Trei schimbări de impact în contabilitate: Ce ar trebui să ia în calcul companiile la închiderea anului financiar 2021

Articol scris de Diana Lupu, Partener Asociat, Global Compliance & Reporting, EY România.

Practic, modificările vin din necesitatea de a lămuri anumite tratamente contabile, pentru a asigura o mai bună comparabilitate între diversele entități raportoare, din nevoia de reglementare a unor cerințe contabile derivate din legislația fiscală referitoare la calculul impozitului pe profit și din necesitatea de a evidenţia informaţii detaliate la nivel de tranzacţie pentru anumite tipuri de cheltuieli.

Contabilizarea beneficiilor acordate angajaților

În cursul anului 2021, au fost publicate reglementări noi cu privire la contabilizarea beneficiilor sub formă de acțiuni ale societăţii-mamă sau ale altei societăţi din grup acordate gratuit angajaților societăţii românești. Astfel, dacă până la intrarea în vigoare a Ordinului Ministerului Finanțelor 410/2021 entităţile care aplică Ordinul 1.802/2014 contabilizau în conturile de capitaluri proprii numai beneficiile sub forma acţiunilor proprii acordate angajaţilor, începând cu martie 2021 această cerinţă se aplică şi în cazul în care societatea acordă beneficii sub forma acţiunilor sau a altor elemente de capitaluri proprii ale societăţii-mamă sau ale altor entităţi din grup.

În octombrie 2021, a fost adusă o clarificare suplimentară şi s-a reglementat faptul că, în situaţia în care acordarea de beneficii sub forma acţiunilor societăţii-mamă către angajaţii societăţii din România presupune obligaţii de plată pentru entitatea din România pentru instrumentele de capitaluri proprii acordate angajaţilor săi, entitatea românească va contabiliza distinct acordarea instrumentelor de capitaluri proprii (în contul de capitaluri proprii) de angajamentul de rambursare din cadrul grupului (datoria de plată). 

Într-un prim pas, societatea va trebui să analizeze planurile de acordare de beneficii pe care le operează și să determine informațiile relevante pentru înregistrarea în contabilitate. Din ce am văzut până acum în practică, în trecut astfel de informații nu erau întotdeauna disponibile în departamentul financiar, în special în situațiile în care nu există angajamente de rambursare între entitatea locală și societățile din grup.

Așadar, odată ce planurile de acordare de beneficii au fost identificate, în pasul următor va trebui determinată valoarea justă la data acordării beneficiilor sub formă de instrumente de capitaluri, aceasta fiind data la care entitatea și angajații înțeleg și acceptă termenii și condițiile tranzacției. În cazul în care acordul este supus unui proces de aprobare ulterior (de exemplu, de către acționari), data acordării beneficiului este data la care se obține aprobarea respectivă.

În măsura în care instrumentele de capitaluri proprii nu sunt listate pe o piață reglementată, determinarea valorii juste la data acordării va trebui făcută de către profesioniști în evaluare utilizând modele şi tehnici de evaluare general acceptate, pentru instrumentele financiare pentru care nu se poate identifica cu uşurinţă o piaţă credibilă.

Pentru instrumentele de capitaluri proprii acordate, care intră în drepturi doar după îndeplinirea de către angajați a unei perioade specificate de servicii, cheltuielile aferente sunt înregistrate pe măsura prestării serviciilor, pe parcursul perioadei pentru satisfacerea condiţiilor de intrare în drepturi, în contrapartidă cu conturile de capitaluri proprii.  Suma înregistrată drept cheltuieli într-un exercițiu financiar va avea în vedere estimarea numărului de instrumente de capitaluri proprii care vor intra în drepturi.

Aceste cheltuieli cu instrumentele de capitaluri proprii care se înregistrează în contabilitate, începând din 2021, se vor raporta în situaţiile financiare în categoria cheltuielilor salariale şi vor afecta profitabilitatea operaţională a societăţii româneşti, chiar dacă societatea din România nu are obligaţii de plată pentru aceste instrumente de capitaluri. De aici poate apărea necesitatea de reanalizare a metodologiei aplicate pentru stabilirea valorii de piaţă a tranzacţiilor cu părţi afiliate efectuate de aceste societăţi.

Organizarea contabilității

De la mijlocul lui 2021, companiile străine care sunt rezidente fiscal în România, conform locului conducerii efective, sunt obligate să își organizeze contabilitatea conform regulilor româneşti. Încă din 2016, aceste companii străine rezidente fiscal în România sunt obligate la plata impozitului pe profit în România, dar până în 2021 legea nu le obliga și la organizarea contabilității în România. Cum calculul impozitului pe profit are la bază evidențele contabile, în practică aceste societăți trebuiau să decidă dacă folosesc ca bază evidențele contabile întocmite conform regulilor din statele unde sunt înființate sau pregătesc un set adițional de evidențe contabile în România, aplicând aceleași reguli ca societățile românești. 

Printr-un ordin emis în iulie 2021, s-a clarificat modul de organizare a contabilităţii de către aceste societăţi şi s-a reglementat că primele situaţii financiare întocmite în România de către persoanele juridice străine care au locul conducerii efective în România corespund datei de 31 decembrie 2021 sau primului exerciţiu financiar ales care începe ulterior datei de 1 ianuarie 2021.

De asemenea, s-a stabilit că, în primul exercițiu financiar de aplicare a noilor reglementări, persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România trebuie să raporteze informațiile determinate potrivit reglementărilor contabile aplicabile în statul în care au fost înființate, dar evaluate pe baza cursului de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României. Pentru conversia rulajelor corespunzătoare operaţiunilor derulate în exerciţiul financiar de raportare se foloseşte cursul de schimb de la data tranzacţiilor.

Atunci când această prevedere nu poate fi aplicată, companiile pot utiliza cursul mediu. Diferenţa dintre rezultatul determinat în funcţie de cursul mediu sau cursul de schimb de la data tranzacţiilor şi rezultatul la cursul de închidere se înregistrează pe seama rezultatului reportat, analitic distinct. Deja, din al doilea exercițiu de raportare, operațiunile derulate se vor contabiliza potrivit prevederilor generale.

În schimb, companiile rezidente fiscal în România nu vor aplica prevederile referitoare la obligaţia de auditare şi nici cele referitoare la întocmirea situațiilor financiare anuale consolidate.

Planul de conturi

Deși pot părea o banalitate, modificările aduse de Ordinul Ministerului Finanțelor 85/2022 la planul de conturi obligatoriu devin foarte importante din perspectiva noii raportări SAF-T (fișierul standard pentru audit fiscal sau declarația 406, cum a fost numită). 

Mai exact, planul de conturi reprezintă unul dintre nomenclatoarele obligatorii prevăzute în schema de raportare SAF-T, iar completarea corectă a câmpurilor, care să respecte cerințele administrației fiscale este absolut necesară. De exemplu, în situațiile în care codificarea conturilor contabile nu respectă rădăcina de cifre prevăzută de planul de conturi, vor apărea erori de validare a declarației. 

Separat, dacă privim pașii rapizi către digitalizare realizați odată cu implementarea raportării SAF-T, constatăm că și informația contabilă, care este în foarte mare măsură baza raportărilor fiscale, devine disponibilă în timp aproape real autorității fiscale. De aceea, adaptarea în timp real a sistemelor ERP ale societăților la cerințele legislației contabile devine imperioasă, mai ales în contextul apariției de noi raportări. 

Date fiind toate modificările de raportare introduse de digitalizare în relaţia cu autorităţile fiscale, recomandăm departamentelor de contabilitate şi taxe să colaboreze cu departamentele financiare, IT și de resurse umane pentru a asigura disponibilitatea datelor și resurselor, astfel încât informațiile relevante să fie colectate și transformate, iar raportările să fie automatizate pentru a putea fi finalizate în timp util şi de o manieră eficientă. Interconectarea și standardizarea fluxurilor de date și a proceselor operaționale din cadrul proceselor de prognoză fiscală, provizionare fiscală și conformitate fiscală pot reduce ineficiențele și riscurile.

De asemenea, am spune că este important ca departamentele de contabilitate şi taxe să fie implicate din timp în demersurile de proiectare și definire, împreună cu colegii din departamentul de IT, pentru a identifica necesarul de date și fluxuri operaționale și pentru a anticipa efectele schimbărilor. Atunci când funcția de raportare fiscală nu este implicată în proiectarea și definirea modificărilor de sistem, departamentele de contabilitate şi taxe sunt frecvent nevoite să efectueze în continuare transformări de date după implementarea unor modificări costisitoare ale sistemelor. 

Cu alte cuvinte, închiderea anului 2021 şi începutul anului 2022 vin cu provocări atât în ceea ce priveşte modificări ale tratamentelor contabile cu impact evident asupra stabilirii obligaţiilor fiscale pentru impozitul pe profit, dar şi cu provocări generate de obligativitate a raportăriii informaţiilor contabile detaliate ca parte a raportării SAF-T. Sunt schimbări semnificative de paradigmă care impactează profund funcţia contabilă şi fiscală şi au implicaţii pe termen lung.