Elementele cheie ale facturii electronice: Ce probleme pot sa apara la un control al Fiscului?

Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, care ar fi trebuit sa intre in vigoare la 1 ianuarie 2014, dar care a fost abrogata la sfarsitul lui 2013 pe motiv ca prevederile sale contraveneau acquis-ului comunitar in domeniul TVA si puteau conduce la declansarea de catre Comisia Europeana a procedurii de infringement impotriva Romaniei, face parte din categoria legilor emise pentru a nu fi aplicate, avand in vedere repetatele amanari ale acestui act normativ, considera Anca Grigore, consultant fiscal in cadrul casei de avocatura Dobrinescu Dobrev.

In prezent, factura electronica este reglementata de Codul fiscal care ofera, in plus fata de Legea nr. 148/2012, libertate in privinta stocarii facturilor electronice, dar si obligatia de a oferi, in cazul unui control, accesul autoritatilor fiscale la descarcarea si utilizarea respectivelor facturi, a declarat pentru AvocatNet.ro Anca Grigore.

Mai exact, in cazul stocarii electronice a facturilor nu este obligatorie aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

De asemenea, fata de Legea nr. 148/2012, care stabilea ca factura electronica trebuia sa contina o marca temporala care sa certifice momentul emiterii facturii si o semnatura electronica a emitentului facturii, Codul fiscal prezinta exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatea continutului facturii electronice, respectiv semnatura electronica avansata si schimbul electronic de date, a mai spus consultantul fiscal.

Ce este o factura electronica?

Factura electronica este documentul care cuprinde informatiile obligatorii prevazute in Codul fiscal, a precizat pentru Avocatnet.ro Maria Popa, senior tax manager, PKF Finconta.

Astfel, conform Codului fiscal, orice document sau mesaj in format electronic poate fi considerat factura daca indeplineste conditiile aplicabile facturilor pe suport hartie. Prin urmare, documentele sau mesajele in format electronic pentru a putea fi considerate facturi in format electronic trebuie sa contina toate elementele obligatorii prevazute in Codul fiscal, respectiv:

• numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;
• denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
• baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
• in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea "autofactura";
• in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
• in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea "taxare inversa";
• in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea "regimul marjei - agentii de turism";
• daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de arta" sau "regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati", dupa caz;
• in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea "TVA la incasare";
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

Garantarea elementelor esentiale ale unei facturi electronice

Exista trei elemente care trebuie garantate, cu precadere in cazul facturilor electronice, desi nici facturile in format clasic nu sunt excluse, ne-a declarat Anca Grigore, consultant fiscal in cadrul casei de avocatura Dobrinescu Dobrev. Aceste elemente sunt:

• Autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
• Integritatea continutului – respectiv faptul ca elementele obligatorii din continutul facturii nu au suferit modificari din momentul in care factura a plecat de la furnizor si pana la expirarea celor 10 ani in care trebuie pastrata factura;
• Lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigura citirea acesteia de catre om; astfel, in cazul in care avem o factura criptata, exista si o cheie de decriptare pe toata perioada in care trebuie pastrata factura.

Potrivit Normelor de aplicare a Codului fiscal, asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice reprezinta o obligatie atat a furnizorului/prestatorului, cat si beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de urmatoarele tehnologii:

• o semnatura avansata electronica,
• un schimb electronic de date.

Totodata, autenticitatea originii si integritatea continutului pot fi garantate si prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare.

In legislatia in vigoare se mentioneaza ca prin control de gestiune se intelege procesul prin care persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare.

"Controlul de gestiune trebuie sa corespunda volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, sa ia in considerare numarul si valoarea tranzactiilor, precum si numarul si tipul de furnizori/clienti si, dupa caz, orice alti factori relevanti. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative", se arata in normele Codului fiscal.

De asemenea, pista fiabila de audit trebuie, conform normelor, sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

Specialistul Maria Popa de la PKF Finconta a adaugat ca o factura in format electronic, de la momentul emiterii si pana la sfarsitul perioadei de arhivare, trebuie sa asigure identitatea furnizorului sau a emitentului facturii si sa prezinte continutul impus de legislatia in vigoare, garantand totodata ca acesta nu a suferit modificari.

"De exemplu, autenticitatea originii si integritatea continutului pot fi garantate prin diverse tehnologii, precum o semnatura electronica avansata bazata pe un certificat calificat si realizata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii" a punctat senior tax manager-ul PKF Finconta.

Important! Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, prin urmare daca acesta din urma nu accepta primirea unei facturi pe suport electronic consideram ca emitentul trebuie sa transmita facturi in format conventional, a adaugat Maria Popa. De asemenea, facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.

Factura electronica vs. factura emisa prin mijloace electronice

Conform Normelor de alicare a Codului fiscal, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa ºi primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf".

Anca Grigore a precizat ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate de asemenea facturi electronice. Totusi, trebuie facuta distinctia intre o factura electronica si o factura emisa prin mijloace electronice.

"Normele de aplicare ale Codului fiscal prevad ca facturile emise in format electronic, trimise si primite pe suport hartie NU sunt considerate facturi electronice. Astfel, o factura emisa in Word, Excel ori intr-un program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparita din sistem si trimisa in format fizic NU va fi o factura electronica", a atentionat Anca Grigore. 

Daca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii nu pot fi garantate si mai mult, simpla conversie a unui document Word in Pdf nu va asigura nici autenticitatea, nici integritatea, atunci factura respectiva NU se va incadra in categoria facturilor electronice.

"Tehnologiile mentionate de art. 155 (25) din Codul fiscal, precum si de Normele metodologice, respectiv semnatura electronica avansata si schimbul electronic de date, desi sunt prezentate aparent doar cu titlu de exemplu, sunt in general singurele care pot asigura elementele prevazute de legislatia fiscala pentru factura electronica. Si trebuie sa avem in vedere ca aceste elemente despre care vorbim, autenticitate, integritate, lizibilitate trebuie probate intr-o perioada extinsa de timp, respectiv aproximativ 10 ani, cat trebuie pastrate facturile", a subliniat Anca Grigore.

Aceasta a adaugat ca simpla trimitere a unei facturi pe e-mail, NU face din respectiva factura in mod automat o factura electronica.

"Ar putea fi factura electronica daca sunt respectate cerintele despre care vorbeam mai devreme, altfel este doar o factura transmisa pe cale electronica, care ar putea fi considerata document original, atata vreme cat semnarea si stampilarea facturilor nu mai este obligatorie. Practica ne arata insa ca sunt autoritati fiscale care inca mai contesta dreptul de deducere al TVA de pe facturi care nu sunt semnate si stampilate", a adaugat consultantul fiscal de la casa de avocatura Dobrinescu Dobrev.

Facturile la control: Ce nereguli ar putea constata Fiscul?

In cazul in care contribuabilul este supus unei inspectii fiscale, acesta poate demonstra ca facturile sunt electronice daca sunt indeplinite conditiile privind modul de emitere pe cale electronica si cele privind garantarea autenticitatii originii si integritatii continutului, ne-a precizat Maria Popa.

Desi aparent simpla la prima vedere, problematica facturilor electronice nu este chiar atat de simpla, ne-a spus Anca Grigore, care nu crede ca vom avea prea curand un raport de inspectie fiscala prin care sa se refuze unui contribuabil dreptul de deducere al TVA aferent achizitiilor efectuate de la un furnizor pentru motivul ca semnatura electronica a furnizorului nu a putut fi validata.

"Spre exemplu, daca in cazul unui control fiscal, autoritatile fiscale descarca facturile primite de contribuabil de la furnizorul sau si constata ca in documentul tip Pdf nu mai exista bifa verde care confirma semnatura electronica, respectiv autenticitatea originii si integritatea continutului, vor putea considera, in baza prevederilor Codului fiscal, ca acea factura nu indeplineste conditiile cerute de legislatie, astfel TVA-ul aferent nu este deductibil. Si atunci apare sarcina contribuabilului sa probeze contrariul. Unele aspecte, cu profunde accente tehnice, cum ca bifa verde pentru validarea semnaturii electronice apare in fapt la interogarea unui server al furnizorului semnaturii electronice (respectiv furnizorul furnizorului contribuabilului), care confirma identitatea furnizorului contribuabilului, asigurand astfel autenticitatea originii ceruta de Codul fiscal, si ca beneficiarul/contribuabilul, nu are nicio vina daca dupa 5 ani de la emiterea facturii cand vin autoritatile fiscale in control nu mai apare bifa verde, vor fi dificil de sustinut in fata oricarui organ de control sau in fata unei instante de judecata", a mai spus sursa citata.

Avand in vedere forma actuala a legislatiei fiscale, Anca Grigore este de parere ca facturarea electronica ramane rezervata marilor operatori de pe piata, care emit un numar semnificativ de facturi si pentru care implementarea unei tehnologii care sa raspunda cerintelor legislatiei este justificata sub aspectul raportului cost (inclusiv riscuri asumate) / beneficiu.

Legea facturilor electronice - abrogata dupa repetate amanari

Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care stabilea ca firmele puteau utiliza din 1 ianuarie 2014 facturi in forma electronica a fost abrogata prin OUG nr. 111/2013 pentru reglementarea unor masuri fiscale si pentru modificarea unor acte normative, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 809 din 19 decembrie 2013.

Ordonanta de urgenta care a abrogat legea facturilor electronice a fost aprobata de Guvern in sedinta din 18 decembrie 2013. Decizia Executivului a venit in conditiile in care Legea nr. 148/2013 s-a aflat in vigoare aproximativ o luna, dupa care aplicarea acesteia a fost suspendata de doua ori.

Mai exact, Legea nr. 148/2012 a intrat in vigoare la sfarsitul lunii iulie 2012, insa la aproximativ o luna de la acea data, Guvernul a decis sa suspende aplicarea documentului pana la 1 ianuarie 2013.

Totusi, intr-o sedinta din 12 decembrie 2012, Executivul a hotarat sa amane inca o data intrarea in vigoare a Legii nr. 148/2012, prevederile acestui act normativ urmand sa se aplice de la 1 ianuarie 2014.

Insa Legea nr. 148/2012 nu a intrat in vigoare nici la 1 ianuarie 2014, pentru ca Guvernul a abrogat actul normativ printr-o ordonanta de urgenta aprobata intr-o sedinta saptamanala.

Actul normativ abrogat stabilea ca factura in forma electronica era acel document semnat cu semnatura electronica si care purta marca temporala, care continea datele cuprinse in formularul facturii si care era emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Mai exact, George Trantea, avocat in cadrul casei de avocatura Niculeasa, a declarat, la o solicitare mai veche a AvocatNet.ro, ca factura electronica era, in conformitate cu Legea nr. 148/2012, un document care:

• era emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adode sau un program customizat al comerciantului);
• era semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
• era marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
• continea datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;
• era gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediul sistemelor informatice.

Acum insa nu se mai aplica aceste prevederi, avand in vedere ca Legea nr. 148/2012 a fost abrogata, ci sunt valabile doar dispozitiile Codului fiscal.