UPDATE: Declararea beneficiarilor reali în 2021: Cine trebuie să o facă, până când și alte noutăți importante

 Înainte de toate, trebuie clarificat ce este acela un „beneficiar real”: orice persoană fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul și/sau persoana fizică în numele ori în interesul căruia/căreia se realizează, direct sau indirect, o tranzacție, o operațiune sau o activitate.  Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului conține, în articolul 4, o listă extinsă a ceea persoanelor și tipurilor de entități care pot fi considerate beneficiari reali, în funcție de categoria de entitate la care ne raportăm când încercăm să răspundem la această întrebare. De pildă, pentru o societate comercială pot fi una, două sau mai multe persoane fizice care dețin controlul afacerii, în ultimă instanță („Deținerea a 25% plus unu acțiuni sau participare în capital al unei societăți într-un procent de peste 25% de către o persoană fizică este un indiciu al exercitării directe a dreptului de proprietate”). Dar poate fi vorba și de administratorul firmei, de membrii consiliului de administrație/supraveghere, directori ș.a.m.d. - de la caz la caz. 

1. Aproape orice firmă sau ONG care este constituită în 2021 trebuie să depună declarația privind beneficiarul real, chiar la înființare. Ca regulă, o firmă sau un ONG trebuie să depună declarația privind beneficiarul real la înființare, alături de celelalte documente necesare pentru constituire. Deși anul trecut se stabilise ca firmele (și asociațiile și fundațiile) care sunt constituite exclusiv din persoane fizice să nu mai trebuiască să o depună, Legea nr. 101/2021, în vigoare din 30 aprilie, a scos această excepție din Legea 129/2019. Prin urmare, indiferent de constituire, toate firmele trebuie să o depună la înregistrare.

2. Declarația se depune, din nou, anual. Începând din 30 aprilie, în Legea pentru prevenirea spălării banilor (Legea 129/2019) intră din nou obligația de a depune declarația anuală, cu termen 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare pe anul precedent. 

Avem, așadar, trei contexte în care depunem declarația:

• la înregistrarea unei firme la Registrul Comerțului;
• anual, în 15 zile de la aprobarea situațiilor fianciare pentru anul precedent;
• de fiecare dată când apar modificări privind beneficiarii reali, în termen de 15 zile de la data apariției modificărilor.

3. Termenul de depunere a declarației, pentru acele firme deja existente la momentul introducerii obligației (21 iulie 2019), rămâne amânat. Când a apărut obligația acestei declarații, aveam două categorii mari de entități: cele care urmau să se înregistreze și care aveau să depună declarația la înregistrare, la registru, pentru prima dată și cele care erau deja înregistrate; acestora din urmă li se dăduse un termen special pentru a depune declarația, dar care nu a ajuns să se împlinească nici acum. 

Mai exact, firmele care existau, deja, la 21 iulie 2019 (data la care a fost introdusă obligația de depunere a declarației privind beneficiarul real, potrivit Legii nr. 129/2019) nu trebuie să depună documentul nici măcar acum. Inițial, ideea era ca ele să îl depună într-un termen fix, de 12 luni, de la momentul introducerii măsurii. Acesta a tot fost amânat și, odată cu apariția pandemiei, s-a ajuns ca nici măcar să nu se știe, la acest moment, când va trebui depusă declarația. Pentru că, acum, OUG nr. 191/2020 prevede că documentul poate fi depus în 90 de zile de la încetarea stării de alertă. 

Având în vedere apariția în peisaj, din nou, a declarației anuale, există o incertitudine: este prelungit termenul și pentru declarațiile anuale de anul acesta? Sau trebuie firmele să le depună, acum, în mai? Dat fiind termenul-limită al situațiilor financiare - 31 mai.

Notă: Redacția avocatnet.ro le-a solicitat celor de la Registrul Comerțului o clarificare pe acest subiect. De îndată ce vom avea răspunsul, îl vom publica.

4. ONG-urile scapă, temporar, de obligația de a depune declarația când se schimbă datele de identificare ale beneficiarului real. Firmele, nu. OUG nr. 191/2020 a amânat, pentru ONG-uri, termenul până la care trebuie să comunice modificări ale datelor de identificare ale beneficiarului real, până la 90 de zile de la încetarea stării de alertă. Pentru firme, această amânare a avut loc doar în ceea ce privește obligația firmelor existente la 21 iulie 2019 de a-și declara, pentru prima dată, beneficiarii reali. Altcumva, dacă aceștia se schimbă, între timp, trebuie depus la Registrul Comerțului un document care să reflecte această schimbare.

5. Declarațiile privind beneficiarul real, pentru firmele existente la 21 iulie 2019, pot fi depuse și electronic - cel puțin până ce se împlinește termenul de depunere. Odată cu prelungirea termenului în care declarația privind beneficiarul real trebuia depusă de firmele înființate deja când a intrat în vigoare actuala lege contra spălării banilor, s-a extins, în paralel, și momentul până la care aceste documente pot fi transmise online - tot 90 de zile de la momentul încetării stării de alertă. De asemenea, se mai pot transmite prin curier sau prin poștă. În plus, firmele pot relaționa cu Registrul Comerțului online sau prin poștă, până la jumătatea lunii august 2021.

Declarațiile pot fi depuse așadar și ca înscrisuri sub semnătură privată, dar și electronic și semnate cu semnătura electronică,  pot fi date și în fața reprezentantului oficiului registrului comerțului sau se pot depune, personal sau prin reprezentant, având dată certă, dată de notarul public ori atestată de avocat, potrivit OUG nr. 191/2020.

Există însă un semn de întrebare în ceea ce privește depunerea electronică a declarațiilor anuale - unde, de asemenea, trebuie să așteptăm o clarificare de la ONRC.

6. Ce se întâmplă dacă beneficiarii reali înșiși refuză să le dea firmelor sau ONG-urilor informații pentru ca acestea să-și îndeplinească obligațiile? Pot exista situații în care firmele sau ONG-urile nu pot să își îndeplinească obligațiile din domeniul prevenirii spălării banilor pentru că beneficiarii reali refuză să le dea suficiente informații. În asemenea situații, aceștia riscă amenzi de la 25.000 lei, până la 150.000 lei, dacă sunt persoane fizice. Dacă e vorba de firme, sancțiunea e aceeași, dar cu privire la care se majorează limitele maxime cu până la 10% din veniturile totale raportate la perioada fiscală încheiată, anterioară datei întocmirii procesului-verbal de amendare.

7. Odată cu înregistrarea contractelor de fiducie, trebuie să fie declarați și beneficiarii reali. E vorba de înregistrarea contractelor de fiducie, la Fisc, ocazie cu care vor fi date informații și cu privire la beneficiarul real al fiduciei, dar și care să îl vizeze pe constituitorul fiduciei.

8. Obligațiile de declarare a beneficiarului real vizează și firmele străine. Discutăm, mai exact, de companii străine care dețin participații în firme românești. Astfel, obligațiile se aplică indiferent de naționalitatea firmei care controlează o entitate românească.

9. Oricine poate să obțină informații despre beneficiarii reali ai unei firme sau ai unui ONG. Solicitantul nici măcar nu trebuie să demonstreze un interes legitim. În ceea ce privește Registrul beneficiarilor reali ai firmelor, acesta a devenit funcțional din februarie 2021.

Alte noutăți din domeniul prevenirii spălării banilor 

Domeniul prevenirii spălării banilor este unul extrem de vast și complex. De aceea, merită reamintite și celelalte schimbări care vizează această arie, dincolo de aspecte ce țin strict de declarația privind beneficiarul real.

10. Și firmele care fac tranzacții cu bunuri în numerar și care depășesc 10.000 euro, pe tranzacție, trebuie să își desemneze un reprezentant însărcinat cu aplicarea legislației pentru prevenirea spălării de bani. Obligația de desemnare a unui asemenea reprezentant vizează, de regulă, acele entități care ar putea fi implicate, mai des, în activități de spălare de bani. Discutăm, de exemplu, de bănci sau de alte instituții financiare.

11. Tot acești comercianți, împreună cu avocați, notari și alte entități raportoare trebuie să se asigure că partenerii de afaceri și-au îndeplinit obligațiile privind beneficiarii reali. Cu alte cuvinte, o parte din responsabilitatea punerii în executare a legislației specifice este transferată unor asemenea entități, fiindcă ele trebuie să verifice dacă partenerii lor de afaceri și-au depus declarațiile privind beneficiarii reali.

12. Agenții imobiliari, în schimb, au scăpat de anumite obligații. Agenții imobiliari aveau, până în iulie 2020, o serie vastă de obligații în domeniu, pentru că erau considerați entități raportoare (e vorba de anumite entități care, din cauza naturii activității lor, sunt considerate ca fiind expuse tranzacțiilor prin care se spală bani și, atunci, au obligații suplimentare și vaste). Acest lucru s-a schimbat, însă, iar agențiile imobiliare vor fi considerate entități raportoare doar când valoarea chiriei lunare, pentru bunurile închiriate prin intermediul lor, va fi de cel puțin 10.000 euro.

13. Instituțiilor financiare nebancare (IFN) le poate fi interzisă activitatea de creditare pentru încălcări grave ale normelor de prevenire a spălării banilor. Mai exact, pentru asemenea încălcări, BNR va putea să radieze IFN-urile din registrul specific lor, ceea ce înseamnă că, în asemenea situații, aceastea nu mai pot desfășura activitate de creditare.

14. Criptomonedele au fost aduse în sfera de aplicare a legislației. Domeniul este guvernat, la bază, de reguli europene. Iar cele mai recente reguli care au fost transpuse în legislația noastră îi vizează, acum, și pe cei care desfășoară activități legate de criptomonede. Discutăm, de exemplu, de extinderea unor obligații de raportare și asupra celor implicați în tranzacții cu asemenea active (bani?). Modificarea era de așteptat, din cauza anonimatului pe care îl garantează asemenea tehnologii.