Balanta activ-pasiv asociatii proprietari

Daca avem pareri diferite nu inseamna ca nu suntem prieteni, da?:vishenka:
Situatia soldurilor de activ si pasiv se intocmeste conform formularului cod 14-6-30/d care cuprinde 7 pozitii in activ si 6 in pasiv. Nicaieri in acest formular nu exista restantele la fondul de rulment (nici in activ nici in pasiv) iar restantele la fondul de reparatii nu au ce cauta in pasiv ci in activ.
Reparatiile, conform legii, se suporta din fondul de reparatii indiferent ca acesta este suficient de mare sa acopere reparatia sau este mai mic si se completeaza apoi prin incasari.
In activ se inscrie averea, existentul (casa, banca, bani ce se pot numara efectiv) si tot ce avem de incasat (tot o avere este si suma cotele distribuite pe lista si inca neincasate), debitori (de exemplu un onorariu avocat achitat si care o sa-l recuperam de la cel dat in judecata dupa obtinerea hotararii), Acte de plata..(o plata facuta pentru achizitionarea materialelor de reparatii care urmeaza a se distribui pe lista urmatoare impreuna cu manopera, dupa receptie sau urmeaza a se scade din fondul de reparatii),..
Suma soldurilor elementelor de activ (averea) asociatiei trebuie sa provina de undeva, sa aiba corespondent in pasiv care este sursa activului. De unde avem bani in casa si banca? Din incasarile in fondul de rulment, in fondul de reparatii, in fondul de penalizari, in fondurile speciale, temporare... Dar, asa cum activul are posturi de avere clara, palpabila (casa, banca) si posturi de avere potentiala sau in curs de intrare in asociatie (sume neachitate inca de proprietari, restante, debitori, acte de plata nerepartizate), tot asa si pasivul are, alaturi de fonduri si datorii catre furnizori (facturi neachitate) si creditori (de exemplu salarii neachitate si repartizate pe lista de plata, sau alte datorii).

Situatia elementelor de activ si pasiv se intocmeste, conform legii, lunar si se depune semestrial la primarie. Sigur ca in sitiuatia predarii gestiunii, care nu cred ca se face in fiecare zi, se poate face si-atunci aceasta situatie pentru a verifica corectitudinea inregistrarilor in evidentele contabile. De aceea, atunci cand am discutat mai sus despre modul de intocmire a acestei situatii, pentru usurinta intelegerii am luat cazul cel mai obisnuit, acela de intocmire a situatiei elementelor de acti si pasiv la sfarsitul lunii.

Normal ca ramanem asa cum am fost de la bun inceput.
Dar....eu va intreb urmatorul lucru, mai pe scurt:
- cum evidentiez in Pasiv o restanta inregistrata de un locatar la fondul de reparatii?
Suma de plata la acest fond este de 5 lei / luna, in fiecare luna. Bun! Omul nu-si achita niciun ban pe lista de luna trecuta: restanta la cote din Activ are un corespondent in Pasiv la restantele facturilor neplatite. Dar restanta la F.rep? Care este corespondentul ei in Pasiv?

Ce se intampla cu acest 5 lei daca se plateste? In Activ se scade din soldul restantelor, coboara in soldul in casa si apoi in soldul din banca.
In Pasiv care este miscarea acestei sume de 5 lei? Se scade din restante F.rep si se duce in sus si intra in soldul efectiv al F.reparatii (in averea asociatiei).
Deci avem in Activ o restanta mai mica cu 5 lei, un sold in banca mai mare cu 5 lei. Activul ramane pe loc ca valoare.
In Pasiv avem o restanta mai mica la Fondul de rep. mai mic cu 5 lei si un sold mai mare cu 5 lei al Fondului de rep. Pasivul ramane pe loc. Deci echilibru in cadrul acestei miscari a celor 5 lei.

Intrebati :

- cum evidentiez in Pasiv o restanta inregistrata de un locatar la fondul de reparatii?

Raspunsul este simplu: in pasiv nu se inregistreaza nici o restanta a proprietarilor catre asociatie, de nici o culoare. Restantele proprietarilor si ale oricui (a tertilor, a altor debitori din afara asociatiei), fata de asociatie se inregistreaza numai in activ. Iar mai concret la intrebarea dumneavoastra: fondul de reparatii stabilit a se plati de catre proprietari asociatiei se tine in evidenta contabila "in afara bilantului". Nu se afiseaza pe lista de plata lunara ca fiind inclus in cotele lunare, se afiseaza pe lista de plata pe coloana separat dupa coloana cu "total intretinere lunara" si se elibereaza chitanta separat de alte plati catre asociatie.
Repet faptul ca situatia soldurilor se realizeaza pe baza de documente: registrul de casa (care are la baza chitante si alte instrumente de plata si incasare), extrasul de cont de la banca, registrele de fonduri (unde se fac inregistrari pe baza de chitante, facturi, situatii lucrari ...), facturi (inregistrate in situatia furnizorilor, clientilor) si alte documente asemanatoare.
Ori un fond de reparatii stabilit de adunarea generala nu are in spatele lui un document financiar-contabil. Acest fond de reparatii, afisat pe lista de plata, se inregistreaza in contabilitate pe masura ce se incaseaza pe baza de chitanta sau alt instrument de plata.
Cand un proprietar plateste fondul de reparatii (stabilit de adunarea generala) 100 lei, se elibereaza chitanta. Se inregistreaza in registrul de casa si creste soldul casei cu 100 lei. De pe lista de plata dispare suma de 100 lei in luna urmatoare, fara sa afecteze vreo situatie contabila. In activ a cescut soldul casei cu 100 lei. In pasiv creste fondul de reparatii cu 100 lei. Echilibrul se mentine permanent.
Cand se fac reparatiile sa presupunem ca se repartizeaza proprietarului suma de plata de 50 lei. Asociatia achita din casa cei 50 de lei catre prestator. Scade soldul casei cu 50 lei(scade activul cu 50 lei). In registrul de evidenta a fondului de reparatii scade 50 lei din cei 100 lei pe care-i avea proprietarul (acesta ramane cu 50 lei fond reparatii). Scade soldul fondului de reparatii cu 50 lei (scade pasivul cu 50 lei). Echilibrul se mentine.
Sa presupunem ca lucrarea se realizeaza si-i revine de palata proprietarului 130 lei. Asociatia plateste din casa suma de 130 lei. Scade soldul casei cu 130 lei. In registrul de evidenta a fondului de reparatii se inregistreaza suma de 130 lei cota de reparatii. Proprietarul avand 100 lei sold va ramane cu 30 lei cu minus sau in rosu, adica va fi dator cu 30 lei. Aceasta suma se trece pe lista de plata la diferenta fond reparatii sau restanta reparatii sau diferenta reparatia X. In activ aceasta suma apare de incasat de la proprietar, alaturi de toate costurile lunii respective. Asadar in activ scade casa cu 130 lei, dar creste "sume de incasat" cu 30 lei, rezultand o scadere a activului cu 100 lei. In acelasi timp pasivul a scazut cu 100 lei prin dimunuarea fondului de reparatii din registrul de evidenta cu cei 100 lei pe care-i avea proprietarul.

Evidenta unor fonduri stabilite de proprietari, a fondurilor obtinute din contracte de sponsorizare, de inchiriere, contracte de publicitate, in general se tin extrabilantier, adica pana nu intra banul in gestiune nu ne incurcam cu luarea lor in calcul atunci cand facem balanta, bilantul sau situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv. Asa este mai simplu, mai usor si este absolut legal, nefiind prevazute in nici o pozitie din formularul 14-6-30/d.

Dar, ca sa vedeti ca in evidenta contabila sunt posibile si acceptate mai multe metode, mai complicate sau mai putin complicate, nu va opreste nimeni sa consemnati, sa prindeti si aceste obligatii stabilite prin votul proprietarilor in situatia soldurilor, dar, repet, nu este prevazuta aceasta in legislatie si complica foarte mult lucrurile.
Noi tinem evidenta acestor obligatii ale proprietarilor la fondul de reparatii, la fondul de rulment, la fondul din chirii si fondul din alte venituri, aplicam si penalizari de intarziere la acestea dar nu le bagam in seama cand facem situatia soldurilor.
Cand incasam o chirie sau o suma in fondul de rulment, creste soldul casa (activ) si creste fondul special sau fondul de rulment (pasiv). Echilibrul se mentine.
Cand platim onorariu unui expert, scade soldul casa cu 800 lei si creste soldul "debitori" cu 800 lei (activul ramane neschimbat)...

adriantot a scris:

Cand un proprietar plateste fondul de reparatii (stabilit de adunarea generala) 100 lei, se elibereaza chitanta. Se inregistreaza in registrul de casa si creste soldul casei cu 100 lei. De pe lista de plata dispare suma de 100 lei in luna urmatoare, fara sa afecteze vreo situatie contabila. In activ a cescut soldul casei cu 100 lei. In pasiv creste fondul de reparatii cu 100 lei. Echilibrul se mentine permanent.

La faza bolduita ma refer.
In Activ creste soldul casei si .....scade soldul restantelor de la proprietari.
In Pasiv creste Fondul de reparatii si scade, ce? Ca asa se pastreaza echilibrul, daca scade ceva in Pasiv. :)

Pana la a fi platit, deci pana a se duce banii in casa (in Activ), deci atata timp cat aceasta 100 lei figura, impreuna cu alte sume, in restante sau in lista de cote, in Pasiv unde era? Ca daca ziceti ca Activul nu se misca pe verticala decat din restante in soldul casei - la achitarea sumei de 100 lei.....in Pasiv nu putea sa apara aceasta 100 lei din senin si sa se adauge in Fondul de reparatii....trebuia ca si in pasiv sa figureze undeva de unde se scade suma, tot pe verticala, ca sa apara in soldul total al fondului de reparatii.
Si aici sustin eu ca aceasta 100 lei era in Pasiv la soldul de restante la acest fond similar cu pozitia lui de restant al locatarului din Activ.
In momentul platii, in Activ coboara in soldul casei, iar in Pasiv urca in fondul de reparatii efectiv.
In Activ dispare din restantele locatarilor, in Pasiv dispare din restantele globale la fondul de reparatii.

Comentariu
Insist asupra acestui aspect, nu de alta, dar tin foarte mult ca toti sa invatam sa ne facem propria noastra balanta Activ-Pasiv, fiind un element extrem de important in gestiunea asociatiei. Cum sunt ele denumite in foaia pe care trebuie sa o dam la primarie o data la 6 luni ne adaptam si punem sumele acolo dupa cum le vor cei de la primarie. Dar noi trebuie sa intelegem perfect cum se misca intrarile si iesirile de debite si credite, de sume de colo-colo, astfel incat balanta sa ramana nemiscata pe 0 (zero).

Eu personal am avut o experienta extrem de interesanta si cu extrem de multa bataie de cap pana am invatat-o bine - cei mai vechi pe forum imi stiu povestea - facand scenariul unui sfarsit al activitatii in asociatie, moment in care se incheie socotelile cu furnizorii, li se achita toate datoriile, proprietarii isi achita toate debitele si ramanem in Activ cu bani in casa si in banca, iar in Pasiv cu cele doua fonduri pe care le impartim oamenilor din banii pe care ii avem si apoi mergem in lumea larga fiecare dintre noi si in urma noastra blocul se darama.

Ca sa fiu mai bine inteleasa am sa exemplific aici
Deci eu am de dat 100 lei la fondul de reparatii.
Inainte de achitarea sumei:

Activ
- Sold restante = 59209
- Sold casa = 3
...................
Pasiv.................
- Sold efectiv F. rep = 34000
-- restante la F.rep = 100
................

Dupa achitarea sumei de 100 lei la fondul de reparatii:

Activ
- Sold restante = 59009
- Sold in casa = 203

Pasiv
- Sold efectiv F. rep = 34100
-- restante la F rep = 0

Observati, va rog, ca in Pasiv restantele la Fondul de reparatii sunt subordonate (cu doua liniute am vrut sa subliniez asta) Fondului de reparatii efectiv pentru ca impreuna inseamna Fondul de reparatii potential (probabil cel la care va referiti dv., numai ca eu l-am despartit in doua - bani incasati si restante care vor fi platite odata si-odata).
Asta e! :)

elga50 a scris:

In Activ creste soldul casei si .....scade soldul restantelor de la proprietari.
In Pasiv creste Fondul de reparatii si scade, ce? Ca asa se pastreaza echilibrul, daca scade ceva in Pasiv. :)

Va referiti asa cum ati citat la plata sumei de 100 lei in fondul de reparatii. Rationamentul dv ar fi fost corect daca ne refeream la palta sumei de 100 lei pentru o reparatie, o cota de cheltuieli efectuata de asociatie pentru o reparatie, o restanta efectiva la reparatie, care ar figura in activ de luna trecuta ca reastata reparatii si nu in acest caz cand este o depunere in fondul de reparatii.
Dumneavoastra plecati de la ideea ca in activ aveti deja un post numit "restante fond reparatii" ceea ce nu este corect. Nu aveti un document financiar contabil prin care s-a creat obligatia unui proprietar de a plati fondul de reparatii.
Asadar in activul meu nu exista "restante fond" de nici un fel. Exisata "resatnte" pe baza de documente si-acestae cuprind cote neachitate, reparatii neachitate, dar nu fonduri sau datorii la fonduri.
Neavand in activ postul "restante fonduri", in momentul incsarii sumei de 100 lei depunere in fondul de reparatii, creste soldul casei si activul cu 100 lei. Concomitent creste fondul de reparatii care este inregistrat permanent, conform legislatiei in pasiv, creste cu 100 lei, ducand automat si la cresterea pasivului cu 100 lei. Echilibrul se mentine.
Spuneti ca :

in Pasiv nu putea sa apara aceasta 100 lei din senin si sa se adauge in Fondul de reparatii.

Cei 100 lei se inacaseaza pe baza de chitanta care se inregistreaza in registrul de casa ceea ce duce la crestere soldului in casa cu 100 lei. aceeasi suma se inregistreaza in registrul de evidenta a fondului de reparatii unde creste soldul acestui fond cu 100 lei. Acest sold se preia in "situatia soldurilor de activ si pasiv", deci nu "din senin".
Cu sau fara acesata operatiune, dumneavoastra nu preluati intotdeauna in "situatia soldurilor.." sumele din registrul fondului de reparatii si de rulment?
Apoi:

sustin eu ca aceasta 100 lei era in Pasiv la soldul de restante la acest fond similar cu pozitia lui de restant al locatarului din Activ.

Restantele oricarui proprietar catre asociatie se inregistreaza in activ si nu in pasiv. In pasiv se inregistreaza restantele asociatiei catre oricine: furnizori (de ex facturi neachitate), salarii neachiate, contributii nevirate la stat, alti creditori..

In exemplul de inregistrare pe care l-ati postat cred ca sunt greseli de postre si de calcul si-anume:
- Dv incasati doar 100 lei dar soldul casei creste cu 200 lei.
- Soldul resatntelor dupa incasarea celor 100 lei scade cu 200 lei
Simplu si corect, din punctul meu de vedere este asa:
Inainte de achitarea sumei:

Activ
- Sold casa = 3
...................
Pasiv.................
- Sold efectiv F. rep = 34000
................

Dupa achitarea sumei de 100 lei la fondul de reparatii:

Activ
- Sold in casa = 103

Pasiv
- Sold efectiv F. rep = 34100

Creste de activ si pasiv cu aceeasi suma de 100 lei incasati.
In final:

Observati, va rog, ca in Pasiv restantele la Fondul de reparatii sunt subordonate (cu doua liniute am vrut sa subliniez asta) Fondului de reparatii efectiv pentru ca impreuna inseamna Fondul de reparatii potential (probabil cel la care va referiti dv., numai ca eu l-am despartit in doua - bani incasati si restante care vor fi platite odata si-odata).

Orice suma pe care asociatia ar trebui sa o incaseze de undeva se inregistreaza numai in activ iar orice suma pe care asociatia ar trebui sa o plateasaca cuiva se inregistreaza in pasiv.
Restantele ce trebuesc incasate de asociatie, pe baza de documente finaciar-contabile, se inregistreaza in activ iar restantele pe care asociatia trebuie sa le plateasca cuiva, tot pe baza de documente financiar-contabile, se inregistreaza in pasiv.