Cum se poate crește performanța financiară a firmei chiar și în condiții nefavorabile

La o primă impresie, ne-am gândi că o firmă nu performează bine pentru că nu poate să vândă suficient. Ceea ce poate fi adevărat, dar cauza pentru care cele mai multe firme eșuează nu este cel mai adesea faptul că ele nu reușesc să vândă. Poate că pare ciudat, dar unele firme eșuează și pentru că vând sau se extind prea mult, fără să prevadă riscurile. Firmele pot avea chiar profit și cu toate acestea să intre în insolvență.

Ce blochează performanța firmelor?

Principalele cauze pentru care firmele nu performează la potențial maxim derivă dintr-o planificare defectuoasă, lipsa unui control adecvat al performantei și un management financiar defectuos.

Spre exemplu:

• firma are anumite obiective (de exemplu, creșterea profitabilității cu 2%), dar nu își planifică acest obiectiv din perspectiva financiară (cât putem vinde și care sunt reusursele necesare). Astfel, firma riscă să aibă dificultăți în atingerea obiectivelor propuse (planificare);
• dacă firma planifică și realizează bugetul, dar nu monitorizează constant rezultatele reale, nu știe dacă este pe drumul cel bun și nu are semnale rapide pentru a lua măsuri de corecție (control rezultate);
• managementul financiar reprezinta managementul eficient al banilor într-o firmă astfel încât aceasta să-și atingă obiectivele propuse. Include găsirea unor surse de finanțare la un cost cât mai mic, utilizarea acestor fonduri cât mai eficient, pentru maximizarea profitabilității și prevenirea riscului de lipsă de numerar, care poate genera insolvență (incapacitate de plată).

Ce strategii putem folosi pentru creșterea performanței firmei?

Pentru a evita aceste situații, există o serie de tehnici de management financiar și controlling care ajută managementul în planificarea și controlul  activităților recurente, dar și în momente defavorabile.

Companiile și managerii care implementează aceste instrumente au un avantaj competitiv și rezultate financiare mai bune.

Să vedem care sunt principalele tehnici pentru maximizarea și controlul performanței financiare a firmei:

1. Planificare și control bugetar (procesul de bugetare);
2. Monitorizarea profitabilității interne;
3. Controlul și optimizarea costurilor (managementul costurilor);
4. Analiza financiară a firmei;
5. Controlul și optimizarea cash flow-ului (managementul cash flow-ului).

1. Planificare și control bugetar (procesul de bugetare)

Dacă firma are un anumite obiective (de exemplu, creșterea profitabilității cu 2%) și nu planifică realizarea acestora prin intermediul bugetului, riscă să aibă dificultăți în atingerea obiectivelor propuse.

”A goal without a plan is just a dream” sau „Un obiectiv fără un plan este doar un vis”. Bugetul este ca o hartă sau un GPS care ajută compania să-și planifice drumul spre atingerea obiectivelor și să monitorizeze constant dacă este pe drumul cel bun.

Același obiectiv (creșterea profitabilității cu 2%) poate fi atins prin mai multe scenarii de business. Prin planificarea și simularea bugetului, managerii pot analiza diverse scenarii și pot alege scenariul cel mai bun din perspetiva beneficii/ riscuri.

Monitorizarea rezultatelor reale versus buget permite controlul costurilor și a veniturilor și luarea unor decizii ca răspuns la oportunități și riscuri ce apar.

2. Monitorizarea profitabilității interne pe centre de responsabilitate

Dacă firma monitorizează doar performanța totală, profitul și pierderea firmei, după cum este cazul, nu va avea suficiente informații pentru a identifica cauzele care au stat la baza unei performanțe bune sau slabe.

Pentru maximizarea profitabilității, firma trebuie să identifice care sunt segmentele de business/ produsele care sunt profitabile și cele care trag profitul în jos.

Atunci când firma își planifică niște obiective generale (de exemplu, o profitabilitate de x mii de euro), acestea sunt cascadate ca responsabilitate către diverse segmente de business. Astfel, bugetul general P&L (contul de profit și pierdere) se va planifica la nivel de centre de responsabilitate. Managerii vor fi responsabili și evaluați pentru controlul costurilor, veniturilor și a profitului din ariile de responsabilitate.

Ulterior, rezultatele reale vor fi monitorizate prin intermediul rapoartelor P&L de profitabilitate, pe centre de responsabiliate. Această informație este foarte importantă pentru acționari și management pentru ca aceștia să ia decizii corecte de îmbunătățire a profitabilității. De asemenea, această monitorizare permite măsurarea și recompensarea performanței în companie în funcție de rezultate.

Precondiții pentru monitorizarea profitabilității interne:

• firma trebuie să fie organizată pe centre de responsabilitate;
• sistemul contabil să urmărească rezultatele la nivel de centru de responsabilitate;
• bugetul trebuie realizat pe centre de responsabiltate;
• să există rapoarte manageriale care monitorizeaza costuri/ venituri/ profit pe arii de responsabilitate/ unități de business.

3. Controlul și optimizarea costurilor (managementul costurilor)

O primă fază importantă în controlul și optimizarea costurilor o reprezintă planificarea costurilor care se realizează prin procesul de bugetare.

Înțelegerea principalele tipuri de costuri

Pentru o bugetare corectă a costurilor managerii trebuie să cunoască principalele tipuri de costuri:

• din perspectiva evoluției lor în raport cu volumul de activitate (costuri variabile versus costuri fixe) și
• din perspectiva posibilității urmării consturilor angajate per produs/ serviciu (costurile indirecte versus costuri directe).

Calcularea cât mai corectă a costurilor de producție este importantă pentru firmele de producție în luarea deciziilor legate de politica de prețuri și determinarea produselor “vedetă” (cele mai profitabile).

Controlul costurilor se realizează prin controlul bugetar, care presupune monitorizarea costurilor versus costuri bugetate și analiza deviațiilor. În baza analizei se decid acțiuni de corecție pentru evoluții nefavorabile. Monitorizarea costurilor pe centre de responsabilitate este un instrument important în controlul bugetar.

Atunci când ne gândim la maximizarea profitabilității, soluția la care ne gândim mai repede este reducerea costurilor, deoarece firma are un control mai mare asupra costurilor versus venituri.

Cu toate acestea, reducerea costurilor trebuie atent analizată, deoarece eliminarea anumitor costuri pe lângă efectul pozitiv de creștere a profitabilității poate avea un impact negativ asupra altor arii de activitate, care, în final, impacteaza nefavorabil cifra de afaceri și profitul (se vor reduce doar costurile care nu aduc valoare și nu sunt costuri obligatorii).

4. Analiza financiară a firmei

Când sunt identificate punctele forte, reprezintă un diagnostic asupra situației financiare a firmei, cât și a unor situații de dezechilibru financiar care pot genera riscuri și necesită luarea unor măsuri de corecție.

Putem privi analiza indicatorilor financiari ai firmei similar cu un control general de rutină la doctor sau un set de analize de sânge. Ea reprezintă un screening al performanței firmei și poate indica riscuri care pot fi analizate în detaliu prin utilizarea altor instrumente de controlling.

Principalii indicatori folosiți sunt:

Indicatori de lichiditate: arată capacitatea activelor curente din cadrul entității de a se transforma în numerar, ca apoi să se poată plăti datoriile curente.

Indicatori de activitate (de gestiune): furnizează informații cu privire la: viteza de intrare sau de ieșire a fluxurilor de numerar ale entității și capacitatea entității de a controla capitalul circulant și activitățile comerciale de baza ale entității (numerar, clienți, furnizori, stocuri).

Indicatori de solvabilitate (îndatorare): indică proporția între capitalul atras (creditare) și capitalul propriu. În cazul în care gradul de îndatorare este prea mare, firma nu va mai putea să plătească cheltuielile cu dobânzile.

Indicatori de profitabilitate: indică profitabilitatea pe care compania o realizează la diverse niveluri (marjă brută, profit operațional, profit net), cât și în proporție cu fondurile investite în afacere.

Chiar dacă în analiza financiară cel mai adesea se folosesc indicatorii financiari standard: lichiditate, solvabilitate, profitabilitate etc, este de interes și analizarea în paralel a altor indicatori cheie care includ inclusiv indicatori non-financiari. Acești indicatori sunt determinați în funcție de specificul firmei (KPIs relevanți - "Key Performance Indicator").

5. Management cash flow-ului

V-ați confruntat cu situații de lipsă de cash și incapacitate de plată a datoriilor?

Multe firme pun accent exclusiv pe monitorizarea profitabilității firmei, dar profitul nu este egal cu numerarul și așa se explică de ce unele firme, deși s-au dezvoltat foarte repede și au profit, se confruntă adesea cu lipsă de numerar, fiind în incapacitate de plată a datoriilor.

Pe termen scurt, riscurile de lipsă de numerar pot genera pierderi de oportunități sau costuri suplimentare, pe termen lung însă, se poate ajunge la insolvență (incapacitate de plată) sau chiar faliment.

Este important ca firma să minimizeze acest risc prin implementarea un management al cash flow-lui.

Ce implică cash flow management:

• planificarea cash-flow-ul firmei pe termen scurt și mediu;
• determinarea sumei minime/ optime de numerar pe care firma trebuie să o dețină pentru a-și desfășura corespunzător activitatea;
• monitorizarea cash flow-ul real versus planificat. Atunci când numerarul se apropie de o limită critică, e nevoie de găsirea unor soluții de optimizare a cash-ului;
• monitorizarea eficientă a capitalului circulant (predecesorul numerarului):
  • gestiunea stocurilor;
  • gestiunea clienților;
  • gestiunea cash-ului.

Dacă vrei să înveți pas cu pas cum să aplici tehnici de maximizare a profitabilității prin planificare și control bugetar, înscrie-te la trainingul de Bugetare.