Cum să faci inventarierea corect încă de la începutul afacerii tale

Conceptul de inventariere: ce înseamnă, ce presupune și ce cuprinde legislația

Inventarierea bunurilor poate fi o corvoadă. Ca să înțelegi tot procesul, pornește de la a afla ce înseamnă inventariere, de ce se face inventarierea, care este legislația pentru inventariere și ce este o lista de inventar.

1.1 Inventarierea: definiție

Inventarierea reprezintă procedeul contabil prin intermediul căruia se înregistrează cantitativ și valoric existența elementelor patrimoniale/contabile ale unei instituții, fie că ele aparțin sau se află temporar în gestiunea instituției respective.

Inventarierea are următoarele scopuri principale:

• Compararea cu valorile înscrise anterior;
• Stabilirea situației reale a activelor instituției prin comparare cu datele furnizate de contabilitate;
• Verifică dacă stocurile, mijloacele bănești, utilajele sunt păstrate conform regulilor;
• Determină dacă există datorii.

Când se efectuează inventarierea?

Inventarierea se face la anumite perioade de timp stabilite, în general la sfârșitul anului. Ca antreprenor, poți alege când și de câte ori se face inventarierea, însă există și unele situații stabilite prin lege când aceasta trebuie efectuată în mod obligatoriu, situații care vor fi detaliate ulterior în acest articol.

1.2. Ce este o listă de inventariere și ce cuprinde o listă de inventar

Lista de inventariere este documentul întocmit în procesul de inventariere, centralizând toate datele implicate. Cum? În primul rând, lista de inventariere reprezintă atât un document ce cuantifică concret bunurile aflate în patrimoniul companiei. În al doilea rând, această lista de inventariere este un document justificativ al evidenței magaziilor sau a plusurilor și minusurilor constatate.

Lista de inventariere se întocmește într-un exemplar și trebuie semnată de toți membrii comisiei de inventariere și de gestionar. Spațiile libere trebuie barate, pentru securitate (pentru a nu putea fi completate ulterior).

Pe o listă de inventariere nu se admit ștersături. Că să eviți erorile, este de ajutor să știi că lista de inventariere poate fi întocmită și digital, dacă alegi să folosești sisteme informatice de prelucrare a datelor, cât timp aceasta cuprinde toate elementele. Astfel, dacă folosești un soft de gestiune, îți va fi destul de ușor să întocmești acest document de care mulți antreprenori fug, deoarece inventarierea stocurilor din gestiune îți va lua puțin timp.

Listele de inventariere se întocmesc:

• pe locuri de depozitare;
• pe categorii de bunuri;
• pe gestionari;
• pentru bunurile aflate în custodia unității sau arendate.

Ce se trece în registrul inventar? O listă de inventar trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele elemente:

• Date specifice formularului, și anume: denumire, data întocmirii, numărul curent;
• Informații despre unitatea inventariată: denumirea unității și locul de gestiune/depozitare
• Date referitoare la bunurile inventariate: denumire, preț, cod/număr de inventar, cantități (incluzând diferențele), preț, valoarea contabilă și cea de inventar, depreciere (precizând și motivul);
• Nume, prenume și semnături ale comisiei de inventariere, gestionarului și a contabilității

Aceasta listă de inventariere va trece pe rând pe la comisia de inventariere, la gestionar, la departamentul de contabilitate și la conducătorul unității, pentru ca, în final, să se arhiveze în compartimentul financiar-contabil.

1.3. Legea inventarierii

Este important să știi cine trebuie să efectueze inventarierea. Conform legislației de inventariere, sunt obligate să efectueze inventar următoarele categorii:

• persoane juridice (SRL și SRL-D);
• persoane care obțin venituri din activități independente (PFA, PFI, CMI, ÎI, IF,) și sunt obligate să își facă contabilitatea în partida simplă.

Conform Legii Contabilității nr. 82/1991, căreia i s-au adăugat completări de-a lungul timpului, entitățile menționate mai sus au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute. Nerespectarea acestei obligații este considerată contravenție, fiind sancționată cu o amendă de până la 5.000 lei.

Tot această lege stabilește că responsabili pentru inventarierea la instituțiile publice sunt administratorul, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității. Aceste persoane vor aproba proceduri scrise, pe care la vor transmite ulterior comisiilor de inventariere. Dacă apelezi la un sistem de gestiune a stocurilor de la Ciel, vei avea un ajutor pe partea de legislație din partea asistentului Cielito, astfel încât reglementările și articolele legislative vor fi mult mai ușor de înțeles și respectat.

Inventarierea anuală este reglementată prin O.M.F.P. nr. 2861/2009. Aceasta reglementează o excepție referitoare la entitățile care au stabilit exercițiul financiar diferit de anul calendaristic. În acest caz, rezultatele inventarierii anuale vor fi introduse în bilanțul financiar corespunzător exercițiului financiar stabilit.

Conform O.M.F.P. nr. 2861/2009, în situația în care inventarierea se desfășoară pe parcursul anului, se vor lua în considerare datele cuprinse între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar.

2. Etapele inventarierii

Află care sunt metodele de inventariere utilizate și care este procedura de inventariere. Totodată, pentru a înțelege mai bine ce reprezintă inventarierea obiectelor de inventar, află ce sunt obiectele de inventar.

2.1. Metode de inventariere

Inventarierea poate fi:

• totală (cuprinzând numărul total al elementelor patrimoniale);
• parțială (cuprinzând doar o parte din acestea).

De asemenea, inventarierea poate fi planificată, conform unui program stabilit la nivel de întreprindere, sau inopinată, atunci când organele competente decid să efectueze un control fară a anunța în prealabil.

2.2. Ce sunt obiectele de inventar

Ca antreprenor aflat la început de drum, poți avea nedumeriri cu privire la ce sunt obiectele de inventar, întrucât acestea nu sunt reglementate clar în Codul Fiscal.

Codul Fiscal oferă, însă, lămuriri cu prive la „mijloacele fixe”. Acestea reprezintă orice bun utilizat în producție, livrare de bunuri sau în prestarea de servicii, dacă au o valoare egală sau mai mare de 2.500 lei și dacă au o durată normală de utilizare mai mare de un an.

Tot ce nu reprezintă mijloc fix este catalogat drept obiect de inventar. Pentru acestea nu se calculează amortizare, fiind recunoscute de către contabilitate ca fiind o cheltuială în momentul achiziției.

2.3. Care este procedura de inventariere

Procesul de inventariere presupune 3 etape:

• Pregătirea pentru inventariere;
• Inventarierea propriu-zisă;
• Reflectarea rezultatelor.

1. Pregătirea pentru inventariere

În această etapă se formează comisia de inventariere, în număr de minim 3 persoane în cazul întreprinderilor mici, respectiv minim 5 persoane, dacă vorbim de întreprinderi mijlocii și mari.

Cine face parte din comisia de inventariere? În componenta comisiei sunt specialiști, reprezentanți ai administrației și membri ai contabilității.

Daca ai o firmă mică e important să ai în vedere următoarele aspecte: doar în cazul întreprinderilor mici se acceptă ca membru al comisiei de inventariere un contabil responsabil de contabilitatea firmei. De asemenea, doar pentru firmele mici se acceptă ca membri ai comisiei de inventariere gestionari a căror valori materiale sunt supuse inventarierii. În calitate de conducător al unității, este responsabil pentru aprobarea comisiei și pentru stabilirea termenului în care vă fi efectuată inventarierea propriu-zisă.

Următorul pas este închiderea spațiilor unde se află bunurile pentru care se face inventarul. În același timp, se verifică exactitatea datelor, comparând înregistrările de la contabilitate cu cele din evidența operativă. În același timp trebuie asigurată buna funcționare a aparatelor de măsură a greutății.

2. Inventarierea propriu-zisă

În primul rând, este important să știi că prezența întregii comisiei este obligatorie pe tot parcursul inventarierii propriu-zise. Aceasta se efectuează pe fiecare loc de depozitare și pe fiecare gestionar, prezența gestionarului fiind și ea obligatorie. În cazul în care aceste 2 condiții nu sunt îndeplinite, inventarierea nu va fi valabilă.

Inventarierea propriu-zisă presupune fie efectuarea de calcule tehnice, fie operații de cântărire, măsurare sau numărare, după caz. Bunurile inventariate vor fi înscrise în listele de inventariere.

Liste de inventariere separate:

• Daca ai angajați care au asupra lor bunuri în momentul efectuării inventarierii, ele trebuie trecute pe liste separate;
• Tot pe liste separate se vor trece bunurile împrumutate, în custodie sau arendate. Aceste liste de inventariere cuprinzând bunuri ce aparțin terților trebuiesc confirmate și de către celelalte părți implicate. Ca proprietar al unității, ai obligația să trimiți partenerilor tăi lista de inventariere ce îi implică în cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, iar aceștia trebuie să confirme/semnaleze nereguli în termen de 5 zile de la primire.

 3. Reflectarea rezultatelor

Odată terminat procesul măsurătorilor și al calculelor, dacă sunt întocmite listele de inventariere, urmează interpretarea și reflectarea asupra rezultatelor. Eventualele nereguli trebuie justificate.

3. Când se face inventarierea: inventarierea anuală

Cu siguranță vei dori să știi când se efectuează inventarierea și de câte ori se face inventarierea.

Inventarierea este obligatorie în următoarele situații:

• La începutul activității, pentru a avea un punct de pornire;
• La sfârșitul activității;
• Dacă are loc o reorganizare sau fuziune;
• Când se modifică prețurile;
• Ori de câte ori organele competente solicită un control;
• Când există posibilitatea existenței unor plusuri sau minusuri ce nu pot fi cuantificate sau stabilite concret altfel decât prin inventariere;
• Când are loc un incendiu sau o altă calamitate naturală;
• Cel puțin o dată pe an.

În ce perioada se face inventarierea anuală? De regulă, aceasta se face la sfârșitul anului, pentru o raportare mai ușoară la timp, dar în anumite situații în care tu ca antreprenor decizi, inventarierea anuală se poate face și în altă perioada. Însă, dacă inventarierea se face mai devreme, este obligatoriu ca rezultatele obținute să fie introduse în bilanțurile anuale ale anului fiscal respectiv.

Inventarierea anuală este reglementată prin O.M.F.P. nr. 2861/2009, detaliată mai sus.

Acum că te-ai familiarizat atât cu conceptul de inventariere, cât și cu normele de inventariere, și ai aflat cum se face inventarierea, nu rămâne decât să aplici în afacerea ta și să te bucuri de proces. Deși poate părea un aspect ce îți vă da bătăi de cap, nu uita că ești unicul responsabil de propria afacere și de bunul parcurs al acesteia.