Clarificare: Nu mai există ideea de „user și parolă” de firmă în sistemul Reges-Online

De reținut, pe scurt:

• Reges-Online a eliminat conceptul de "cont al firmei" cu user și parolă, introducând autentificarea individuală pentru accesarea platformei, indiferent de rolul utilizatorului.
• Există trei metode de autentificare individuală în Reges-Online: identitatea digitală (ROeID), semnătura digitală, sau temporar prin cont creat la ghișeul ITM (valabil 30 zile).
• Cu același cont individual se poate accesa atât interfața de "Angajat" cât și cea de "Angajator", fără a fi necesare conturi separate pentru roluri diferite.
• După autentificarea individuală, utilizatorul trebuie să solicite explicit accesul la registrul angajatorului dorit, acest acces nefiind acordat automat.
• Delegarea se poate face doar de către cineva care are deja cont în Reges-Online, acces la registrul de angajator și drept de a delega.

Sistemul Reges-Online a eliminat conceptul de „cont al firmei” cu user și parolă. Noul sistem introduce autentificarea individuală ca mod de accesare și utilizare a Reges-Online, ceea ce înseamnă că fiecare persoană (oricare dintre noi, ca indivizi) se autentifică în sistem: nu contează că vrei să accesezi ca angajat al unei companii care se ocupă de registru pentru compania respectivă, nu contează că vrei să accesezi ca prestator sau ca angajat al unui prestator de servicii, nu contează că vrei să accesezi ca angajat, ca împuternicit al unei persoane juridice străine ș.a.m.d., în toate situațiile accesarea se face individual, prin crearea unui cont propriu. 

Dacă vorbim de cont invidual / autenficare individuală este lesne de înțeles că nu este posibilă crearea unui cont pentru altcineva. Sublinierea este deosebit de importantă, din moment ce un număr mare de întrebări merg fix în direcția asta: „administratorul firmei nu vrea să-și facă cont, pot să fac eu cu datele sale?” - răspunsul este un categoric NU. 

Ca să putem ajunge să accesăm și să lucrăm în registrul unui angajator, primul pas este acela de a ne crea un cont individual în Reges-Online, iar abia apoi să cerem acces la un registru sau chiar la mai multe. 

Mecanismele de autentificare individuală sau de creare a contului în platforma Reges-Online

• Identitatea digitală (ROeID) (am explicat mai multe respre ROeID în acest material recent): ROeID, prin aplicația sa mobilă, pe care utilizatorii o pot instala indiferent de sistemul de operare folosit (Android sau IOS) permite oricărui cetățean român să-și creeze o identitate digitală în relația cu statul. Avantajul folosirii ROeID este că e gratuită, e pusă la dispoziție chiar de stat și permite obținerea identității digitale în câteva zile (dacă există întârzieri trebuie știut că fiecare proces trece de un „verificator uman”, ceea ce înseamnă că cineva, „la celălalt capăt al firului” verifică dacă noi suntem una cu ce apare în buletinul cu care trebuie să ne pozăm în procesul de creare a contului). ROeID, din moment ce este o identitate digitală, NU poate permite crearea contului pentru altcineva.
• Semnătura digitală: Utilizatorii pot activa contul prin încărcarea documentului de confirmare de la ANAF. Este una dintre metodele mai sigure pe termen lung, așa cum sugerează reprezentanții Inspecției Muncii.
• (temporar!) Cont creat la ghișeul ITM: Această opțiune este mai puțin recomandată (chestiune subliniată chiar de reprezentanții Inspecției Muncii), deoarece contul are o valabilitate limitată (30 de zile) pentru aplicația de angajator, timp în care trebuie dobândit accesul prin una dintre variantele de mai sus. Este, de asemenea, mai puțin sigură decât celelalte două metode.

Cu același cont individual se poate vizualiza și situația personală, în interfața de „Angajat”, se poate solicita și accesul la registrul unui angajatoru sau la mai multe registre. Nu avem nevoie să ne facem conturi separate în Reges-Online dacă suntem atât prestator, cât și angajat, de pildă - interfețele sunt în egală măsură accesibile de pe același cont, putându-se face ușor trecerea de la interfața „Angajator” la interfața „Angajat”. 

Trebuie obligatoriu solicitat accesul la registru

• Cerere de acces: O persoană poate solicita acces la registru în calitate de reprezentant legal sau de împuternicit.
  • Pentru societățile înregistrate la Registrului Comerțului (ONRC), verificarea se face automat, iar accesul poate fi aprobat în câteva secunde dacă CNP-ul solicitantului este asociat cu CUI-ul firmei.
  • Pentru alte entități, care nu sunt înregistrate la ONRC, este necesar să se atașeze documente doveditoare ale calității celui care cere acces la registru. Aceste documente trebuie să fie semnate electronic - cei de la Inspecția Muncii au atras atenția, în cadrul unei sesiuni dedicate înțelegerii noii platforme, că lipsa semnăturii electronice este motivul pentru care multe solicitări de acces sunt respinse. Detalii cu privire la aceste documente regăsim în Ordinul ministrului muncii nr. 1107/2025.
• Delegarea accesului: O persoană care are deja acces la registrul unui angajator și are puterea de a delega (de exemplu, un reprezentant legal sau un angajat cu drept de delegare) poate acorda drepturi de acces altor persoane. Această delegare se poate face către:
  • un angajat propriu al angajatorului;
  • un prestator de servicii - aici, dreptul va fi primit de reprezentantul legal al prestatorului, de un împuternicit sau de un angajat al prestatorului cu drept de delegare.

• Angajatul cu drept de delegare în Reges-Online: un rol util pentru perioadele de absență și nu numai
• Acces multiplu la registrul unui angajator și încetarea automată a delegării

Diferența față de Revisal

• Revisal era un program desktop care trebuia descărcat și instalat pe calculatoare, iar baza de date era stocată fizic pe acel computer. Transmiterea datelor se făcea prin fișiere RVS pe portalul Inspecției Muncii, de obicei la sfârșitul zilei sau cu toate înregistrările odată, și primea un cod de încărcare.
• Reges-Online este o aplicație web accesibilă de pe orice browser (telefon, laptop, tabletă) atâta timp cât există conexiune la internet. Se lucrează direct în registru online, iar modificările (adăugarea unui salariat, unui contract) apar aproape imediat (în câteva secunde) în registru, eliminând necesitatea depunerii fișierelor și a codurilor de încărcare. Reges-Online înregistrează și „jurnalizează” cine a făcut fiecare modificare în registru, afișând numele și prenumele persoanei respective, precum și data la care s-au făcut operațiunile respective.