Documente justificative firmă 2018: Ce trebuie să cuprindă acestea?

Obligativitatea entităților înregistrate pe teritoriul României de a consemna operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se regăseşte în cuprinsul Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2.634/2015, act normativ ce a intrat în vigoare la începutul anului 2016.

Prin urmare, o astfel de obligaţie revine persoanelor prevăzute la alineatele 1-4 ale articolului 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, după cum urmează:

• societăţilor comerciale, societăţilor/companiilor naţionale, regiilor autonome, institutelor naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţilor cooperatiste şi celorlalte persoane juridice;
• instituţiilor publice, asociaţiilor şi celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
• subunităţilor fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menţionate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţilor fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismelor de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurilor de pensii facultative, fondurilor de pensii administrate privat şi altor entităţi organizate pe baza Codului civil.

Documentele justificative trebuie să cuprindă mai multe elemente, conform articolului nr. 2 din Ordinul MFP nr. 2.634/2015, iar cele mai importante sunt:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Mai mult, în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz.

Registrele de contabilitate obligatorii

Potrivit prevederilor legii contabilității, registrele de contabilitate obligatorii  pentru persoanele care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă dublă sunt:

• registrul-jurnal (cod 14-1-1);
• registrul-inventar (cod 14-1-2);
• cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și completate astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă

Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit, definite de Codul fiscal, ale căror venituri sunt determinate în sistem real și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă întocmesc:

• registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b);
• registrul-inventar (cod 14-1-2/b).

Forma și conținutul acestor documente sunt reglementate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2015 pentru aprobarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă.

Documentele întocmite în format electronic sunt valabile

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția întocmirii acestora cu respectarea normelor legale în vigoare.

Prin document în format electronic se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de prezentele norme și care a fost emis și primit în format electronic.

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Corectarea informațiilor greșite se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.

În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute sau distruse

Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Pentru situații în care, prin reglementări speciale, se prevede că documentul original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia documentului respectiv.

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entității (administratorului entității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective) situația constatată.

În termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă:

• datele de identificare a documentelor dispărute;
• numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
• data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semnează de către:

• conducătorul entității;
• conducătorul compartimentului financiar-contabil al entității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
• persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
• șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.

Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului entității, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”.

Dosarul de reconstituire trebuie să conțină elementele care au legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute, și anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numărului și a datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile

Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Ordinul MFP nr. 2.634/2015 stipulează că anumite documente financiar-contabile trebuie păstrate timp de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Pe lista care enumeră acest tip de acte, care se regăsește în anexa a patra a actului menţionat, se află peste 20 de exemple, după cum urmează:

• notă de recepție și constatare de diferențe;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnică de alimente;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanță;
• chitanță pentru operațiuni în valută;
• dispoziție de plată/încasare către casierie;
• borderou de achiziție;
• borderou de achiziție (de la producători individuali);
• decont pentru operațiuni în participație;
• ordin de deplasare (delegație);
• ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

În ceea ce priveşte registrele și celelalte documente financiar-contabile, acestea se arhivează pe o perioadă de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Excepție de la această regulă fac statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Nu în ultimul rând, în caz de încetare a activității unei societăți, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.

Formele de înregistrare în contabilitate

Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare și documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a operațiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului financiar.

Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”, „maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale”.

În cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

• registrul-jurnal (cod 14-1-1);
• registrul-inventar (cod 14-1-2);
• cartea mare (cod 14-1-3);
• jurnale auxiliare;
• balanța de verificare.

În cadrul formei de înregistrare „maestru-șah”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

• registrul-jurnal (cod 14-1-1);
• registrul-inventar (cod 14-1-2);
• cartea mare (șah — cod 14-1-3/a);
• balanța de verificare.

În cazul utilizării formei de înregistrare combinată „maestru-șah cu jurnale”, pe lângă formularele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah”, se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare „pe jurnale”.

Reguli necesare pentru externalizarea serviciilor de contabilitate

În cazul în care prelucrarea documentelor financiar/contabile se face de către terți (persoane fizice sau juridice), în relațiile dintre terți și entitățile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:

• documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către entitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;
• documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate entităților beneficiare, împreună cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor.