Ce trebuie sa stie administratorii firmelor, inainte de a semna situatiile financiare anuale

Articol scris de Danut Botea, Partener IBS Professional

Din diverse motive in practica la multe societati, administratorii semneaza situatiile financiare anuale, fara sa inteleaga exact ca detin responsabilitatea legala pentru ele si fara sa solicite explicatii sau detalii legate de datele incluse in situatiile financiare anuale de la cei care le-au intocmit.

Solicitarea unor astfel de informatii si efectuarea corespunzatoare a procedurii de inventariere a patrimoniului societatii ar putea ajuta administratorii sa inteleaga mai bine pozitia financiara a societatii pe care o administreaza, dar mai ales sa detecteze eventualele erori sau omisiuni in evidentele contabile si fiscale ale acesteia si astfel sa poata lua masurile de corectie care se impun in astfel de cazuri.

Principalele consecinte legale adverse pentru administratori in cazul prezentarii de catre societatile pe care le administreaza a unor situatii financiare anuale cu date distorsionate, eronate sau fictive si care au fost intocmite fara efectuarea procedurilor de inventariere sunt prevazute in mai multe acte normative: legea contabilitatii 82/1991, legea pentru prevenirea si combaterea evaziunii fiscale 241/2005 si legea societatilor comerciale 31/1990.

Astfel multi dintre administratori se expun, de multe ori fara sa realizeze acest lucru, unor riscuri inutile care ar putea fi usor evitate daca acestia ar solicita detalii de la cei care au intocmit situatiile financiare.

Riscurile pentru administratori in astfel de cazuri sunt cu atat mai mari cu cat: 

• societatea in cauza se afla fie in dificultati financiare majore sau in insolventa sau
• datele din situatiile financiare sunt solicitate de proprietarii societatii, diverse institutii publice care reglementeaza industria in care activeaza societatea sau de creditori ca parte a unor obligatii contractuale ale societatii.

Ce trebuie sa-ti intrebi contabilul, inainte de a semna bilanturile?

Iata un set de intrebari minimale pe care administratorii ar trebui sa le puna celor care au intocmit situatiile financiare anuale, inainte de a le semna:

1. Pentru pregatirea situatiilor financiare anuale au fost efectuate toate demersurile cerute de lege pentru inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale societatii fie cel putin o data in cursul anului 2012 sau la 31.12.2012? 

2. Exista un dosar special in care au fost consemnate toate documentele, informatiile si rezultatele acestui proces de inventariere care a stat la baza pregatirii situatiilor financiare anuale ?

3. In cazul activelor corporale – stocuri si mijloace fixe:

• Au fost inventariate fizic la 31.12.2012 sau cel putin o data in cursul anului 2012 mijloacele fixe si stocurile societatii, iar rezultatele inventarierii au fost consemnate in scris de persoanele care au efectuat inventarierea?
• A fost pregatita o situatie cu diferentele dintre datele din contabilitate si datele inventarierii fizice? Daca da, cum au fost acestea inregistrate in contabilitate si tratate din punct de vedere fiscal?
• Pentru activele societatii care la data de 31.12.2012 se gaseau la alte entitati au fost solicitate confirmari cu privire la existenta lor fizica de la aceste entitati la aceasta data? Ce raspunsuri s-au primit de la acestea in acest sens?
• La 31.12.2012 exista active receptionate in gestiunea societatii pentru care facturile de la furnizori au fost primite in anul 2013 sau pentru care in acest moment inca se asteapta primirea lor? Daca da, cum au fost acestea consemnate in evidentele contabile si fiscale ale societatii?
• La 31.12.2012 exista active inregistrate in contabilitatea societatii care nu se mai gaseau fizic in gestiunea societatii si pentru care fie s-au emis facturi catre clienti si/sau alte documente de iesire in anul 2013 fie inca se asteapta intocmirea unor astfel de documente? Daca da, cum au fost acestea consemnate in evidentele contabile si fiscale ale societatii?
• Cum au fost prezentate in contabilitate activele deteriorate, iar in cazul stocurilor articolele cu miscare lenta sau al caror termen de valabilitate a expirat?

4. Creante

• Au fost solicitate clientilor societatii confirmari ale debitelor pe care acestia le datoreaza societatii la data de 31.12.2012 sau la alte date din anul 2012?
• Cati dintre acestia au raspuns la solicitarile de confirmare trimise si ce diferente au fost consemnate intre debitele confirmate si soldurile acestora din contabilitate ? Cauzele acestor diferente au fost clarificate?
• Pentru cei care nu au raspuns la confirmari sau nu au putut fi contactati, soldul acestora inregistrat in contabilitatea societatii la data de 31.12.2012 a fost validat si prin alte modalitati decat solicitarea confirmarii respective?
• Cum au fost tratati in contabilitate si din punct de vedere fiscal clientii ale caror debite la 31.12.2012 au depasit scadenta, au devenit inactivi din punct de vedere fiscal, nu mai pot fi gasiti, etc.?
• Exista clienti pentru care au fost acordate reduceri de pret / discount-uri aferente anului 2012 conform termenilor contractuali si care au fost facturati in 2013 si/sau care pana in prezent inca nu au fost facturati ? Cum au fost prezentate in situatiile financiare anuale si in declaratiile fiscale aceste reduceri de pret?

5. Furnizori

• Au fost solicitate catre furnizori confirmari ale sumelor datorate de societate fata de acestia la data de 31.12.2012 sau la alte date din anul 2012?
• Cati dintre acestia au raspuns la confirmarile trimise si ce diferente au fost consemnate intre sumele confirmate si datoriile inregistrate in contabilitate? Cauzele acestor diferente au fost clarificate?
• Pentru cei care nu au raspuns la confirmari sau nu au putut fi contactati, soldul acestora inregistrat in contabilitatea societatii la data de 31.12.2012 a fost validat si prin alte modalitati decat solicitarea confirmarii respective?
• Cum au fost tratate in contabilitate si din punct de vedere fiscal datoriile catre furnizorii care au depasit scadenta de plata, au devenit inactivi din punct de vedere fiscal, nu mai pot fi gasiti sau care sunt considerate datorii legal prescrise?
• Exista furnizori care au acordat societatii reduceri de pret / discount-uri aferente anului 2012 conform termenilor contractuali care au fost facturate in 2013 si/sau care pana in prezent inca nu au fost facturate? Cum au fost prezentate in situatiile financiare anuale si in declaratiile fiscale aceste reduceri de pret?

6. Alte intrebari

• Exista solduri in bilant la 31.12.2012 pentru care nu exista suficiente informatii /documente suport care sa valideze inregistrarea lor in contabilitate?
• Dintre litigiile existente pe rolul instantelor de judecata in care societatea era implicata la 31.12.2012 exista situatii in care avocatii societatii sunt de parere ca societatea are sanse foarte mari sa piarda in instanta, iar datorita acestui lucru sa fie necesara plata de daune importante de catre aceasta catre celelalte parti din litigiile respective? Daca da, cum a fost consemnat acest aspect in contabilitatea societatii si in situatiile financiare anuale?

7. Obligatiile fiscale

• Soldurile aferente obligatiilor fiscale din contabilitatea societatii la data de 31.12.2012 si sumele inregistrate in anul 2012 in conturile de obligatii fiscale au fost verificate si agreate cu sumele incluse in fisa sintetica totala a societatii emisa de organele fiscale? Au fost inregistrate in contabilitate toate penalitatile si dobanzile datorate de societate la 31.12.2012 conform acestei fise?
• Au fost detaliate corespunzator tranzactiile cu toate partile afiliate in situatiile financiare 2012, iar societatea a respectate toate cerintele fiscale legate de declararea si evaluarea acestor tranzactii in declaratiile fiscale?