Ce trebuie sa contina obligatoriu o factura

Potrivit Codului Fiscal, orice persoane inregistrata in scopuri TVA, care efectueaza o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

De asemenea, persoana impozabila este obligata sa emita o factura catre fiecare beneficiar si pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile.

Incepand cu 1 ianuarie 2007, firmele nu mai sunt obligate sa utilizeze facturi tipizate, emise de Imprimeria Nationala sau de tipografii autorizate, ci se pot folosi de un format propriu. Totusi, Codul Fiscal stabileste anumite elemente care nu pot lipsi dintr-o factura, si anume:
  • numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
  • data emiterii facturii;
  • data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;
  • datele firmei care emite factura: nume, adresa si cod de inregistrare fiscala;
  • datele beneficiarului bunurilor sau serviciilor: nume, adresa si codul de inregistrare fiscala;
  • date despre bunurile sau serviciile livrate: denumire, cantitate, pretul unitar;
  • valoarea bunurilor sau serviciilor fara TVA;
  • indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei. In cazul in care nu se datoreaza taxa, factura trebuie sa contina trimiterea la dispozitiile aplicabile din Codul Fiscal sau din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversa;
  • in cazul in care se aplica un regimul special (agentii de turism, bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie, antichitati), factura va contine trimiterea la articolul corespunzator din Directiva 112 care sa indice ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective;
  •  o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.
Daca beneficiarul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie sa mai contina, pe langa numele beneficiarului, si datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa si codul de inregistrare fiscala).

Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizeaza ca, in cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in Romania, care au sedii secundare fara personalitate juridica pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului activitatii economice a persoanei juridice si, optional, se poate inscrie si adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile si/sau au fost prestate serviciile.

In cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in afara Romaniei, care au sedii fixe pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului fix din Romania care a realizat livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii.

De asemenea, potrivit Legii societatilor comerciale (31/1990), pe orice factura intocmita de o societate trebuie sa se mentioneze si denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare. In cazul societatilor cu raspundere limitata, facturile vor contine si capitalul social, iar pe facturile emise de societatile pe actiuni trebuie mentionate capitalul social subscris, dar si cel varsat.

In plus, daca facturile sunt emise de o sucursala, acestea trebuie sa mentioneze si oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul ei de inregistrare.

Puteti intocmi facturile in orice limba oficiala a statelor membre UE, insa la solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie sa asigurati traducerea in limba romana. Trebuie sa stiti ca, potrivit Codului Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

De asemenea, baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar, daca operatiunea nu este scutita de TVA, suma taxei trebuie inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari, baza impozabila va fi convertita in lei, utilizand ultimul curs de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea in cauza.

Potrivit Legii contabilitatii (82/1991), facturile trebuie sa fie arhivate, odata cu celelalte documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Cum se corecteaza facturile

Art. 159 din Codul Fiscal stabileste cum pot fi corectate informatiile inscrise in facturi in cazul personelor inregistrate in scopuri TVA.

Astfel, cea mai simpla situatie este cea in care factura nu a fost transmisa la beneficiar. In acest caz, factura se anuleaza pur si simplu si se emite un nou document cu informatiile corecte.

Totusi, daca factura a fost trimisa beneficiarului, exista doua moduri prin care se pot corecta informatiile pe care aceasta le contine.

O prima varianta este aceea in care se emite o noua factura care sa cuprinda atat informatiile din documentul initial, numarul si data documentului corectat, valorile cu semnul minus, cat si informatiile si valorile corecte.

Cea de-a doua posibilitate pentru a corecta o factura transmisa beneficiarului este aceea de a emite un nou document continand informatiile si valorile corecte, iar concomitent sa se emita un document cu valorile cu semnul minus in care se inscriu numarul si data facturii corectate.

In situatia in care baza de impozitare se ajusteaza (subiect despre care AvocatNet.ro a scris mai multe aici), Normele metodologice de aplicare a Codului Fiscal stabilesc ca furnizorii/prestatorii trebuie sa emita si sa transmita beneficiarului facturi cu valorile inscrise cu semnul minus cand baza de impozitare se reduce sau, dupa caz, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza.

Exceptie face doar situatia in care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate incasa din cauza falimentului beneficiarului.

De asemenea, Normele metodologice mai prevad ca, daca o persoana impozabila a emis facturi aplicand regimul de taxare si ulterior intra in posesia documentelor justificative care ii dau dreptul la aplicarea unei scutiri de TVA prevazute la art. 143, 144 sau 1441  din Codul Fiscal, aceasta poate corecta facturile emise aplicand regimul de scutire corespunzator operatiunilor realizate.

Corectarea facturilor si inspectia fiscala

Art. 159 din Codul Fiscal mai stabileste ca persoanele impozabile pot emite facturi de corectie catre beneficiari daca, in urma unui control fiscal, au fost constatate erori in ceea ce priveste stabilirea corecta a taxei colectate. Pe facturile emise se va face mentiunea ca sunt emise dupa control si vor fi inscrise intr-o rubrica separata in decontul de taxa. Beneficiarii au drept de deducere a taxei inscrise in aceste facturi in limitele si in conditiile stabilite la art. 145 - 1471 din Codul Fiscal.

Potrivit Normelor metodologice de aplicare a Codului Fiscal, organele de inspectie fiscala vor permite deducerea TVA in cazul in care facturile controlate aferente achizitiilor nu contin toate informatiile obligatorii mentionate mai sus sau contin informatii incorecte, daca, pe perioada desfasurarii inspectiei fiscale la beneficiar, documentele respective vor fi corectate de furnizor sau prestator.

Totusi, trebuie sa retineti ca furnizorul/prestatorul are dreptul sa corecteze, dintre informatiile pe care o factura trebuie sa le contina in mod obligatoriu, doar pe acelea care nu modifica baza de impozitare si/sau taxa aferenta operatiunilor ori nu modifica regimul fiscal al operatiunii facturate initial, chiar daca a fost supus unei inspectii fiscale.

“Aceasta factura va fi atasata facturii initiale, fara sa genereze inregistrari in decontul de taxa al perioadei fiscale in care se opereaza corectia, nici la furnizor/prestator, nici la beneficiar”, mai prevad Normele metodologice.