Importanța evidenței timpului de lucru în contextul orelor suplimentare. Angajatorii ar trebui să ponteze corect și orele libere plătite date ulterior

Recompensarea orelor suplimentare prin oferirea de ore libere plătite, în mod corespunzător, este regula în ceea ce privește modul cum îi răsplătim pe angajați pentru acele ore peste program pentru că doar așa își pot reface capacitatea de muncă. Sporul pentru orele suplimentare este opțiunea subsecventă. Cum ar putea angajatorul să susțină că nu e posibilă acordarea acelor ore libere și că sporul e singura soluție? Ar putea avea o motivare obiectivă, de pildă, că angajatul cu pricina e singurul pe acel tip de post, care e unul ce presupune program cu clienții, iar că angajatul trebuie să fie acolo în fiecare zi în intervalul orar al programului cu clienții, neputând fi înlocuit de altcineva.

Munca suplimentară se compensează prin ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice după efectuarea acesteia, termenul fiind modificat chiar în toamna anului trecut. 

Întrucât munca suplimentară nu poate fi efectuată fără acordul salariatului, cu excepția cazului de forță majoră sau pentru lucrări urgente destinate prevenirii producerii unor accidente ori înlăturării consecințelor unui accident, prima „formalitate” ce trebuie bifată este aceea de a avea acordul angajatului la prestarea muncii peste program. În practică se întâmplă ca solicitarea să fie deseori verbală, iar acordul tot la fel sau implicit, tocmai de aceea, în situația unui conflict de muncă, în instanță lucrurile se pot dovedi prin diverse mijloace de probă, inclusiv proba cu martori, prin evidențe contabile, documente sau logări în sisteme interne din care reiese că angajatul lucra peste orele de program, înregistrări din casa de marcat, documente de transport, inclusiv e-mailuri, unde se poate vedea data comunicărilor ș.a.m.d.. Un specialist explica recent, în acest material, că angajații au posibilitatea să dovedească cu ceva aproape întotdeauna orele suplimentare prestate. 

Trecând peste chestiunea acordului, care să presupunem că a fost dat expres sau e implicit, următoarea formalitate este legată de evidența timpului de muncă. Frecvent, ne arată practica, evidențele sunt tratate literalmente ca niște formalități - ce arată pontajele sunt exact aceleași ore de început și de final de program, zi după zi lucrătoare. Doar că orice oră suplimentară trebuie să figureze în evidența timpului de lucru. Aici, ne explica relativ recent un specialist, e o mare problemă a angajatorilor și una care are inclusiv valențe penale - dacă evidența timpului de lucru este falsificată, mai exact, pentru a distorsiona realitatea orelor de muncă efectiv prestate. Orele suplimentare pontate incorect pot reprezenta un fals.

De reținut e că angajatorul nu va putea să se justifice niciodată în instanță că a uitat să ponteze orele suplimentare, întrucât Codul muncii îl obligă să țină evidența exactă a orelor de lucru, cu ora de început și ora de final. În ipoteza unui conflict de muncă, evidența exactă este cu atât mai importantă cu cât angajatul poate susține că a prestat mult mai multe ore suplimentare decât a prestat de fapt, ore în care nu a muncit, ci le-a petrecut la birou în interes personal. 

Cum spuneam, regula e că aceste ore suplimentare trebuie compensate prin ore libere plătite, acordate în următoarele 90 de zile. Să zicem că angajatul a lucrat azi patru ore în plus, iar părțile convin pentru acordarea celor patru ore libere săptămâna viitoare, vinerea, mai exact. Dacă tratează superficial chestiunea evidenței timpului de lucru, angajatul o să figureze în vinerea respectivă tot cu opt ore de muncă, când, de fapt, a fost la muncă doar patru. Ca atare, evidențele ținute de angajator ar trebui să arate foarte clar că patru ore au fost ore libere și că angajatul nu a fost la muncă atunci. De ce este important? E suficient să ne imaginăm că angajatul, în acele patru ore în care nu e la muncă, suferă un accident. Pentru angajator, discuția se poate complica destul de mult dacă ajungem să vorbim de un accident de muncă. 

În fine, reamintim că, în situația în care angajatorul nu respectă dispozițiile legale privind munca suplimentară, acesta riscă și o amendă între 1.500 și 3.000 de lei.