funcție de situațiile apărute.

Nu trebuie privit ca un instrument pur de control și nu trebuie să fie un instrument rigid atunci când este implementat în companie.

Bugetul trebuie privit ca un GPS al firmei spre performanța dorită

Din multe puncte de vedere, procesul de bugetare poate fi comparat, ca utilitate, cu un GPS ("Global Positioning System") utilizat într-o călătorie pe un drum necunoscut. De ce spunem asta?

Viitorul unei afaceri este un drum necunoscut și dificil din multe privințe. Bugetul este ca un GPS care ajută compania să-și planifice și să-și monitorizeze constant drumul spre atingerea obiectivelor.

Ca GPS-ul care ne ajută să ne planificăm ruta cea mai bună pentru a ajunge la o anume destinație, bugetul ne ajută:

• să planificăm activitatea viitoare a afacerii în linie cu strategia generală și obiectivele propuse, care sunt resurselor necesare (materiale, umane, bani);
• să transpunem activitatea viitoare din perspectivă financiară:
  • veniturile, costurile și profitabilitatea (contului de profit și pierdere);
  • activele, datoriile și capitalul propriu (bilanțul);
  • fluxurile de numerar: intrări și ieșiri de numerar aferente activității operaționale, financiare și de finanțare. Astfel putem estima dacă există suficient numerar sau trebuie să atragem numerar suplimentar din diverse surse de finanțare;
• să monitorizăm și să analizăm continuu evoluția reală a firmei versus ce am planificat, rezultând semnale rapide în baza cărora managementul poate lua măsurile necesare pentru deviații atât negative cât și pozitive;
• similar cu GPS-ul care ne atentioneza că am luat-o pe un drum greșit sau că am depășit viteza, la fel și bugetul ne atenționează diverse riscuri: depășirea limitei de cheltuieli, venituri sub așteptări, numerar insuficient și se pot lua măsuri corective.

Pe lângă aceasta, bugetul:

• reprezintă un instrument util în măsurarea performanței în cadrul firmei și recompensarea angajaților în funcție de atingerea obiectivelor (cu condiția ca aceștia să considere că bugetul este realist și să fie ținuți responsabili pentru rezultate care sunt în controlul lor);
• reprezintă un instrument de coordonare a diverselor activități în cadrul firmei;
• promovează eficiența și previne risipa sau pierderile.

Bugetul este un proces complex care implică numeroase date de intrare de la diferite departamente din cadrul organizației și negocieri multiple între multe persoane din cadrul organizației.

Dacă nu există responsabilități clare, atunci bugetul rezultat poate să fie un exercițiu dificil, care necesită prea mult timp și care rezultă într-un output care nu este valoros.

Responsabilități în planificarea și controlul performatei financiare

Responsabilitatea managerilor operaționali:

• responsabili pentru planificarea și controlul performanței firmei în ariile din responsabilitate;
• sunt evaluați și vor avea obiective legate de controlul costurilor și îmbunătățirea profitului la nivelul centrelor de responsabilitate.

Responsabilitatea departamentului financiar-contabil și controlling

• responsabili cu coordonarea procesului de planificare și monitorizare a performanței financiare a firmei;
• responsabili cu furnizarea rapoartelor financiare care sprijină managerii în luarea deciziilor.

Pentru a putea vorbi de o activitate de Controlling corespunzătoare:

• trebuie să există o comunicare eficientă între managerii financiari și managerii non-financiari (operaționali);
• managerii non-financiari trebuie să cunoască concepte de bază în planificarea și controllingul performatei firmei, abilități de analiză și interpretare rapoarte financiare pentru luarea deciziilor manageriale;
• profesioniștii financiari trebuie să cunoască modelul de business al firmei, procesele și activitățile din spatele cifrelor și a tabelelor.

Diferența între controlling și contabilitate

• contabilitatea: activitatea de înregistrare cronologică și prezentare în rapoarte financiare a poziției financiare, performanței financiare și fluxurile de trezorerie a firmei. În responsabilitatea departamentului financiar-contabil;
• controllingul este funcția prin care se asigură conducerea și coordonarea tuturor procesele dintr-o firmă pentru utilizarea cât mai eficientă a resurselor și maximizarea profitabilității;
• este instrumentul care crește performanța și oferă un sistem de avertizare timpurie asupra problemelor din firmă;
• în contrast cu contabilitatea, controllingul este în principal orientat către viitor;
• controllingul este în responsabilitatea tuturor managerilor, iar departamentul financiar/controlling coordonează și sprijină întreg procesul de planificare și control al resurselor la nivelul firmei;
• departamentul de controlling sprijină managementul în procesul decizional, lucrează ca un consultant pentru management, pregătind informațiile de care are nevoie managementul pentru luarea deciziilor, dar decizia este luată de management.

Planificarea și controlul performanței în ariile de responsabilitate este în resposabilitatea managerilor și aceștia vor fi evaluați în funcție de cum pot atinge obiectivele de control al costurilor și profitului.

Ca manager, puteți să controlați costurile și profitul din ariile de responsabilitate dobândind aptitudini în procesul de bugetare și analiză a rapoartelor financiare în scopul deciziilor manageriale.

Dacă vrei să înveți pas cu pas cum să aplici tehnici de maximizare a profitabilității prin planificare și control bugetar, înscrie-te la trainingul de Bugetare.