Meeting-mania: manual de uz intern

de Ileana ILIE
Probabil ca pana la sfarsitul saptamanii va mai asteapta un maraton asemanator. Asa sa arate idealul de comunicare intr-o companie?

Managerii isi petrec in medie 20 de ore pe saptamana in sedinte sau intruniri, arata studiile de specialitate. Dintre acestea, insa, doar sase ore sunt cu adevarat eficiente. Sedintele au devenit un ritual, o indatorire si este aproape imposibil sa nu participi la ele. Din moment ce nu ai de ales, cum faci sa folosesti timpul intr-un mod productiv si eficient pentru toata lumea?

Responsabil pentru integrarea echipei de la Astral in structura UPC (dupa preluarea in 2004 a companiei locale din domeniul telecom de catre grupul american), Dragos Tanase a aflat cum sa-i faca pe colegi sa nu se planga de faptul ca sedintele la care participa nu sunt necesare sau nu-si ating scopurile ori sunt mult prea lungi. CFO (director financiar) la furnizorul de servicii de telecomunicatii, Tanase are cel putin o sedinta pe zi. Asta daca are noroc, pentru ca nu de putine ori participa zilnic la trei sau patru astfel de intalniri, plus inca doua sau trei conferinte telefonice pe saptamana la care mai adauga si intalnirile "ad-hoc pe teme foarte importante, unde se discuta liber", sustine Tanase.

Cum de pe lista zilnica de prioritati a managerului nu lipsesc rapoartele, coordonarea proiectelor si a echipei, raspunsurile la e-mail-uri si telefoanele, pentru sedinte prefera orele 10 si 15. "Dimineata este nevoie de organizarea zilei pe prioritati inainte de a sari in sedinta", spune Dragos Tanase. Nu de putine ori, si pranzul se transforma in sedinta informala sau intalnire de afaceri. "De aceea ora 15 este ideala", spune el. In plus, "mai ai nevoie si de timp pe finalul zilei pentru a verifica in ce masura ai indeplinit obiectivele de dimineata si a replanifica prioritatile".

Ca intrunirile sa nu fie ore pierdute, Tanase spune ca nu omite niciodata sa precizeze clar scopul sedintei. "Decat sa ne intalnim sa discutam despre vanzari, mai bine discutam vanzarile din trimestrul al treilea fata de buget si fata de perioada similara a anului trecut. Facem o analiza si gasim trei cauze pentru care vanzarile sunt mai slabe decat bugetul si propunem trei masuri de imbunatatire", exemplifica Dragos Tanase. Pe urma, participantii la o sedinta UPC trebuie sa vina cu lectia invatata. "Daca stam pasivi si asteptam sedinta sa vedem despre ce este vorba, sunt sanse mari sa o transformam intr-o corvoada. In schimb, daca participantii la sedinta isi fac temele in prealabil, gradul de implicare e mult mai mare si sedinta devine mult mai eficienta".

In plus, cineva trebuie sa ia si notite. O sedinta fara o minuta are - in conceptia celor de la UPC - toate sansele sa fie ineficienta, mai ales ca este obligatoriu ca sedintele sa se finalizeze cu teme clare de lucru, responsabili si termene. De exemplu, "una este sa inchei sedinta de vanzari prin a spune «trebuie sa constientizam cu totii ca este nevoie sa crestem vanzarile» si cu totul altceva este daca la sfarsitul sedintei concluzia e ca «agentul sau divizia X trebuie sa creasca vanzarile in trimestrul patru de la 1.000 de unitati la 1.400 de unitati. Asta este o decizie luata deja", precizeaza Tanase. Un sef care stabileste cresterea vanzarilor de la 1.000 la 1.400 intr-o sedinta, sustine managerul, are datoria sa identifice in acelasi timp si daca obiectivul respectiv se transforma intr-un factor motivant pentru agentul sau divizia respectiva sau daca, dimpotriva, atrage frustrari sau o atitudine gen "acesta-i obiectivul sefului, eu nu am cum sa ating asemenea cifra, in consecinta n-o sa-mi cresc eforturile".

Ca ne place sau nu, fara sedinte afacerile s-ar lega mai greu. Numai ca de multe ori sedintele se termina fara niciun rezultat. "Sedintele sunt atat de scumpe, incat rareori isi merita banii", rezuma Octavian Pantis, trainer si managing director al TMI Training and Consulting. Expertul in management Peter Drucker spunea ca sedintele sunt un simptom al dezorganizarii, pentru ca intr-o companie bine organizata, cu roluri si responsabilitati clare, nevoia pentru sedinte este mult redusa. Or, costul unei sedinte este egal cu durata ei x numarul de participanti x salariul, in conditiile in care angajatii sunt scosi din sarcinile si activitatile lor normale. "Angajatii trebuie sa fie toti in acelasi timp, in acelasi loc, desi sunt platiti dupa rezultatele pe care le obtin in afara sedintelor. Timpul de sedinta este deci intr-un fel un timp neproductiv", conchide Pantis, care recomanda intalnirile fata in fata numai atunci cand sunt absolut necesare. "Sedintele sunt bune daca vrem sa folosim sinergia grupului, sa fim creativi si sa gasim impreuna o solutie la o problema. Atunci vine unul cu o idee incompleta, o solutie partiala, sare altul cu nu stiu ce completare si pana la urma apare solutia, care nu s-ar fi gasit in zece intalniri individuale", comenteaza consultantul de management.

Ca sedintomania se trateaza cu organizarea mai buna a muncii, iar o mai buna administrare a timpului poate reduce lucrul peste program doar la situatii exceptionale s-a convins si George Prelea, presedintele South Pacific Constructii, unul dintre investitorii importanti in real estate pe piata romaneasca, care isi planifica fiecare ora dintr-o zi de lucru. Pentru ca stresul unei sedinte sa fie redus sau chiar eliminat, "este obligatorie organizarea clara, ma refer la stabilirea exacta a problemelor ce vor fi luate in discutie, a persoanelor care vor participa si a scopului final urmarit", spune Prelea.

Pentru un dezvoltator imobiliar, intalnirile dese intre membrii echipei pentru stabilirea strategiilor pe termen scurt si mediu sunt vitale. "De exemplu, departamentul de vanzari are intalniri zilnice - daily debriefing -, organizate la inceputul programului pentru maximum 20 de minute, cu scopul de a stabili prioritatile zilei si de a monitoriza procesul de vanzari", explica managerul. La South Pacific Constructii aceste sedinte sunt concepute pe structura unui task sheet, adica o foaie cu sarcini sau un tabel, diferentiat pe departamente. Se tine cont de ritmul de lucru al echipelor, de numarul de membri, de volumul de activitate. Ca sa fie eficienta, o sedinta nu se prelungeste niciodata, iar ora fixata e litera de lege. Adept al intrunirilor matinale, Prelea considera prioritare, pe de o parte, starea participantilor (inca neafectata, dimineata, de problemele ce apar in decursul unei zile de lucru) si pe de alta parte clarificarea agendei zilnice de la prima ora.

Si la Coca-Cola HBC Romania, cuvantul de ordine este organizarea. Un manager care isi administreaza foarte bine propriul timp pleaca de la birou la finalul programului cu suficienta energie pentru a se putea bucura si de partea personala a unei zile obisnuite. Pana a doua zi, angajatii, facturile, contractele, business plan-ul nu-i vor tulbura clipele private. "Eficienta sedintelor noastre inseamna planificare, moderator experimentat, scop bine stabilit si respectarea unor reguli de desfasurare. Ne asezam in jurul mesei si fiecare dintre noi incearca sa aduca valoare adaugata si sa ii stimuleze si pe cei din jur sa contribuie, indiferent daca este vorba de o sedinta intr-un cadru informal sau formal", precizeaza Janina Trotea, director de comunicare la Coca-Cola HBC Romania.

Pe cat de indispensabila in afaceri, sedinta se numara insa si printre primii factori de stres personal. Asa ca unii i-au gasit si un inlocuitor: e-mail-ul. Potrivit unei cercetari americane din 2005, afacerile au ajuns sa se negocieze in proportie de 70% prin e-mail. Totusi, "e-mail-ul este o metoda de deresponsabilizare. Echipele virtuale, care colaboareaza doar pe Internet, nu functioneaza", este convins Adrian Stanciu, partener la firma de consultanta in resurse umane Ascendis. Acesta crede ca nu sedintele sunt prea multe, ci doar modul in care sunt facute duce la concluzia ca ar fi prea multe. "Managerii nu stiu de ce tin sedinta. Pare ciudat, dar se intampla frecvent", admite Stanciu. In plus, un element care o distruge este "concentrarea pe negativ, pe partile rele, care creeaza si o stare negativa pentru urmatoarea sedinta, din cauza certurilor. De aici si preconceptia ca toate sedintele sunt plicticoase si nu dau randament", explica expertul.

Potrivit acestuia, sedinta nu poate avea decat doua scopuri legitime: informare sau luarea deciziilor. Dar majoritatea sedintelor sunt undeva la mijloc. "Intalnirile se termina ca elefantul fara coada, adica brusc. In plus, suntem in faza excesului cu e-mail-ul, care ne permite sa ne ascundem in spatele informatiei. Trebuie gasite si inventate ocazii de a pune oamenii impreuna", sustine Stanciu.

Nemultumirea lui Stanciu legata de acest "drog tehnologic" nu este insa impartasita de toti consultantii. Pantis de la TMI vorbeste despre o inversare nenaturala ce are loc in multe companii: subiectele ce necesita interactiune sunt tratate pe e-mail, schimbandu-se zeci de mesaje, iar informarile seci sunt facute la sedinte. "Sanatos ar fi exact invers. «Nu e nimic mai inutil decat sa faci eficient ceea ce n-ar trebui facut deloc», spune Peter Drucker, citat care ne poate ghida atunci cand ne gandim sa mai facem o sedinta", precizeaza Pantis.

Pentru o companie cu peste 2.300 de angajati, cum este Orange, de exemplu, e-mail-ul este mai mult decat necesar. Echipa manageriala stie din experienta proprie ca e-mail-ul este o binecuvantare: se concep proiecte, se tine legatura cu oamenii-cheie din companie, se stabilesc intalniri si termene. Modelul clasic de sedinta este cel mai frecvent in companie, insa o pondere considerabila o au si teleconferintele, mai ales atunci cand se discuta subiecte comune cu filiale Orange din alte tari, sau chiar videoconferintele folosite mai ales pentru interviurile care tin de activitatea de resurse umane cu angajatii din regiuni.

Pentru intrunirile "face to face", departamentul de comunicare interna al companiei a popularizat in randul personalului "cele 10 reguli de aur ale unei sedinte" - care "sunt de bun-simt", dupa cum le caracterizeaza Amalia Fodor, director de comunicare al Orange Romania. Organizatorul distribuie agenda si informatia preliminara, invitatii confirma participarea, timpul alocat trebuie respectat, telefoanele mobile trebuie inchise, iar regula de baza este: fii critic in privinta ideilor, nu a oamenilor care le enunta. In concluzie, problema nu este numarul sedintelor, ci modul cum sunt organizate. Daca ar fi facute "ca la carte", cum reiese din sfaturile consultantilor, niciun participant nu ar mai bate nervos din picioare, nu ar mai desena fel de fel de figurine in agenda, nu ar mai casca si nici nu s-ar mai uita la ceas la fiecare cateva minute.