Dezvoltarea subiectului, motivul pentru care destinatarul citește acest text

Scrie ca atunci când ceri pe cineva în căsătorie

E genul de sfat pe care îl dau întotdeauna. Atunci când vrei să te căsătorești, încerci din toate puterile să dai tot ce e mai bun din tine, pentru a convinge cealaltă persoană că ești alesul. Cam așa e și cu mailurile. Convinge-mă că merită să te aleg pe tine, că nu-mi pierd timpul cu tine, că ești o persoană serioasă, cu care nu-mi va fi rușine niciodată să colaborez ori să apară public faptul că lucrez.

Mi se pare extrem de enervantă situația în care primesc un e-mail de la o persoană care nu știe să scrie corect. Într-un fel, știu că e o prejudecată să gândesc așa, totuși acesta e punctul meu slab. Nu raportez mailul ca SPAM, dar sunt toate șansele să nu-l citesc până la capăt și să nu răspund niciodată la el.

Scrie ca și cum celălalt nu vede bine

Dacă vrei să îți citească cineva textele, încearcă să înțelegi care sunt elementele ce îi fac pe oameni să se concentreze citind online:

→ Nu folosi fonturi ciudate. Încearcă să scrii folosind ori fontul standard pus la dispoziție de clientul tău pe e-mail (și Outlook și Gmail și Yahoo și alții au investit în cercetare cu privire la fonturile lizibile). Am văzut oameni care insistă să scrie cu fonturi cursive, care aduc a scriere de mâna. E imposibil de citit. Și, dacă mai e și colorat în șapte feluri de culori, e rețeta dezastrului.

→ Nu folosi mai multe fonturi într-un singur e-mail. Da, un mare expert poate face asta, să “asortezi” fonturile e ca și cum ai asorta culori, însă e greu de crezut că altcineva poate nimeri asortarea din prima. Mai bine nu.

→ Încearcă să spațiezi textul, folosind enumerările și listele (bulleted lists / numbered lists). O să puncteze mai ușor ce ai de spus, iar oamenii te vor putea citi mult mai aplicat.

→ Încearcă să foloseșți un font cât mai apropiat că dimensiune de 12 - 14 - 16 în formatări, care pare a fi acea dimensiune la care oamenii pot citi confortabil online. Dacă folosești fonturi mai mici, atunci ai șanse ca nimeni să nu-ti poată urmări textul. La fel, fonturile foarte mari sunt enervante și ele.

→ Nu folosi jargon sau alte tipuri de cuvinte greu de înțeles de oameni. Explică ce ai de spus și gândește-te că îi explici asta unui copil de 5 ani. Nu te aștepta ca oamenii să aibă anumite cunoștințe, pentru că s-ar putea să te înșeli.

→ Folosește imagini, acolo unde acest lucru este posibil, pentru că ele o să transmită mult mai mult decât paragrafe întregi de text.

Scrie ca și cum vrei ceva de la celălalt

Asta, bineînțeles, dacă vrei cu adevărat ceva. Dacă doar trimiți e-mailuri la kilogram, în ideea că, oricât de puțin ți-ai bate capul cu ele, tot se va găsi cineva să răspundă, atunci cursul astă nu e scris cu adevărat pentru tine.

Dacă îți doreșți performanță, însă, atunci concepe e-mailul cursiv, gândindu-te în permanență ce ai spus până atunci și ce urmează să spui în continuare. Amintește-ți, de asemenea, că menționăm faptul că ai doar 5 paragrafe, maximum, pentru a-l determina pe destinatar să înțeleagă cine ești, ce îi propui și ce vrei de la el. Aș folosi, deci, primul paragraf pentru prezentarea ta, apoi următoarele două pentru descrierea produsului ori serviciului pe care i-l propui, al patrulea paragraf pentru punctarea ofertei tale. Iar ultimul, trebuie păstrat pentru impresie.

Amintește-ți și despre exemplul cu concertul, care susține teoria lui Daniel Kahneman că noi, oamenii, trăim evenimentele din viața noastră prin două tipuri de experiențe: una care se bucură de trăirea evenimentului în sine și trăiește doar în prezent (eul care experimentează) și una care e povestitor prin excelență, care pune ștampila pe evenimente, dictând acțiunile noastre viitoare în funcție de aceste ștampile (eul care își amintește lucruri).

În internet, oamenii nu citesc textul cuvânt cu cuvânt, ci scanează, mai degrabă, paragrafe întregi de text, în căutarea unor cuvinte sau elemente care să le atragă atenția. De aceea, listele, enumerarile sau imaginile sunt puncte importante în procesul de scanare pe care îl practică ochiul destinatarului. Mai mult, rezultatul acestei scanări îl poate face pe destinatar chiar să considere că e-mailul în sine e important și că trebuie citit de la cap la coadă.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Scrie e-mailuri mai bune pentru creșterea productivității în echipa ta. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)