avocatnet.ro 
- Angajatorii trebuie să fie permanent actualizați cu prevederile din Codul muncii, OUG 25/2014, OUG 194/2002 și Legea 122/2006 pentru a gestiona eficient conformitatea legală.
- Este crucial ca angajatorii să verifice documentele, dosarul personal și să respecte procedurile legale pe parcursul angajării, inclusiv notificarea IGI cu privire la orice modificări ale contractelor sau statutului angajaților.
- Angajatorii trebuie să aibă, dinainte, o imagine cât mai clară a costurilor implicate și să fie conștienți de obligațiile legate de asigurările sociale și de sănătate, precum și de costurile de cazare, care nu sunt obligatorii, dar care pot influența relația cu angajații.
- Există necorelări și probleme de aplicare a legislației la nivelul inspectoratelor de imigrări în România, iar angajatorii trebuie să se pregătească să le facă față.
Gestionarea eficientă a conformității legale și a riscurilor asociate angajării lucrătorilor străini în România este crucială pentru angajatori, având în vedere deficitul semnificativ de forță de muncă și reglementările legislative care se modifică aproape anual. La o privire scurtă înapoi vedem că în ultimele 18 luni legisția de bază în domeniu a primit trei seturi de modificări legislative deosebit de importante.
Această gestionare implică o serie de pași procedurali, considerații financiare, administrative și o atenție deosebită la aspectele relațiilor de muncă și fiscale. Luna trecută, avocatnet.ro a organizat o conferință despre recomandările practice și lecții utile pentru companiile care se folosesc/vor să se folosească de forța de muncă non-UE, alături de Gabriela Pleșa, fondatoarea Global Mobility & Corporate Experts. Pe baza celor discutate, am realiat, în cele ce urmează, o sinteză a modului în care angajatorii pot gestiona eficient aceste aspecte:
Înțelegerea și respectarea cadrului legal și a procedurilor
- Obținerea adeverinței privind forța de muncă disponibilă: Aceasta se eliberează de către Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă (AJOFM) sau Agenția Municipală a Ocupării Forței de Muncă (AMOFM București) și certifică dacă există forță de muncă disponibilă din România sau statele UE pentru postul solicitat. Este crucial de menționat în procesul verbal de selecție că AJOFM/AMOFM nu au efectuat repartiții, chiar dacă în adeverință apar candidați. Anunțul în presa scrisă trebuie publicat doar după data eliberării adeverinței AJOFM.
- Echivalarea diplomelor de studii: Este obligatorie pentru angajații detașați și pentru lucrătorii înalt calificați. Chiar dacă nu este necesară la depunerea documentației inițiale pentru avizul de muncă pentru lucrătorii permanenți, este obligatoriu să faceți demersurile imediat după angajare pentru a avea diploma echivalată în dosarul personal al angajatului, prevenind problemele la controalele ulterioare de la Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) sau Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI)
- Obținerea avizului de muncă/detașare: Acest document oficial, eliberat de IGI, atestă dreptul angajatorului de a încadra un străin pe o anumită funcție. Termenul legal de soluționare este de 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire cu 15 zile, dar în practică, programările pot fi obținute cu întârzieri semnificative.
- Obținerea vizei de lungă ședere (viză de muncă/detașare): După obținerea avizului, se solicită viza cu o valabilitate de 90 de zile în consulatul din țara de origine a lucrătorului. Cetățenii din state cu liberă circulație în spațiul Schengen (ex: SUA, Mexic, Canada) nu necesită viză de muncă.
- Semnarea contractului individual de muncă (CIM): Acesta se întocmește în termen de 15 zile de la intrarea străinului în România, după activarea vizei de muncă.
- Obținerea permisului de ședere temporară cu CNP alocat: CNP-ul este alocat acum prin intermediul avizului de muncă, simplificând procedura de salarizare.
Managementul costurilor și riscurilor financiare
Trecând peste costurile procedurii de recrutare în sine, ne uităm mai întâi la costurile procedurale: astfel, pe lângă taxele oficiale (100 de euro pentru avizul de muncă, 120 pentru viză, 120 de euro + 259 de lei pentru permisul de ședere), există costuri adiacente pentru traducerile legalizate (cazier, diplome), certificatele constatatoare de la ONRC și anunțurile în presă.
Taxele procedurale (adică aviz de muncă, ONRC, anunț în presă) sunt obligatorii și revin exclusiv angajatorului. Costurile pentru asigurări medicale de călătorie și transport (bilete de avion) pot fi negociate cu angajatul, dar în practică, mulți angajatori le acoperă integral, alături de costul permisului de ședere.
Ce facem cu cazarea oamenilor aduși în România? Asigurarea cazării pentru angajați nu este o obligație legală, ci mai degrabă rezultatul unei negocieri. Dacă angajatorul o asigură, atunci se activează și prevederi fiscale specifice din zona beneficiilor acordate angajaților (legea fiscală nu face distincție între angajații români și cei străini).
Asigurarea conformității pe durata relației de muncă
În primul rând, recomanda Gabriela Pleșa în cadrul conferinței avocatnet.ro, este esențială corelarea datelor:
„E foarte importantă verificarea conformității documentelor din dosarul de personal. Uite ce anume verificăm noi în mod constant atunci când avem situații în care ni se solicită auditul pentru companiile care gestionează cetățeni străini: (1) întotdeauna să aibă o viză în scrisă în pașaport; apoi, (2) codurile COR de la angajare, să existe corelare între ce scrie în aviz cu datele înscrise în contractul individual de muncă. Am avut situații în care avizul era pentru muncitor necalificat, iar în contractul de muncă era cu totul altceva (...); apoi, (2) corespondența atribuțiilor de serviciu - ca la oricare alt cetățean român angajat, trebuie să avem grijă la toate aspectele legate de corespondența atribuțiilor de serviciu cu fișele de instructaj, (4) fișa de medicină a muncii, de asemenea, nu trebuie să lipsească. (5) Atestatele de echivalare a studiilor, atunci când e cazul - nu trebuie să lipsească din dosarul personal”.
Deși avizul de muncă se obține pe baza unei declarații pe proprie răspundere a candidatului privind starea de sănătate, este crucial ca acesta să efectueze examenul de medicină a muncii imediat. Altfel, se poate ajunge la situații costisitoare dacă angajatul este declarat inapt medical pentru munca respectivă, întrucât, practic, angajatorul constată că a suportat niște costuri pentru un angajat care nu poate presta munca respectivă.
Mai departe, iar aici vorbim de o condiție asupra căreia s-a pronunțat chiar Înalta Curte, anul acesta, angajatorul trebuie să desfășoare efectiv activitatea pentru care solicită avizul de muncă, nu doar să o aibă menționată în acte. Aceasta se dovedește prin contracte de servicii încheiate, situații de încasări și controale la punctele de lucru. Companiile noi trebuie să aibă minim un an de activitate și să fi desfășurat activitate specifică în domeniul respectiv.
Gabriela Pleșa recomandă, totodată, angajatorilor să se asigure că străinii nu au antecedente penale incompatibile cu activitatea, prin verificarea cazierelor judiciare legalizate/supralegalizate din țara de domiciliu.
gabriela neamtu