Ce trebuie să faci dacă vrei să schimbi sediul social al firmei tale?

Printre numeroasele menţiuni ce pot apărea pe parcursul activităţii şi existenţei unei entităţi se află şi schimbarea sediului social, situaţie ce poate interveni, spre exemplu, atunci când contractul care atestă drepturile de folosinţă asupra spaţiilor cu destinaţie de sediu social expiră şi nu se mai prelungeşte. În acelaşi timp, există posibilitatea relocării afacerii într-o altă zonă a ţării, situaţie în care se impune schimbarea sediului social în alt judeţ.

Cert este că, indiferent că vorbim despre schimbarea sediului social în acelaşi judeţ sau în altul, procedura este asemănătoare şi se desfăşoară la oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale, acolo unde trebuie îndeplinite o serie de formalităţi (direct la ghişeu sau prin corespondeţă).

Ce documente depui pentru schimbarea sediului social

Lista documentelor necesare pentru înregistrarea în registrul comerţului a menţiunii privind schimbarea sediului profesioniştilor este disponibilă pe site-ul Oficiului Naţional al Registrului Comerţului (ONRC), iar una dintre puţinele diferenţe între schimbarea sediului social în acelaşi judet şi cea efectuată într-un alt judeţ este că, pentru cel de-al doilea caz, trebuie obţinută, în prealabil, o rezervare de denumire. 

Concret, solicitantul trebuie să depună la Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul în raza căruia îşi stabileşte noul sediu o cerere de verificare disponibilitate şi/sau rezervare firmă, completată cu trei denumiri, în ordinea preferinţelor. De altfel, potrivit informaţiilor de pe site-ul instituţiei, taxa de registru pentru a obţine dovada rezervării denumirii este de 72 de lei, iar documentul citat, care se eliberează de regulă solicitantului pe loc, trebuie ataşat dosarului cu documente pentru schimbarea sediului social.

În rest însă, actele necesare pentru o astfel de menţiune, indiferent că se face în acelaşi judeţ sau în unul diferit, sunt următoarele:

• cererea de înregistrare - formular disponibil aici (original);
• declaraţia tip pe propria răspundere, semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
  • firma nu desfăşoară, la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum trei ani - se completează acest formular;
  • persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip.
• hotărârea adunării generale a asociaţilor/ acţionarilor sau decizia asociatului unic/ CA/ directoratului sau, după caz, actul adiţional la actul constitutiv (original);
• documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, în copie. Un astfel de document poate fi, după caz: contract de vânzare-cumpărare, contract de comodat, contract de închiriere/ subînchiriere, certificat de moştenitor etc).
• cererea adresată Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală în vederea obţinerii certificatului emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document pentru înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit - formular disponibil aici;
• dacă este cazul:
  • avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă (completat pe formular-tip, original);
  • alte avize prealabile prevăzute de legile speciale - detalii aici;
  • împuternicire pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale.

Alte formalităţi de îndeplinit

În plus, ţinând cont de faptul că schimbarea sediului social al unei societăţi implică modificarea actului constitutiv al firmei, a certificatului de înregistrare şi a altor documente care atestă funcţionarea firmei, antreprenorii trebuie să predea Registrului Comerţului certificatul de înregistrare în original (urmând ca instituţia să elibereze un altul cu noua adresă) şi să prezinte actul constitutiv actualizat. Totodată, este necesară achiziţionarea unui nou Registru Unic de Control, precum şi actualizarea tuturor documentelor firmei care conţin în antet vechea adresă a sediului social, cum sunt facturierele sau chitanţierele.

De altfel, potrivit ONRC, după fiecare modificare a actului constitutiv, administratorii, respectiv directoratul vor depune la registrul comerțului actul modificator și textul complet al actului constitutiv, actualizat cu toate modificările, care vor fi înregistrate în temeiul încheierii judecătorului-delegat, cu excepția situațiilor când înregistrarea va fi efectuată pe bază hotărârii definitive de excludere sau de retragere.

De asemenea, atunci când schimbarea sediului social se face într-un alt judeţ, firma va fi radiată din evidenţa judeţului în care a fost iniţial înregistrată. 

În ceea ce priveşte taxele percepute la Registrul Comerţului pentru îndeplinirea menţiunii prezentate, acestea sunt mai mari atunci când schimbarea se face într-un alt judeţ. În această situaţie, potrivit ONRC, tarifele legale depăşesc 400 de lei, după cum urmează:

• 250 lei - taxele de registru;
• 150 lei - un procent aplicat taxei de registru.

În plus, pentru fiecare sediu autorizat pe baza declaraţiei pe proprie răspundere se vor adăuga 72 de lei. Desigur, nu trebuie să uităm nici de cei 72 de lei achitaţi, în primă fază, pentru obţinerea rezervării denumirii firmei. 

În schimb, atunci când schimbarea sediului social se face la o nouă adresă, dar în acelaşi judeţ, Registrul Comerţului aplică tarifele de mai jos:

• 45 lei - taxele de registru;
• 27 lei - un procent aplicat taxei de registru.

Şi în acest caz, se vor adăuga 72 de lei pentru fiecare sediu autorizat pe baza declaraţiei pe proprie răspundere. 

Tot în legătură cu schimbarea sediului în acelaşi judeţ, normele în vigoare stabilesc că, în cazul schimbării denumirii localităţii sau străzii ori al renumerotării imobilelor, persoanele juridice înmatriculate vor solicita, pe cheltuiala lor şi în baza înscrisurilor justificative, înregistrarea modificărilor intervenite şi eliberarea unui nou certificat de înregistrare.

Cât despre soluționarea dosarului, această atribuţie revine în competența directorului oficiului registrului comerțului de pe lângă tribunal şi/sau persoanei sau persoanelor desemnate de la vechiul sediu care poate/pot dispune administrarea și a altor acte doveditoare decât cele enumerate. Concret, instituţia va elibera solicitantului certificatul de înregistrate menţiuni + rezoluţia, noul certificat de înregistrare, precum şi certificatul constatator pentru sediul social ales. 

O precizare importantă de făcut la final este aceea că, deşi Oficiul Registrului Comerţului permite depunerea documentaţiei necesare pentru schimbarea sediului social şi după, spre exemplu, expirarea termenului prevăzut în actul constitutiv, societatea care funcţionează cu un sediu social expirat se supune anumitor riscuri, inclusiv posibilitatea de a fi declarată inactivă, ca urmare a inexistenţei unui sediu social.

Notă: Din acest articol aflaţi care sunt cele mai uzuale schimbări pe care firmele trebuie să le anunţe la ONRC şi cum trebuie să procedeze acestea.