Dacă angajații nu știu ce responsabilități au la locul de muncă, este, cel mai probabil, vina angajatorului

Deși fiecare unitate are propriul specific și, în mod corespunzător, propria organizare a activității, o serie de dispoziții sunt comune, iar ele nu pot fi nici ignorate, nici înlocuite ori interpretate după bunul plac. Pornim de la actul normativ principal, Codul muncii, cel care stabilește, în ansamblu, regulile relațiilor de muncă și care precizează clar, fără echivoc, că salariatul prestează pentru și sub autoritatea angajatorului.

Este chiar o parte din definiția contractului de muncă, potrivit art. 10, iar art. 39 alin (2) lit. a) și art. 40 alin (1) lit. a), b), c), d) și f) confirmă nu numai relația de subordonare a salariatului, ci și obligația angajatorului de a respecta dispozițiile legale, în ansamblu.

Să ne întoarcem la momentul „-1” al oricărei relații de muncă, cel în care angajatorul, stabilind organizarea și funcționarea unității, stabilește și structura internă, adică funcțiile, ocupațiile și/sau meseriile necesare îndeplinirii scopului său.

Acest moment „-1” are trei etape:

1. Stabilirea locurilor de muncă necesare, pornind de la specificul fiecărei funcții/ocupații/meserii.
2. Comunicarea corectă și completă a informațiilor pentru identificarea potențialilor salariați.
3. Negocierea și încheierea contractului individual de muncă și a anexei acestuia (fișa postului).

Este clar că fiecare unitate își cunoaște propriile obiective generale și, la fel de clar, că a identificat sarcinile și atribuțiile pentru fiecare componentă a procesului de muncă, iar pe baza lor, specialiștii în resurse umane îi vor comunica funcțiile, ocupațiile sau meseriile de care are nevoie pentru a demara procesul de recrutare.

Tot în această fază, pe lângă obiectivele generale și cele specifice fiecărei funcții, meserii sau ocupații, angajatorul va stabili și criteriile de evaluare a realizării obiectivelor individuale de performanță și procedura evaluării, acestea fiind prevăzute în regulamentul intern și comunicate fiecărui salariat cel târziu în prima zi de lucru, potrivit art. 242 lit. i) și 243 alin (1).

Observăm că obiectivele unității sunt la baza obiectivelor individuale ale fiecărui salariat, iar criteriile de evaluare reprezintă practic „instrumentul de măsură”, fiind totodată prevăzută și o totală transparență.

Revenind la „cunoașterea atribuțiilor”, acestea sunt prevăzute clar în anexa contractului individual de muncă (fișa postului), iar un exemplar trebuie să se afle în posesia salariatului chiar înainte de începerea activității, așa cum prevede explicit art. 16 alin (3) și, în mod firesc, putem presupune nu numai că a fost explicat de către angajator în faza informării prealabile și citit de către salariat, ci chiar asumat prin semnarea sa.

Altfel spus, dacă mai mult de jumătate dintre salariați nu-și cunosc atribuțiile, atunci putem să presupunem fie că ei nu au primit un exemplar al contractului, fie că acesta era incomplet (adică nu era însoțit de anexă), fie că informarea prealabilă a fost „bifată”, nu efectuată corespunzător, dar și că oferta de muncă nu conținea clar toate informațiile relevante.

Practic, concluzia studiului confirmă una sau chiar mai multe dintre ipotezele enumerate anterior.

Efectul este, de asemenea, predictibil -- angajatorii nu pot evalua obiectivele pe care fie nu le-au stabilit, fie nu le-au comunicat clar, fie nu respectă „condițiile legii”, iar în continuare vom analiza chiar dreptul angajatorului de a evalua activitatea profesională (individuală) a salariaților.

De ce angajatorii nu pot face evaluări, în astfel de cazuri

Așa cum putem măsura, de exemplu, lungimea, lățimea și înălțimea unei încăperi și putem cântări un obiect, putem să evaluăm și obiectivele pe care angajatorul le-a stabilit, însă avem nevoie de instrumentele adecvate pentru un rezultat corect.

În funcție de ceea ce dorim să măsurăm, cântărim sau să evaluăm, alegem instrumentul corespunzător, unul care să asigure nu numai predictibilitate și transparență, ci un echilibru  care să nu încalce principiul bunei-credințe.

Dacă în cazul unei încăperi avem nevoie de pereți și tavan pentru a măsura lungimea, lățimea și înălțimea, adică de elemente certe și stabile, în cazul obiectivelor de performanță avem nevoie de limite care să ne ofere „punctele de sprijin” necesare unei evaluări obiective.

Aceste „puncte de sprijin” sunt prevăzute, pe scurt, în COR (Ordinul ministrului muncii nr. 1.832/2011), fiind detaliate pentru unele funcții/ocupații/meserii în Standardele Ocupaționale.

Astfel, în funcție de obiectivele generale ale unității sunt stabilite obiectivele individuale pentru fiecare loc de muncă, iar identificarea ocupațiilor necesare se face cu ajutorul COR și standardului ocupațional, dacă există unul.

Din momentul identificării ocupației potrivite avem o mare parte a fișei de post, adică sarcinile și atribuțiile specifice, iar pe baza acestora sunt comunicate și obiectivele individuale.

Presupunând că atât fișa postului, cât și obiectivele sunt clare, determinate (sau cel puțin determinabile), pot fi îndeplinite în timpul programului de lucru stabilit în contract și cu resursele disponibile, sunt raportate la o perioadă de timp și au fost comunicate salariatului, iar acesta și le-a însușit, putem trece la evaluarea lor, potrivit procedurii interne și cu ajutorul criteriilor corespunzătoare.

Atât criteriile (instrumentul de măsură), cât și procedura sunt elemente pe care fiecare salariat le cunoaște în măsura în care i-au fost comunicate și are în permanență acces la ele, fiind prevăzute în regulamentul intern sau chiar negociate și stabilite în „legea părților”, adică în contractul colectiv de muncă.

Avem șapte elemente pe care atât angajatorul, cât și salariatul le vor avea în vedere în cadrul evaluării, iar acestora li se adaugă și cel care stabilește, tot clar și precis, procedura.

Cu excepția personalului plătit din fonduri publice, legiuitorul nu numai că nu impune o perioadă de evaluare, nu impune nici evaluarea în sine, lăsând la aprecierea fiecărui angajator dacă stabilește o astfel de procedură și intervalul dintre evaluări, însă atunci când decide să-și exercite acest drept, trebuie să respecte dispozițiile legale.

Concret, atunci când decide să stabilească atribuțiile și obiectivele individuale de performanță, angajatorul este obligat să se raporteze la specificul fiecărei ocupații, să le comunice fiecărui salariat, să comunice și perioada de timp la care se raportează, să se asigure că ele pot fi îndeplinite în timpul programului de lucru, să se asigure că le poate „măsura”, să pună la dispoziția salariatului resursele necesare și să se asigure că salariatul a înțeles concret ce are de făcut.

Ulterior, după expirarea termenului limită și pe baza criteriilor cunoscute deja, angajatorul poate efectua evaluarea propriu-zisă, potrivit procedurii interne, recomandarea fiind ca procedura să includă și posibilitatea contestării la nivel intern a rezultatului.

Introducerea unei proceduri interne de contestare a rezultatului evaluării poate preveni un conflict de muncă, salariatul având oricum dreptul de a se adresa instanței competente și de a contesta rezultatul sau chiar evaluarea în ansamblu.

Astfel, în cazul în care angajatorul constată că au existat deficiențe sau chiar vicii în cadrul evaluării, poate interveni intern pentru a le corecta și pentru a evita un litigiu în instanță.

La prima vedere procedura pare suficient de complicată, aceasta fiind, probabil, cauza renunțării la „măsurarea” performanțelor individuale, însă nici salariații nu ar putea să îndeplinească sarcini, atribuții sau chiar obiective pe care nu le cunosc.

În același timp, periodicitatea evaluărilor depinde de specificul activităților desfășurate și se desfășoară în timpul programului de lucru, nu în afara lui, deci fiecare angajator va stabili acest aspect raportându-se la propria unitate și ținând cont de resursele disponibile și de eficiența acestor evaluări.

Dacă sunt necesare evaluări „pe etape” și este justificată întreruperea activităților pentru efectuarea lor, atunci aceste perioade vor fi adăugate la termenul final.