UPDATE: SAF-T: La ce să fie atente firmele pentru a fi sigure că declarația 406 este corectă și completă la depunere, conform specialiștilor și ANAF

Contribuabilii mari sunt obligați din 2022 să depună raportarea SAF-T, iar contribuabilii mijlocii sunt obligați din 2023 să o depună, însă pentru cei din urmă se aplică o perioadă de grație în primele șase luni. Pentru depunerea incorectă ori incompletă a fișierului SAF-T, se poate aplica o amendă între 500 și 1.500 de lei (celor care nu mai sunt vizați de perioada de grație), aceste contravenții fiind incluse, unde e cazul, în cazierul fiscal al contribuabilului.

Având în vedere aceste aspecte, specialiștii de la PwC România au recomandat companiilor să facă două tipuri de verificări importante pentru a se asigura că raportările SAF-T sunt corecte și complete, conform unui articol apărut recent. În primul rând, trebuie comparate informațiile din declarația 406 cu cele din sistemul ERP (enterprise resource planning) sau din alte sisteme, după caz.

„Cum se poate asigura o companie că declarația SAF-T în format XML, care conține un volum mare sau foarte mare de date, este corectă și completă? Pe lângă validarea cu DUK (validatorul pus la dispoziție de ANAF pentru a verifica dacă structura și conținutul XML sunt conform schemei implementate în România), declarația SAF-T trebuie să treacă și alte teste de calitate. În primul rând, companiile ar trebui să se asigure că datele transmise prin declarația SAF-T corespund cu datele din ERP și/sau din alte sisteme ce au fost utilizate pentru pregătirea declarației. Astfel, se recomandă un minim de reconciliere între declarațiile SAF-T depuse la ANAF și datele-sursă”, au precizat Anca Macovei, Director, și Izabela Stoicescu, Senior Manager.

În al doilea rând, contribuabilii trebuie să facă o comparație între informațiile din declarația 406 și celelalte declarații depuse periodic la ANAF. „În al doilea rând, reconcilierea dintre declarația SAF-T (D406) și celelalte declarații periodice depuse de contribuabil (în special D300 și D390) este necesară pentru a identifica eventualele discrepanțe generate de multe ori de excepții de înregistrare în sisteme sau de corecții manuale realizate după închiderea lunii de raportare. O astfel de reconciliere și arhivarea explicațiilor pentru diferențele identificate se pot dovedi extrem de utile în viitoarele inspecții fiscale în care contribuabilii vor trebui să justifice acuratețea datelor raportate”, au subliniat specialistele.

Dincolo de aceste aspecte, companiile ar trebui să aplice și testele de consistență recomandate recent de ANAF printr-un comunicat de presă. „Aceste teste erau intuite de contribuabili, iar o parte dintre ele țin de regulile contabile care sunt respectate automat în sistemele ERP. Însă atragem atenția că testele de consistență trebuie aplicate nu asupra datelor din ERP, ci asupra modului în care au fost acestea transpuse în declarația SAF-T”, atrag atenția Anca Macovei și Izabela Stoicescu.

Conform ANAF, testele de consistență recomandate nu sunt limitative, astfel că firmele pot aplica și alte teste care le sunt utile. În același timp, autoritățile au menționat că dacă vor găsi probleme cu declarațiile 406, vor atenționa contribuabilii că trebuie să le corecteze și abia apoi, dacă notificările sunt ignorate, vor trece la sancționare.

„Pentru a se asigura că declarațiile SAF-T depuse sunt conforme, ANAF prezintă în cele ce urmează o serie de teste de consistență pe care contribuabilii le pot aplica asupra datelor raportate prin XML aferent declarațiilor SAF-T, în vederea atingerii scopului comun, care vizează depunerea de declarații corecte și complete. Astfel, prin depunerea unor declarații corecte și complete, datele conținute în aceste declarații vor putea fi utilizate pentru scopul și rațiunea implementării acestui tip de raportare, evitându-se în acest mod inclusiv aplicarea de eventuale sancțiuni contravenționale pentru depunere incorectă sau incompletă (...). Facem precizarea că testele propuse nu sunt limitative, contribuabilii având posibilitatea să aplice și alte teste proprii care să valideze declarațiile SAF-T din punct de vedere al corectitudinii și completitudinii.

De asemenea, contribuabilii care au depus declarații SAF-T incomplete sau incorecte au posibilitatea să rectifice aceste declarații. În situația în care ANAF, ca urmare a analizelor efectuate, va identifica declarații incorecte sau incomplete, va proceda într-o primă etapă la notificarea contribuabililor care au depus astfel de declarații, urmând ca ulterior, în cazul în care neconformarea se menține, să procedeze la aplicarea graduală de sancțiuni, conform legii”, scrie în comunicatul ANAF.

Iată care sunt testele de consistență recomandate de ANAF:

 1.  În secțiunea Header, subsecțiunea Header Structure - Company - Company Header Structure - Adress -» verificarea completării câmpurilor City si Country.

 2.  În secțiunea Header, subsecțiunea Header Structure - Company - Company Header Structure - Contact -» verificarea completării câmpurilor First Name și Last Name.

 3.  În secțiunea Header, subsecțiunea Header Structure - Company - Company Header Structure -» verificarea completării câmpului Telephone.

 4.  În secțiunea Header, subsecțiunea Header Structure - Company - Company Header Structure - Bank Account -» verificarea completării câmpurilor IBAN Number sau Bank Account Number și Bank Account Name și Sort Code.

 5.  În secțiunea Master File, subsecțiunea General Ledger Accounts -» verificarea completării câmpurilor: Account ID, Account description, Account Type, Opening Debit/Credit Balance, Closing Debit/Credit Balance.

 6.  În secțiunea Master File, subsecțiunea Customers - Company Structure -» verificarea completării câmpurilor: Registration number, Name, Adress - City, Country, cât și a: CustomerID, Account ID, Opening Debit/Credit Balance, Closing Debit/Credit Balance. Verificarea Registration number versus CustomerID, care ar trebui să fie identice.

 7.  În secțiunea Master File, subsecțiunea Suppliers - Company Structure -» verificarea completării câmpurilor: Registration number, Name, Adress - City, Country, cât și a: SupplierID, Account ID, Opening Debit Balance, Opening Credit Balance, Closing Debit Balance, Closing Credit Balance. Verificarea Registration number versus SupplierID, care ar trebui să fie identice.

 8.  În secțiunea Master File, subsecțiunea Tax Table - Tax Table Entry -» verificarea completării câmpurilor: Tax Type, Description, Tax Code Details - Tax Code, Tax percentage sau Flat Tax Rate - Amount Structure (Amount, Currency Code, Currency Amount), Base Rate, Country.

 9.  În secțiunea Master File, subsecțiunea UOM Table -» verificarea completării câmpurilor: Unit of Measure, Description.

 10.  În secțiunea Master File, subsecțiunea Analysis Type Table - Analysis Type Table Entry -» verificarea completării câmpurilor: Analysis Type, Analysis Type Description, Analysis ID, Analysis Description.

 11.  În secțiunea Master File, subsecțiunea Products - Product -» verificarea completării câmpurilor: Product Code, Description, Product Commodity Code, UOM Base, UOM Standard, UOM To UOM Base Conversion Factor.

 12.  În secțiunea Master File -» verificarea egalității între totalul soldurilor inițiale ale conturilor debitoare (Opening Debit Balance) și totalul soldurilor inițiale creditoare (Opening Credit Balance) (mai puțin conturile din clasele 8 și 9).

 13.  În secțiunea Master File -» verificarea egalității între totalul sodurilor finale ale conturilor debitoare (Closing Debit Balance) și totalul soldurilor finale creditoare (Closing Credit Balance) (mai puțin conturile din clasele 8 și 9).

 14.  În secțiunea Master File -» verificarea soldurilor finale (Closing Debit Balance și Closing Credit Balance) ale lunii să coincidă cu soldurile inițiale (Opening Debit Balance și Opening Credit Balance) ale lunii următoare.

 15.  În secțiunea Master File -» se verifică soldurile finale ale conturilor lunii (Closing Debit Balance și Closing Credit Balance), ținând cont de următoarele formule:

• pentru conturile de Activ: Sold inițial (Opening Balance din secțiunea Master File) + Rulaj debitor (Debit Amount - General Ledger Entries - Entries) - Rulaj creditor (Credit Amount - General Ledger Entries - Entries) = Sold final (Closing Balance din secțiunea Master File);
• pentru conturile de Pasiv: Sold inițial (Opening Balance din secțiunea Master File) + Rulaj creditor (Credit Amount - General Ledger Entries - Entries) - Rulaj debitor (Debit Amount - General Ledger Entries - Entries) = Sold final (Closing Balance din secțiunea Master File);
• pentru conturile Bifuncționale se vor urma aceleași reguli de mai sus, în funcție de soldul inițial al contului.

 16.  În secțiunea General Ledger Entries subsecțiunea Entries -» se verifică dacă totalul rulajelor debitoare (Debit Amount - General Ledger Entries - Entries) este egal cu totalul rulajelor creditoare (Credit Amount - General Ledger Entries - Entries).

 17.  În toate structurile care se referă la Amount/Amount Structure -» se verifică ipoteza ca Amount să fie egal cu Currency Amount doar în situația în care Currency code este RON.

 18.  În toate structurile care se referă la Amount/Amount Structure -» se verifică ipoteza ca Amount să fie diferit de Currency Amount în situația în care Currency code este diferit de RON.

 19.  În toate structurile care se referă la Amount/Amount Structure -» tranzacțiile în monedă străină trebuie raportate corespunzător prin indicarea Currency Code relevant, astfel încât la Amount să se completeze valoarea denominate în RON a tranzacției, iar la CurrencyAmount să se completeze valoarea în moneda străină a tranzacției.

 20.  În secțiunea GeneralLedgerEntries -» Tax percentage aferent Tax code de TVA aplicat asupra bazei (Debit Amount/Credit Amount) dă ca rezultat valoarea TVA înscrisă la nivelul DebitAmount/Credit Amount în structura TaxInformation la nivelul liniei respective din tranzacție.

 21.  În secțiunea Source Documents -» Tax percentage aferentă Tax code de TVA aplicată asupra bazei (Amount din secțiunea Source Documents subsecțiunea Sales Invoices - Invoice - Invoice Line - Invoice Line Amount) dă ca rezultat valoarea TVA înscrisă în secțiunea Source Documents subsecțiunea Sales Invoices - Invoice - Invoice Line - Tax information - TaxAmount.

 22.  În secțiunea Source Documents -» Tax percentage aferentă Tax code de TVA aplicată asupra bazei (Amount din secțiunea Source Documents subsecțiunea Purchase Invoices - Invoice - Invoice Line - Invoice Line Amount) dă ca rezultat valoarea TVA înscrisă în secțiunea Source Documents subsecțiunea Purchase Invoices - Invoice - Invoice Line - Tax information - TaxAmount.

„Bineînțeles, toate aceste verificări trebuie eficientizate în rutina lunară a entităților raportoare, prin «traducerea» datelor din .XML, concomitent cu prezentarea automată a indicatorilor-cheie rezultați din prelucrarea datelor din declarația SAF-T. (...) Treptat, este de așteptat ca entitățile raportoare să completeze și să îmbunătățească raportarea, cât și să înglobeze în procedurile interne de lucru cel puțin verificările discutate mai sus”, au mai spus specialistele de la PwC.

• Info util: avocatnet.ro organizează cursuri practice privind verificările și corelațiile pentru SAF-T, pentru a prezenta soluții la problemele des întâlnite la raportări, despre care poți afla mai multe de aici.