Tratamentul fiscal al cheltuielilor de protocol

Din punct de vedere al impozitului pe profit, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicata asupra diferentei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile si totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decat cheltuielile de protocol si cheltuielile cu impozitul pe profit.

Baza de calcul la care se aplica cota de 2% o reprezinta diferenta dintre totalul veniturilor si cheltuielile inregistrate conform reglementarilor contabile, la care se efectueaza ajustarile fiscale. Astfel, din cheltuielile totale se scad cheltuielile cu impozitul pe profit curent si amanat, cheltuielile de protocol, cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile, iar din totalul veniturilor se scad veniturile neimpozabile. In cadrul cheltuielilor de protocol, la calculul profitului impozabil, se includ si cheltuielile inregistrate cu TVA colectata pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare egala sau mai mare de 100 lei.

Din punct de vedere al TVA, dupa data de 1 ianuarie 2013, bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.

In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata si colecteaza taxa, daca s-a exercitat dreptul de deducere a taxei aferente achizitiei bunurilor respective.

Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul.

Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 155 alin. (7) din Codul fiscal care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Opinie! Pentru facturile primite de la furnizori, aferente achizitiilor de bunuri (apa, cafea, suc, zahar, etc.) destinate servirii in cadrul sedintelor de protocol legate de derularea afacerilor se poate exercita, integral, suma TVA deductibila facturata de catre furnizor, fara ca acest drept sa fie limitat similar tratamentului fiscal aplicat pentru cheltuielile aferente inregistrate. 

Pentru exercitarea acestui drept de deducere a sumei TVA trebuie sa justificati acordarea tratatiilor respective numai in scopul afacerii. Astfel, depasirea limitei de 2% a cheltuielilor de protocol nu trebuie urmata de colectarea sumei TVA prin emiterea unei autofacturi la inchiderea anului fiscal 2013 asa cum s-a procedat in anii anteriori. Totusi, retineti faptul ca nu se exercita dreptul de deducere a TVA pentru achizitia de tutun si bauturi alcoolice destinate tratatiilor oferite partenerilor de afaceri, chiar daca acestea se desfasoara in scopul afacerii.

Cheltuielile de protocol pot fi justificate printr-un referat aprobat de conducerea firmei

In ceea ce priveste protocolul - servicii (mese la restaurant cu diversi parteneri), TVA este deductibila daca actiunile de protocol sunt realizate in scopuri legate de activitatea economica a societatii. Daca putem demonstra ca o masa la un restaurant a fost necesara in scopul afacerii, atunci TVA este deductibila. In acest sens, putem justifica scopul intalnirilor cu o serie de documente (note de negociere, rapoarte, contracte incheiate etc.). Daca nu putem demonstra o astfel de legatura, atunci trebuie sa colectam TVA prin emiterea de autofactura.

Suma deductibila aferenta serviciilor prestate gratuit prin oferirea unei mese la restaurant nu poate fi dedusa in situatia in care nu se poate justifica faptul ca aceste cheltuieli sunt efectuate in legatura directa cu activitatea firmei care le-a inregistrat in evidenta contabila. Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol cu partenerii de afaceri, este recomandabil ca responsabilul cu organizarea acestei actiuni sa intocmeasca un referat prin care motiveaza necesitatea acestei actiuni, insa fara a nominaliza persoanele participante. In acest caz, este recomandabil sa se mentioneze doar scopul actiunii, de exemplu:

• discutii privind imbunatatirea modului de derulare a contractelor deja existente;
• purtarea tratativelor pentru continuarea derularii contractului incheiat pentru o anumita perioada de timp;
• extinderea afacerii pe noi piete de desfacere a produselor;
• mentinerea relatiilor comerciale.

Referatul respectiv ar trebui supus aprobarii conducerii societatii pentru efectuarea cheltuielilor respective, confirmand astfel ca actiunea de protocol se desfasoara in scopul sustinerii activitatii economice. La aceste documente puteti anexa copii de pe corespondenta purtata cu partenerii/ potentialii parteneri prin e-mail, cereri de comanda, invitatii, diverse corespondente privind unele negocieri, oferte, contracte incheiate etc.

Incepand cu 1 ianuarie 2013, exista doua abordari diferite din punct de vedere fiscal, care genereaza si inregistrari contabile diferite:

• TVA aferent cheltuielilor de protocol - analizata prin prisma plafonului de 100 lei, nemaifiind necesara analiza depasirii cheltuielilor de protocol peste procentul de 2% din profit pentru care s-ar fi colectat TVA;
• cheltuiala cu protocolul pentru calculul impozitului pe profit - plafonul maxim de 2% din profit ramane nemodificat, cu deosebirea ca in cheltuiala cu protocolul se va inregistra si cheltuiala cu TVA devenita nedeductibila (colectata) peste cei 100 lei.

De exemplu, daca o societate inregistreaza pierdere, poate sa deduca TVA aferent cadourilor in limita plafonului de 100 lei, insa nu poate sa deduca cheltuiala cu protocolul in plafonul de 2% din profit, din moment ce are pierdere. Nu mai exista legatura intre deducerea TVA si limita de  2% din profit, analiza TVA facandu-se exclusiv fata de plafonul de 100 lei, independent de analiza cheltuielii deductibile/nedeductibile cu protocolul.

Exemplu:

Entitatea Leader a inregistrat in trimestrul I din 2013 venituri totale de 100.000 lei si cheltuieli in suma de 95.000 lei. Aceasta a acordat unui grup de 10 clienti cadouri a caror valoare individuala este de 80 lei. Astfel, cheltuielile de protocol au fost de 800 lei.

Din punct de vedere al TVA, avand in vedere ca valoarea fiecarui cadou este inferioara plafonului de 100 lei, entitatea nu trebuie sa colecteze TVA.

La calculul impozitului pe profit, baza de calcul pentru deductibilitatea cheltuielilor de protocol este de 5.800 lei (100.000 lei – 95.000 lei + 800 lei).

Astfel, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita a 116 lei (5.800 lei x 2%). Pentru partea nedeductibila a cheltuielii de protocol nu se mai analizeaza nimic in ceea ce priveste TVA, intrucat TVA se deduce in limita celor 100 lei, fara sa mai existe vreo legatura intre cheltuiala cu protocolul nedeductibila si TVA.