De ce o firmă nu poate să le ceară datele din buletin candidaților, în cadrul procesului de recrutare

O situație recent semnalată pe forumul avocatnet.ro arată că sunt angajatori care le cer candidaților pentru o poziție divulgarea datelor din buletin, încă din procesul de selecție. Însă, chiar dacă un recrutor sau o firmă care angajează cere, în procesul de recrutare, date personale salariatului, cel din urmă trebuie să știe că nu orice informație de genul acesta ar putea fi solicitată, în mod legal. În esență, oricine aplică pentru o poziție trebuie să înțeleagă că există o diferență între:

• datele prelucrate în vederea procesului de recrutare, pe de o parte, și
• datele prelucrate în vederea încheierii unui contract de muncă (sau de colaborare, după caz), pe de altă parte.

În acest context, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), stabilește, în primul rând, că un recrutor sau un angajator va reduce la minimum datele prelucrate, în orice activitate de-a sa, solicitând doar acele date care sunt necesare pentru atingerea scopului pentru care ele sunt prelucrate.

„Datele cu caracter personal sunt (...) limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (<<reducerea la minimum a datelor>>)”, este precizat în GDPR (articolul 5(1)(c)).

În acest caz, discutăm de date necesare în procesul de recrutare și de date necesare pentru încheierea contractului, cu candidatul sau cu candidații aleși. În privința scopului pentru care sunt prelucrate date în procesul de selecție, vorbim de selectarea unui viitor angajat sau colaborator, dintr-un număr de candidați. Așadar, devine clar ce informații sunt necesare în acest stadiu:

• informații minime pentru identificarea salariatului;
• informații pentru identificarea competenței sale și potrivirii sale pe postul pentru care aplică;
• eventual, detalii legate formalități pentru obținerea unui aviz de muncă, dacă e cazul.

Astfel, dacă angajatorul nu va găsi un motiv pentru care să fie necesară prelucrarea datelor din buletin, în procesul de recrutare, atunci o astfel de prelucrare nu mai este justificată. Cu greu se poate identifica un motiv pentru care ar fi necesară prelucrarea datelor din buletin, atunci când un candidat aplică pentru o poziție.

Vorbim de un proces premergător încheierii cu succes a unui contract de muncă/de colaborare, unde cei mai mulți candidați nu vor fi aleși, oricum. Acest lucru face cu atât mai greu de identificat un motiv pentru care ar fi necesară prelucrarea datelor din buletin, pentru că orice caz în care e necesară deținerea unor astfel de informații nu pare să apară până la încheierea propriu-zisă a contractului. 

Discuția e diferită dacă vorbim de candidatul sau candidații selectați pentru o poziție, unde datele sunt prelucrate în vederea încheierii unui contract. În acest din urmă caz, prelucrarea e justificată în temeiul GDPR, însă, prin definiție, ea exclude prelucrarea datelor din buletin ale majorității candidaților, pentru că ei vor fi respinși.

Ce se întâmplă dacă un candidat a divulgat, totuși, datele sale din buletin, încă din procesul de selecție?

Dacă, totuși, un candidat i-a divulgat unui potențial angajator datele din buletin și nu a fost selectat, acesta poate să îi ceară primului ștergerea datelor din buletin prelucrate.

GDPR prevede că „Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: (...) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal (...)” (articolul 17(1)(d)).

Așadar, pentru că ziceam, mai sus, că este greu de identificat un motiv pentru care e necesară solicitarea datelor din buletinul candidaților, încă din procesul de recrutare, o astfel de prelucrare e, cel mai probabil, ilegală.

În același timp, chiar dacă prelucrarea ar fi ilegală, pentru candidații selectați, importanța practică de a cere ștergerea datelor dispare, pentru că acele date tot vor trebui prelucrate, în vederea încheierii contractului. În plus, în situația lor ar fi, eventual, posibil și să argumenteze că prelucrarea s-a făcut și în vederea încheierii contractului (însă acest lucru nu era cert la momentul prelucrării, pentru că nu se știa cine va fi selectat).

Un alt aspect, care ține tot de prelucrarea datelor în cadrul procesului de recrutare, vizează perioada pentru care sunt prelucrate datele candidaților. Am vorbit mai multe despre acest lucru aici, scoțând în evidență importanța prelucrării temporare a datelor, mai ales pentru acei candidați care nu mai ajung să fie selectați.