Reminder: Cum să eviți eșecul în afaceri în 2018: Estimează corect veniturile și cheltuielile firmei tale

Pentru a derula o activitate, antreprenorii vor trebui să își estimeze încă din etapa de planificare a afacerii sursele de venituri pe care se va spijini întreaga afacere, dar și cheltuielile ocazionate de desfășurarea activității. Una dintre cele mai comune greșeli este aceea de a supraestima veniturile potențiale, în timp ce cheltuielile sunt subestimate. Multe afaceri ajung în incapacitate de plată, fiind în imposibilitatea de a-și derula afacerea și de a susține financiar cheltuielile de explotare.

Pentru a preîntâmpina o astfel de problemă, este necesară întocmirea unui plan de afaceri și includerea în cadrul acestuia a unor informații realiste privind veniturile și cheltuielile pe care societatea le va înregistra. Astfel, atunci când prognoza economică este nefavorabilă, societatea poate lua acele măsuri de corecție care se impun: diversificarea activităților generatoare de venituri, renegocierea contractelor cu furnizorii și clienții, reducerea unor cheltuieli inutile sau obținerea unor termene de plată avantajoase.

Cum se realizează prognoza veniturilor în cadrul unui plan de afaceri

În cadrul unui proiect, estimarea veniturilor este deosebit de importantă, identificarea surselor financiare din care implementarea proiectului și activitatea de exploatare a societății se vor susține în perioada ulterioară. Astfel, realizarea prognozelor economice presupune:

• identificarea surselor de venituri;
• fundamentarea prețurilor practicate de către societate pentru produsele sau serviciile oferite;
• determinarea capacității de producție;
• estimarea indicilor de creștere anuali ai afacerii pe care se va fundamenta analiza financiară.

Identificarea surselor de venituri ale societății

Întreaga analiză financiară se va baza pe identificarea surselor de venituri pe care societatea le va înregistra în perioadă următoare. Sursele de venit ale societății pot fi:

• societatea va oferi în continuare aceleași tipuri de produse sau servicii și după realizarea investiției, mărind capacitatea de producție/prestare a serviciilor ca urmare a realizării investiției;
• societatea va realiza o investiție în urma căreia va obține produse și servicii noi, în completarea celor existente în cadrul societății.

Fundamentarea prețurilor practicate de către societate

Stabilirea prețurilor pentru bunurile și serviciile oferite spre vânzare trebuie să țină cont de următoarele aspecte:

• prețurile practicate în cadrul societății pentru aceleași produse sau servicii;
• prețurile practicate de către concurență pentru produse sau servicii similare;
• atașamentul clienților față de societate și disponibilitatea lor de a rămâne fideli în cazul oscilațiilor de preț.

Determinarea capacității de producție

După ce au fost stabilite prețurile și prețurile de vânzare ale acestora, următorul pas al realizării unei prognoze economice este acela de a estima capacitatea de producție a societății. Acest lucru se va putea face astfel:

• se va estima capacitatea teoretică de producție a societății (cât poate produce maxim), ținând cont de fluxul de producție utilizat, de specificațiile tehnice ale utilajelor. Atunci când în cadrul fluxului tehnologic sunt utilizate mai multe echipamente, capacitatea de producție maximă va fi egală cu capacitatea utilajului cu productivitatea cea mai scăzută;
• se va estima gradul de utilizare al capacității maxime. Acest lucru trebuie să țină cont de o multitudine de factori,cel mai important fiind însă capacitatea de vânzare a societății. Nimeni nu va produce mai mult decât va putea vinde, cu atât mai mult cu cât produsele sunt perisabile;
• se va determina în acest fel capacitatea de producție reală, aceasta fiind informația pe care o vom folosi în cele ce urmează.

Estimarea indicilor de creștere ai afacerii

Pornind de la o capacitare de producție reală estimată așa cum a fost descris mai sus, socitatea va estima creșteri de la un an la altul pe întreaga perioadă de analiză. Alegerea indicilor de creștere ai afacerii (ai capacității de producție) va trebui să țină cont de:

• evoluția pieței în care societatea activează;
• evoluția principalilor concurenți;
• evoluția societății înregistrată în ultimii ani și tendințele pentru perioada următoare;
• estimări ale unor indicatori macroeconomici, precum puterea de cumpărare, evoluția salariului minim și mediu pe economie sau ramură economică, valoarea taxelor și impozitelor etc.

Sursele de obţinere a datelor necesare realizării prognozei veniturilor:

• beneficiarul investiţiei pentru lista produselor, sau a serviciilor ce vor fi oferite după finalizarea proiectului
• inginerul tehnolog sau ofertantul echipamentelor pentru capacitatea maximă de producţie;
• Institutul Național de Statistică pentru analize privind evoluția economiei și a ramurilor economice, a puterii de cumpărare sau a altor indicatori;
• organizații ale producătorilor, consumatorilor pe diverse ramuri economice și produse sau servicii;
• Comisia Națională de Prognoză pentru estimarea evoluției pieței sau ramurilor economice;
• analize de piață realizate de către beneficiarul investiției sau de către specialiști contractați de acesta.

Cum estimăm cheltuielile în cadrul unui plan de afaceri

În cadrul acestei secțiuni se detaliază prezumțiile (pentru o mai bună înțelegere de către persoanele care citesc planul de afaceri) care au stat la baza realizării previzionării:

• corelarea informațiilor furnizate aici cu cele menționate în celelalte secțiuni ale studiului;
• corelarea dintre cheltuielile previzionate, gradul de utilizarea a capacității de producție și precontracte/contracte de cumpărare încheiate/în curs de a fi încheiate;
• modul în care au fost previzionate fiecare categorie de cheltuială;
• orice alte informații care au stat la baza previzionării sau influențează previzionarea cheltuielilor și au influență relevantă.

Se vor vor detalia cheltuielile aferente altor tipuri de activități decât cea la care se referă proiectul (în cazul în care solicitantul obține venituri și suportă cheltuieli din alte activități decât cea descrisă prin proiect).

În cadrul prognozei cheltuielilor, se vor estima următoarele tipuri de cheltuieli:

• cheltuieli materii prime şi materiale;
• cheltuieli cu utilităţi;
• cheltuieli cu lucrări şi servicii executate de terţi;
• impozite şi taxe;
• cheltuieli cu personalul;
• alte cheltuieli de exploatare;
• amortizări.

Cheltuielile cu materiile prime și materialele

În această categorie sunt incluse cheltuielile pe care societatea le va suporta pentru aprovizionarea cu materiile prime și materialele necesare în procesul de producție. În acest sens, sunt necesare informații privind costul de producție (rețeta de fabricație) pe care un inginer tehnolog le-ar putea furniza.

Cheltuielile cu utilitățile

La fel ca şi în cazul cheltuielilor cu materiile prime, cheltuielile cu utilităţile vor fi estimate pentru o unitate de produs finit.  Consumurile unitare vor fi estimate prin raportarea consumurilor specifice ale utilajelor la productivitatea acestora.

Cheltuielile cu terții

În această categorie sunt încadrate cheltuieli precum:

• reparații pentru echipamentele și utilajele utilizate de către societate;
• chiriile plătite pentru birouri și spațiile de producție;
• abonamente de telecomunicații;
• reclamă și publicitate;
• cheltuielile cu asigurarea.

Cheltuielile cu impozite și taxe

Conform prevederilor din Codul fiscal, se vor estima cheltuielile cu impozitele pentru:

• clădiri;
• teren;
• mijloacele de transport deținute de către societate sau estimate a fi achiziționate prin implementarea proiectului.

Cheltuieli cu personalul

În această categorie vor fi însumate cheltuielile cu personalul existent în societate la momentul realizării proiectului (estimat a fi păstrat și după implementarea proiectului), dar și a personalului ce va fi atras ca urmare a realizării sau măririi capacității de producție, de prestare a serviciilor, de cazare etc. Se vor stabili:

• denumirea funcțiilor ce vor fi create;
• numărul de posturi cu normă întreagă pentru personalul ce va fi creat prin implementarea proiectului și care va fi păstrat în întreaga perioadă de monitorizare;
• salariul brut;
• contribuțiile sociale datorate de angajator;
• contribuțiile sociale reținute angajatului.

Cheltuielile cu amortizarea

Aceste cheltuieli nu vor fi evidențiate în cadrul fluxului de numerar, întrucât nu reprezintă o cheltuială efectivă, ci doar modalitatea prin care societatea își poate reconstitui fondurile necesare înlocuirii acelor utilaje ajunse la finalul perioadei de funcționare și care vor fi scoase din producție.