Controale în cazul telemuncii: Ce ar putea fi interesați să vadă inspectorii de muncă și ce amenzi pot da firmelor

Dacă pe perioada stării de alertă legiuitorul a impus angajatorilor să dispună munca la domiciliu sau în regim de telemuncă, acolo unde specificul muncii și/sau activității permitea, în prezent aceste modificări depind de acordul părților. Acordul părților în cazul activității în regim de telemuncă se concretizează fie de început, din momentul încheierii contractului, fie ulterior, prin încheierea unui act adițional.

În ambele cazuri vom avea în vedere inclusiv etapa informării prealabile, așa cum prevede art. 17 alin (3) din Codul muncii, iar în cazul activității de telemuncă vom acorda o atenție deosebită informațiilor prevăzute de lit. b) și o) din cadrul acestui alineat, respectiv locul muncii și, dacă este cazul, procedurile privind utilizarea semnăturii electronice.

Pe lângă aceste aspecte, potrivit Legii 81/2018, contractul de telemuncă va cuprinde și alte elemente, iar inspectorii se vor uita la:

Precizarea se va regăsi în contractul de muncă, în mod expres, fiind obligatorie și completarea în mod corespunzător a registrului general de evidență a salariaților prin selectarea în mod corespunzător a tipului de contract:

B. Perioada și/sau zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator

În cazul în care părțile, de comun acord stabilesc un mod combinat de lucru, atât într-un loc de muncă organizat de angajator, cât și în regim de telemuncă, se va menționa perioada sau vor fi prevăzute zilele în care salariatul are obligația de a se prezenta la respectivul loc de muncă, însă contractul va fi tot de telemuncă și va fi înregistrat corespunzător.

Acest aspect este important, fiind două chestiuni principale de luat în considerare aici. Prima are legătură cu securitatea și sănătatea în muncă în zilele/perioada în care activitatea se desfășoară într-un loc de muncă organizat de angajator, iar a doua este cea a evidențierii orelor de începere și sfârșit ale programului, în special în cazul unui control din partea instituțiilor. 

Atenție! Angajatorii care au încadrați salariați cu timp parțial ar trebui să se asigure că în perioada în care salariații se află fizic la locul de muncă nu depășesc durata prevăzută în contract, fiind incidente dispozițiile privind munca nedeclarată. 

Având la bază un mod de evidențiere stabilit de comun acord, dacă verificarea activității presupune prezența și/sau participarea salariatului, programul în cadrul căruia angajatorul poate verifica activitatea ar trebui să se încadreze în programul de muncă stabilit, mai ales în cazul contractelor cu timp parțial.

Tot de comun acord, materializat printr-un înscris, va fi stabilită și modalitatea de evidențiere a orelor de muncă, iar aici vom corobora dispozițiile Codului muncii cu cele specifice activității de telemuncă, adică vom avea în vedere și orele de începere, și de sfârșit ale programului.

Evidența timpului de muncă se ține în modul stabilit de părți, iar legiuitorul nu a impus nici o denumire și nici o anumită formă, însă dispozițiile Legii 81/2018 vor fi coroborate în mod corespunzător cu cele ale Codului muncii. Practic, la evidența orelor de muncă cred că există un interes comun al angajatorilor, al salariaților, dar și al instituțiilor, iar prezentarea acestei evidențe este obligatorie în cazul unui control, pe baza ei putându-se stabili dacă au fost respectate dispozițiile legale și dacă pontajul final și ștatul de plată reflectă realitatea.

Și în acest caz avem în vedere acordul părților, atât în privința stabilirii sau nu a locului/locurilor desfășurării activității, iar în cazul în care acestea sunt stabilite efectiv, de comun acord vor fi stabilite și responsabilitățile părților.

Observăm că legiuitorul nu a impus o anumită condiție în privința responsabilităților privind activitatea de telemuncă, părțile având o libertate deplină de negociere, cu excepția obligației angajatorului de a asigura condiții pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul SSM, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă și la introducerea oricărei noi proceduri de lucru. 

Coroborând dispozițiile legislației SSM cu cele ale Legii 81/2018, angajatorul are obligația de a pune la dispoziția telesariaților instrucțiunile corespunzătoare, iar în cazul în care acestea au fost transmise prin mijloace de comunicare electronică, putem spune că nu este dificil de probat, însă ar fi de preferat să existe și o confirmare de primire din partea telesalariatului.

Fișa de instruire va fi semnată cu același tip de semnătură (adică fie electronică, fie olografă), nefiind exlusă nici forma fizică atunci când părțile convin acest lucru și în cazul telemuncii, important fiind ca ambele părți să folosească aceeași metodă.

Art. 7 din Legea 81/2018 enumeră obligațiile angajatorului în privința SSM, însă  nu exclude posibilitatea ca telesariatul să poată utiliza mijloacele aferente tehnologiei informațiilor și comunicațiilor proprii, dacă părțile au stabilit acest lucru de comun acord, dar atunci când activitatea implică și transportul unor materiale, angajatorul are obligația de a-l asigura.

Obligația de a informa salariații cu privire la dispozițiile contractului colectiv de muncă și ale regulamentului intern era prevăzută și de Codul muncii, având aplicabilitate generală, pentru toate contractele de muncă, însă în mod special, în cazul activității în regim de telemuncă regăsim obligația de a-l informa pe telesalariat cu privire la dispozițiile legale sau specifice activității în materia datelor cu caracter personal, dar și obligația acestuia de a le respecta.

Observăm că în cazul telemuncii avem un transfer de date prin mijloace electronice și în anumite cazuri chiar pe dispozitivele proprii ale telesalariatului, iar în aceste situații vor fi stabilite reguli specifice.

Angajatorul are obligația de a lua măsurile necesare pentru ca telesalariații să nu fie izolați și să prevadă în cadrul contractului modul concret în care aceștia se pot întâlni, în mod regulat, cu colegii.

Legiuitorul nu a impus anumite măsuri, iar părțile pot stabili, de comun acord, modul în care vor fi asigurate aceste întâlniri, sintagma „în mod regulat” fiind suficient de permisivă și măsurile pot fi adaptate de la caz la caz, dacă nu sunt prevăzute cu caracter general în contractul colectiv sau în regulamentul intern.

Chiar dacă sunt stabilite pentru toți telesalariații unui angajator, aceste mențiuni se vor regăsi și în contractul de telemuncă sau se va face trimitere la CCM sau RI, după caz.

Codul fiscal permite negocierea unor sume ce pot fi acordate pentru acoperirea cheltuielilor aferente activității de telemuncă, fiind prevăzută o limită (400 de lei/lună) maximă deductibilă fiscal integral, însă părțile pot negocia și stabili atât o sumă sub acest plafon, cât una peste. Dacă este depășită limita prevăzută de Codul fiscal, diferența va urma regimul fiscal al veniturilor din salarii sau asimilate acestora.

Opinia mea este că aceste sume ar putea fi negociate și în cazul instituțiilor publice, angajatorul având o reducere a cheltuielilor direct proporțională cu numărul telesalariaților și al timpului prestat de aceștia în regim de telemuncă, deci nu s-ar putea aprecia că ar fi o cheltuială suplimentară. Mai mult, această posibilitate este prevăzută de lege și nici acest aspect nu ar putea fi invocat ca fiind o limitare, însă este necesar acordul ambelor părți.

Sancțiunile ce ar putea fi impuse

Având în vedere sancțiunile prevăzute de art. 11 din Legea 81/2018, constatăm că cea mai dură este amenda de 10.000 de lei pentru fiecare persoană care desfășoară o activitate de telemuncă fără a avea acest aspect expres precizat în contract. Astfel, în cazul în care se constată că un salariat desfășoară o activitate în afara locului de muncă prevăzut în contract folosind tehnologia informației și comunicațiilor și acest lucru nu este prevăzut în mod expres sau nu este înregistrat corespunzător în Revisal, angajatorul va fi sancționat cu 10.000 de lei. Observăm că nu există precizată o limită maximă, deci amenda va fi aplicată pentru fiecare persoană în parte, indiferent de numărul total.

Impunerea în mod unilateral a telemuncii este, de asemenea, sancționată, iar amenda este de 5.000 de lei, iar aici avem în vedere acordul părților care trebuie să fie exprimat în scris, adică prin semnarea contractului de telemuncă sau a actului adițional, după caz.

Munca suplimentară este un alt element care poate fi verificat în cazul unui control, iar aici avem în vedere dispozițiile art. 4 alin (2) din Legea 81/2018, respectiv solicitarea angajatorului și acordul salariatului, amenda fiind tot de 5.000 de lei. Ținând cont de specificul activității de telemuncă, atât solicitarea, cât și acordul s-ar presupune că există în scris, chiar dacă discutăm despre o corespondență prin poștă electronică sau prin mijloace de comunicare electronice, deci ar fi ușor de demonstrat că a existat o solicitare și un acord.

Este de subliniat faptul că salariații încadrați cu timp parțial nu pot presta muncă suplimentară, fiind o interdicție generală.

Lipsa clauzelor obligatorii în cazul contractelor de telemuncă poate fi sancționată cu amendă de 5.000 de lei, cu excepția precizării exprese că activitatea se desfășoară în regim de telemuncă, caz în care sancțiunea este de 10.000 de lei și se referă la fiecare telesariat în parte.

Dacă părțile nu au convenit că mijloacele aferente tehnologiei informației și comunicațiilor vor fi cele ale telesalariatului și angajatorul nu i le pune la dispoziție, inspectorii pot amenda angajatorul cu 2.000 de lei. Aici vom acorda atenție clauzei prin care s-a stabilit dacă telesalariatul va utiliza mijloacele proprii sau acestea vor fi asigurate de angajator.

Indiferent de modul de organizare a activității sau de clauza privind mijloacele tehnice, angajatorul va asigura condițiile pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul securității și sănătății în muncă, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru. Neasigurarea acestor condiții se sancționează tot cu amendă de 2.000 de lei.

Pe lângă aceste sancțiuni specifice activității de telemuncă, în cazul în care inspectorii constată și alte abateri, pot aplica sancțiunile corespunzătoare prevăzute de Codul muncii sau alte acte normative incidente.