Interviu: Obținerea formularului A1, cursă cu obstacole: Companiile suportă costuri duble și pierd oportunități externe din cauza statului. „E nevoie de fast-track aici”

• Obținerea formularului A1 pentru angajați detașați poate dura uneori peste 12 luni, afectând mobilizarea angajaților, accesul la șantiere și determinând plata dublă a contribuțiilor sociale.
• CNPP refuză nejustificat și incoerent emiterea formularului A1 în cazuri de pluriactivitate pentru companii din construcții, deși, uneori, aceeași companie a obținut anterior aceste formulare în aceleași situații de fapt.
• Evaluarea cifrei de afaceri pentru eliberarea A1 se face subiectiv, doar pe baza decontului de TVA, ignorând alte declarații fiscale relevante și constatările ANAF.
• Interpretarea restrictivă a criteriilor și lipsa unei practici instituționale constante a CNPP creează incertitudine juridică și afectează operațiunile transfrontaliere ale angajatorilor români. Costurile economice și reputaționale ale companiilor sunt uneori semnificative.
• Companiile ar trebui să planifice din timp și să comunice eficient cu partenerii externi pentru a minimiza impactul acestor întârzieri birocratice.
• Specialistul sugerează implementarea unor soluții digitale, clarificarea criteriilor de eligibilitate și mecanisme rapide pentru sectoare critice, pentru a îmbunătăți procesul.

Gabriela Pleșa (Global Mobility & Corporate Experts): Obținerea formularului A1 pentru angajații români detașați în alte state UE poate varia ca durată în funcție de factori pe care CNPP posibil să nu îi poată nominaliza, având în vedere termenele absolut impredictibile în care se procesează cererile dar pe baza experienței generale și a practicilor curente, avem dosare care sunt in stadiul de procesare de mai mult de 12 luni,  impactul negativ asupra companiilor fiind semnificativ, sub mai multe aspecte, dintre care le menționăm pe cele mai importante. 

Întârzierea mobilizării angajaților este primul efect, deoarece fără A1 firmele riscă sancțiuni în statul de destinație dacă detașarea începe. Refuzul accesului în amplasamentele de muncă ale clienților, în special pe șantiere, majoritatea companiilor beneficiare din UE solicită formularul A1 înainte ca lucrătorul să înceapă activitatea, neacceptând dovada demersurilor prealabile din rațiuni de siguranță si protecție împotriva unor posibile sancțiuni dispuse de către autoritățile UE.

Probleme în rambursarea taxelor sau contribuțiilor achitate – fără A1, se pot dubla contribuțiile sociale (plătite și în România, și în țara gazdă). Practica aceasta este adoptată de către companiile românești, cu semnificative pierderi economice și fără un temei legal, preferând sa dispună înregistrări fiscale și să plătească contribuții sociale atât în România, cât si în statele gazdă pentru a evita sancțiunile extrem de mari din statele UE, care pot fi inclusiv de natura penală. Intervin riscuri legale deoarece autoritățile străine pot considera că detașarea este neregulamentară, ceea ce duce la amenzi sau interdicții de desfășurare a activității în statele UE (așa-numitele liste negre).

avocatnet.ro: Care sunt motivele de refuz și în ce măsură le considerați juste prin raportare la situațiile de fapt?

Gabriela Pleșa: Refuzul eliberării formularului A1 de către autoritățile române, respectiv CNPP, poate interveni din mai multe motive. Aceste refuzuri sunt, în general, fundamentate pe prevederile legislației europene și naționale în materie, în special Regulamentul (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială și Regulamentul (CE) nr. 987/2009 de aplicare a acestuia.

Cu toate acestea, în practică, se constată o frecvență semnificativă a răspunsurilor negative în situații în care activitatea companiilor se desfășoară preponderent în România, iar solicitările de formulare A1 sunt justificate de specificul obiectului de activitate și de tiparul real de lucru al angajaților vizați. Din păcate, aceste refuzuri sunt uneori motivate prin interpretări restrictive sau prin argumente care nu se regăsesc explicit în niciun act normativ european sau național.

Un exemplu ilustrativ recent este reprezentat de informarea unei companii din portofoliul nostru de clienți referitor la refuzul emiterii formularelor motivat de CNPP prin imposibilitatea eliberării formularului A1 în cazuri de pluriactivitate pentru companiile care își desfășoară activitatea în domeniul construcțiilor (CAEN 4120). Această justificare, pe lângă faptul că este subiectivă și arbitrară, nu este susținută de niciun temei legal, nici din dreptul intern, nici din reglementările Uniunii Europene (a se nota că aceeași companie a obținut în anul 2022 formulare A1 pentru cazuri de pluriactivitate...) De asemenea, nu există, până la acest moment, o practică instituțională constantă a CNPP în sensul indicat.

În sprijinul acestei poziții, menționăm că, în cadrul proiectelor pe care le gestionăm, solicitările de formulare A1 pentru cazuri de pluriactivitate în domeniul construcțiilor au fost aprobate în mod constant în ultimii opt ani, fără obiecții de natură legală sau procedurală din partea CNPP.

Această schimbare de abordare, nejustificată normativ, generează incertitudine juridică și afectează grav predictibilitatea operațiunilor transfrontaliere ale angajatorilor români, în special în sectoarele dependente de mobilitatea forței de muncă, în special domeniul construcțiilor.

Un alt motiv frecvent invocat în adresele de respingere emise de către CNPP privește analiza cifrei de afaceri a angajatorului solicitant. Constatăm, însă, că această evaluare rămâne adesea la nivelul unei aprecieri subiective, realizată exclusiv pe baza unei singure declarații fiscale – D300 (decontul de TVA).

Această abordare este problematică din mai multe perspective:

• În mod sistematic, nu sunt luate în considerare și alte declarații fiscale relevante, precum D390 (declarația recapitulativă pentru livrări/achiziții intracomunitare) și D394 (declarația informativă privind livrările/prestările și achizițiile), deși acestea oferă un tablou mai amplu al activității economice.
  
  
• Mai mult, în numeroase situații, controalele efectuate de ANAF la solicitarea CNPP, în vederea clarificării îndeplinirii criteriilor financiare, au confirmat atât corectitudinea cifrelor declarate, cât și relevanța documentației fiscale menționate anterior.
  
  
• Cu toate acestea, observațiile și argumentele noastre privind importanța declarațiilor D390 și D394 au fost ignorate în mod constant, inclusiv în sesizările transmise CNPP și în articolele de opinie publicate anterior pe această temă.

Această practică neuniformă și lipsa unei metodologii clare de analiză financiară generează incertitudine procedurală și creează un tratament discriminatoriu pentru operatorii economici care desfășoară activități transfrontaliere în condiții legale și documentate fiscal.

Considerăm că este necesară o analiză obiectivă a criteriilor de evaluare și o transparență mai mare în procesul decizional, inclusiv prin recunoașterea caracterului complementar al declarațiilor fiscale relevante, în acord cu bunele practici administrative și principiile dreptului european.

avocatnet.ro: Și cum decurge comunicarea cu CNPP în astfel de cazuri? Există dificultăți? Ce tip de feedback primesc companiile atunci când solicită clarificări sau urgentarea procesului de emitere a formularelor?

Gabriela Pleșa: Comunicarea cu CNPP aici este adesea marcată de o serie de dificultăți semnificative, ele fiind semnalate constant de companii, de consultanți și chiar de instituții europene în evaluările privind mobilitatea transfrontalieră a forței de muncă.

Companiile care solicită emiterea formularului A1 întâmpină frecvent dificultăți majore în comunicarea cu Casa, ceea ce afectează transparența și predictibilitatea procesului administrativ. Printre principalele obstacole se numără lipsa unor canale de comunicare directe și eficiente, întârzierile considerabile în răspunsuri, precum și motivațiile vagi sau generale din spatele refuzurilor.

Un aspect problematic este lipsa de coerență în interpretarea criteriilor de eligibilitate: spețe similare pot fi tratate diferit, în funcție de inspectorul responsabil. În plus, chiar dacă există un mecanism formal prin care companiile să poată solicita clarificări punctuale sau urgentarea procesării, solicitările în acest sens rămân, de regulă, fără răspuns sau fără o soluționare concretă.

Feedback-ul primit de companii este adesea formal, incomplet sau chiar inexistent, ceea ce amplifică incertitudinea procedurală, mai ales în cazurile urgente, unde respectarea termenelor contractuale depinde de eliberarea formularului A1.

Consider că este absolut necesară instituirea unor mecanisme clare și funcționale de comunicare între mediul privat și autoritățile competente, întrucât în prezent acestea nu ating nici măcar un nivel minim care să poată fi considerat rezonabil din perspectiva bunei administrări.

Din experiența personală acumulată în ultimul an și jumătate, pot afirma, în mod argumentat, că am transmis numeroase solicitări de audiență, sesizări – inclusiv către Ministerul Muncii – precum și reveniri cu solicitări de clarificare. Toate aceste demersuri au rămas, din păcate, fără răspuns. În foarte puține cazuri, am primit răspunsuri punctuale din partea inspectorilor desemnați, și doar pentru anumite cereri.

Tot din practica recentă, în situații critice, unele companii cu care colaborăm au fost nevoite să recurgă la transmiterea de ultimatumuri oficiale, însoțite de notificări privind impactul economic și contractual al întârzierilor, pentru a obține o reacție din partea autorităților.

Această stare de fapt evidențiază o nevoie urgentă de profesionalizare a dialogului instituțional, precum și de stabilire a unor termene clare de răspuns, a unor responsabilități administrative bine definite și a unei platforme digitale de interacțiune transparentă între autorități și mediul de afaceri.

avocatnet.ro: Care sunt sectoarele economice cele mai afectate în România de întârzierile birocratice în obținerea formularului A1? Și care sunt costurile pe care companiile care detașează le-au înregistrat din cauza întârzierilor?

Gabriela Pleșa: Domeniul construcțiilor si instalațiilor este cel mai afectat deoarece proiectele internaționale din construcții presupun termene stricte de mobilizare pe șantiere din UE. Fără A1, muncitorii nu pot fi legal înregistrați, iar firmele sunt blocate sau penalizate de partenerii externi. Impactul negativ este semnificativ având in vedere că în lipsa formularelor A1, în numeroase cazuri, intervin întârzieri în începerea lucrărilor, se generează costuri suplimentare/penalități de întârziere și riscul pierderii contractelor. Un alt domeniu afectat este cel din Industrie și mentenanță industrială (mecanică, electrică, automatizări).

Vulnerabilitatea în acest domeniu vine din faptul că specialiștii români sunt detașați pe proiecte scurte, dar esențiale, în mentenanță tehnică și intervenții de urgență. Fiecare zi de întârziere în trimiterea personalului are impact major asupra activității beneficiarului.
Impactul financiar este de asemenea semnificativ deoarece pot interveni penalități contractuale și imposibilitatea de a respecta termenele de intervenție.

Alte domenii afectate sunt cele de transport/logistica și IT/consultanță tehnică, în acest din urmă caz din cauza interpretărilor neunitare ale CNPP pentru cazurile de pluriactivitate (munca în România + alte state, în misiuni alternative de detașare și în acest caz pot sa apară întârzieri în livrarea proiectelor, dificultăți contractuale și financiare).

Pe lângă aspectele financiare în care firmele se confruntă cu penalități contractuale, pierderi comerciale, blocarea plăților din partea partenerilor externi, sunt generate și cheltuieli administrative/logistice suplimentare. În paralel, reputația acestora este afectată de percepția de neconformitate, ceea ce poate duce la pierderea unor colaborări viitoare și la slăbirea relațiilor de business. Totodată, întârzierile au impact negativ asupra organizării interne, pun presiune pe echipele de lucru și afectează disponibilitatea angajaților de a presta activitate în afara României în condiții de incertitudine în privința datelor de plecare/ începere a activității în străinătate, spre exemplu.

avocatnet.ro: Există cazuri în care clienții dumneavoastră au pierdut contracte pe acest fond?

Gabriela Pleșa: Da, există cazuri concrete în care clienții noștri au pierdut contracte importante din cauza întârzierilor și eficienței administrative legate de obținerea formularului A1. În special în domeniul construcțiilor și al serviciilor tehnice, am asistat companii care, din cauza blocajelor repetate și a lipsei unor răspunsuri clare din partea CNPP, nu au reușit să mobilizeze personalul calificat la timp pe șantiere din alte state membre UE. Acest lucru a condus la întârzieri semnificative în derularea proiectelor, ceea ce a afectat termenele contractuale asumate, penalizări financiare impuse de beneficiari, dar și riscul direct de reziliere a contractelor. Au fost cazuri în care întârzierea emiterii formularelor A1 au dus la pierderea oportunităților viitoare, din cauza reputației afectate în fața partenerilor externi.

De exemplu, o companie din sectorul construcțiilor cu care colaborăm a pierdut un contract major în Germania, în valoare de câteva sute de mii de euro, deoarece formularul A1 pentru angajații detașați nu a fost emis în termen util, iar beneficiarul a refuzat să permită accesul echipei fără documentația completă.

Un alt caz concret implică o companie care activează într-un procent semnificativ în regim de pluriactivitate și care a înregistrat întârzieri majore în emiterea formularului A1. Din cauza acestor întârzieri, partenerii contractuali au refuzat plata facturilor emise până la prezentarea documentului A1. Situația a generat dificultăți financiare și operaționale semnificative pentru companie.

Toate aceste aspecte au fost sesizate în mod repetat, în scris, și comunicate către CNPP, însă fără un răspuns concret, prompt sau soluționare eficientă.

Acest exemplu reflectă necesitatea stringentă a îmbunătățirii procesului de emitere a formularului A1, în special în situațiile de pluriactivitate, pentru a preveni astfel de blocaje care afectează negativ atât fluxurile financiare ale companiilor, cât și relațiile comerciale cu partenerii externi.

avocatnet.ro: Ați observat diferențe în abordarea instituțiilor corespondente din alte state europene? Care sunt cele mai bune practici pe care România ar trebui să le adopte imediat?

Gabriela Pleșa: Da, există diferențe semnificative între abordarea autorităților din România (prin CNPP) și cea a instituțiilor similare din alte state europene în ceea ce privește gestionarea cererilor pentru formularul A1 și comunicarea cu angajatorii. Aceste diferențe nu sunt doar de natură procedurală, ci reflectă nivelul de digitalizare, transparența administrativă și orientare către contribuabil.

Instituțiile similare din alte state europene pun accent pe servicii rapide, digitale și orientate spre soluții, nu pe birocrație și blocaj administrativ. România ar trebui să preia urgent aceste modele pentru a sprijini real mobilitatea legală a forței de muncă și a evita riscurile legate de muncă nedeclarată sau de sancțiuni internaționale. Inclusiv aceste aspecte au fost enunțate în numeroasele sesizări transmise către CNPP.

avocatnet.ro: Care sunt recomandările dvs. pentru îmbunătățirea imediată a procesului de emitere a formularului A1 de către CNPP și care ar fi, în opinia dumneavoastră, primii pași concreți ce ar trebui făcuți? Considerați că ar fi utilă implementarea unor proceduri accelerate (fast-track) pentru sectoarele critice? 

Gabriela Pleșa: Pentru îmbunătățirea imediată a procesului de emitere a formularului A1 recomand implementarea unui sistem digital transparent, clarificarea criteriilor de eligibilitate, stabilirea unor termene procedurale predictibile, crearea unor canale eficiente de comunicare cu CNPP și introducerea unui mecanism fast-track pentru companiile conforme din sectoare critice, toate acestea fiind pași concreți care ar reduce semnificativ blocajele actuale. Mai multe state membre au implementat mecanisme accelerate pentru emiterea formularului A1, în special pentru a sprijini mobilitatea transfrontalieră și telemunca, de exemplu Polonia, Finlanda, Olanda, iar alte state au termene extrem de reduse pentru soluționare de cateva zile, în unele cazuri maximum 24 ore, exemplificativ Belgia, Spania etc.

avocatnet.ro: Cum reușesc consultanții și companiile să gestioneze relațiile cu clienții străini afectați de aceste întârzieri? Ce soluții temporare sau alternative găsiți, dacă există?

Gabriela Pleșa: Există soluții temporare și strategii adaptive, însă acestea sunt doar paliative, înlocuind un proces administrativ eficient și predictibil. Printre soluțiile temporare utilizate de către companiile cu care colaborăm pentru a gestiona întârzierile în obținerea formularului A1 se numără comunicarea transparentă cu partenerii externi, furnizarea de documente justificative referitoare la demersurile prealabile, negocierea unor clauze contractuale flexibile și apelarea la expertiză juridică pentru susținerea legalității activității desfășurate până la emiterea documentului în cazul controalelor dispuse de autoritățile de control din statele UE.

avocatnet.ro: În fine, care sunt măsurile pe care dumneavoastră, în calitate de consultant, le recomandați firmelor pentru a minimiza impactul negativ al acestor întârzieri birocratice?

Gabriela Pleșa: În primul rând, este esențială planificarea anticipată, prin depunerea cererilor cu cel puțin 30 de zile înainte de detașare (dacă este posibil) și stabilirea unui calendar intern pentru pregătirea documentației necesare detasării.

În al doilea rând, cererile trebuie să fie complet și corect întocmite de la prima depunere, incluzând informațiile din toate declarațiile fiscale și documentele relevante, D112, d300, D394, D390 și altor documente financiare relevante pentru a demonstra activitatea substanțială în România.

Totodată, recomand standardizarea comunicării cu autoritățile, prin formulări clare și bine argumentate legal, precum și păstrarea unui istoric al corespondenței, util în cazul contestațiilor.

La nivel contractual, firmele ar trebui să adapteze clauzele comerciale, pentru a permite flexibilitate în cazul întârzierilor administrative, și să stabilească proceduri clare privind documentele interimare acceptate de parteneri.

Comunicarea constantă cu clienții externi este, de asemenea, esențială, pentru menținerea încrederii și a predictibilității, iar în cazuri sensibile, este indicat sprijinul juridic specializat, inclusiv prin furnizarea de opinii legale care să susțină temporar legalitatea activității. În final, consider că este important ca firmele să documenteze și să sesizeze oficial situațiile problematice către CNPP și alte autorități relevante, pentru a contribui la îmbunătățirea practicilor administrative actuale.