UPDATE: Pot asociațiile de proprietari să afișeze numele și cheltuielile individuale la avizier?

Într-un ghid publicat recent, ANSPDCP a detaliat mai multe aspecte legate de prelucrarea datelor, de către asociațiile de proprietari - inclusiv legalitatea unei practici foarte des întâlnite, afișarea numelui și a listei de cheltuieli la avizier. 

În esență, o asemenea practică nu este interzisă. Însă ea este, cel mai probabil, ilegală, în cele mai multe situații. Referindu-se doar la problema afișării numelui, ANSPDCP consideră, în primul rând, că vorbim de o prelucrare de date, ceea ce înseamnă că asociația de proprietari trebuie să respecte Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). De ce vorbim de prelucrare de date? Pentru că numele e o informație ce permite identificarea unei persoane (esența datelor personale), iar orice acțiune ce implică date personale (de la colectarea lor, până la afișarea lor) trebuie să respecte legislația în domeniu.

În ceea ce privește dezvăluirea datelor precum numele și prenumele proprietarilor/locatarilor la avizierul scării de bloc, în lipsa unei prevederi legale exprese, datele pot fi dezvăluite doar pe baza consimțământului persoanei vizate, a subliniat Autoritatea în ghidul recent

Atât existența unei prevederi legale exprese, cât și consimțâmântul persoanei vizate de prelucrarea datelor reprezintă temeiuri legale valide de prelucrare a datelor. În esență, oricine prelucrează datele cuiva (care, cum spuneam mai sus, implică orice activitate legată de acele date, inclusiv colectarea lor) trebuie să respecte unul din cazurile prevăzute de GDPR, în care acea prelucrare poate fi făcută legal. Cele două situații de mai sus reprezintă astfel de cazuri.

Dacă există consimțământul unei persoane de a-i fi afișate datele personale la avizier, atunci asociația poate să o facă. Însă e important de punctat câteva aspecte legate de consimțământ, care sunt prevăzute de GDPR - multe din ele fiind reamintite și de Autoritate:

• consimțământul trebuie să fie liber, informat și neechivoc (adică cel care acceptă să îi fie afișate datele la avizier trebuie să o facă neconstrâns de nicio situație, să știe pentru ce o face și să fie clar că acceptă); ideal e ca acel consimțământ să fie dat în scris, arătându-se clar pentru ce e dat;
• consimțământul trebuie să fie expres; lipsa acțiunii nu poate presupune existența unui consimțământ (acest lucru este foarte important, pentru că ar putea fi multe asociații de proprietari care ar susține că locatarii au consimțit implicit la afișarea numelui lor la avizier; un asemenea argument e contrazis de prevederile GDPR);
• lipsa consimțământului nu poate să îi cauzeze niciun dezavantaj celui vizat de date (de exemplu, asociația de proprietari sau firma care administrează imobilul nu ar putea să penalizeze o persoană pentru că nu e de acord să îi apară cheltuielile la avizier);
• consimțământul poate fi retras oricând (dacă un locatar e de acord să îi fie afișate cheltuielile pe ianuarie, nu înseamnă că nu poate să își retragă oricând consimțământul ca acele cheltuieli să nu mai apară la avizier, din februarie, încolo, de exemplu);
• consimțământul este dat pentru o acțiune specifică și făcută cu un anume scop (în acest caz, afișarea cheltuielilor la avizier, pentru informare); asociația de proprietari nu va putea să prelucreze datele, suplimentar, pentru un alt scop (de exemplu, să afișeze la avizier numele locatarilor care au restanțe, în afara contextului afișării informative a cheltuielilor).

Autoritatea mai subliniază aici că la avizier nu ar trebui să apară nici informații privind procesul asociației cu un locatar - de pildă, copia de pe o hotărâre judecătorească obținută în contra acestuia ș.a.m.d. 

„În unele situații este posibil ca un act normativ să prevadă faptul că se colectează sau că se dezvăluie datele de identificare ale persoanei vizate, fără să precizeze în mod concret datele și categoriile de date respective. În acest caz, este necesară respectarea principiului reducerii la minimum a datelor, stabilit de art. 5 alin. (1) lit. c) din RGPD, respectiv prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate. Asociația de proprietari însă, trebuie să justifice argumentat de ce datele colectate (sau dezvăluite) sunt adecvate și relevante și se limitează strict la îndeplinirea scopului prevăzut de legea respectivă”, a subliniat ANSPDCP în recentul său ghid.