La sfarsitul lunii iulie intra in vigoare Legea nr. 148/2012, care reglementa factura electronica. Actul normativ aducea completari importante fata de prevederile existente la momentul respectiv in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi electronice, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor. Ulterior, la aproximativ o luna de la intrarea in vigoare a prevederilor, Guvernul a decis sa suspende aplicarea lor pana la 1 ianuarie 2013.

Aproape in acelasi timp cu suspendarea aplicarii dispozitiilor legii nr. 148/2012, Guvernul a modificat, prin OG nr. 15/2012, Codul fiscal. Actul normativ a introdus in Codul fiscal reglementari noi in ceea ce priveste factura electronica, ele urmand sa se aplice tot de la 1 ianuarie 2013. In plus, prin HG nr. 1071/2012, Guvernul a modificat si Normele de aplicare a Codului fiscal, acest act normativ aducand si mai multe clarificari privind facturarea electronica.

Noile reguli privind factura electronica nu se suprapun si nici nu se contrazic cu cele existente in Legea nr. 148/2012, ci ele aduc un plus de claritate in ceea ce priveste aceasta metoda de facturare.

Astfel, potrivit prevederilor din Normele Codului fiscal, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile.

Mai mult decat atat noile reguli precizeaza ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. In schimb, facturile create in format electronic prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

Prevederile introduse in Codul fiscal, aplicabile de la 1 ianuarie 2013, stipuleaza ca utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar. Aceasta operatiune include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. 

De asemenea, Codul fiscal mai prevede ca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii.

Potrivit normelor de aplicare a prevederii, aceasta obligatie apartine atat prestatorului, cat si beneficiarului, iar acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia cadetine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

"Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii", se mai prevede in OG nr. 15/2012.

Prin HG nr. 1071/2012, Guvernul stabileste ca prin control de gestiune se intelege procesul prin care persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare. 

”Controlul de gestiune trebuie sa corespunda volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, sa ia in considerare numarul si valoarea tranzactiilor, precum si numarul si tipul de furnizori/clienti si, dupa caz, orice alti factori relevanti. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea
documentelor justificative”, explica normele Codului fiscal.

De asemenea, pista fiabila de audit mentionata de Codul fiscal trebuie, conform reglementarilor din Norme, sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Persoana impozabila poate alege metoda prin care demonstreaza legatura dintre o factura si o livrare/prestare.

In afara de controalele de gestiune, Codul fiscal numeste si alte tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice:

  • o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;
  • un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor.

Normele Codului fiscal subliniaza ca aceste tehnologii sunt doar exemple, nu si cerinte obligatorii. Singurul caz in care ele devin obligatorii este cel al facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliti in tari cu care nu exista niciun instrument juridic privind asistenta reciproca pentru livrari de bunuri sau prestari de servicii care au locul in Romania.

Atentie! «Autenticitatea originii» inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii, iar «integritatea continutului» inseamna ca nu a fost modificat continutul impus al facturii. Nu uitati ca modificarile recente ale Codului fiscal au stabilit ca din 2013 facturile vor contine noi informatii obligatorii.

Clarificari privind stocarea facturilor electronice

Ordonanta care a modificat Codul fiscal la inceputul lunii septembrie a stabilit o serie de reguli si pentru stocarea facturilor emise in format electronic.

"Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice", se prevede in Codul fiscal.

Potrivit noilor reglementari, persoana impozabila are obligatia sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite. In plus, mai trebuie stocate si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

Contribuabilul are posibilitatea sa aleaga locul de stocare a facturilor emise si primite si a celorlalte informatii, atata timp cat acestea pot sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Daca locul de stocare ales nu se afla pe teritoriul Romaniei, persoanele impozabile stabilite in Romania au obligatia sa comunice organelor fiscale competente unde sunt stocate facturile.

Totusi, normele legale contin si o limitare, precizand ca "locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) 904/2010".

OG nr. 15/2012 mai stabileste ca, in scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul online la date, persoana impozabila stabilita in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

Aceeasi obligatie o au si persoanele impozabile nestabilite in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care au optat.

Normele Codului fiscal vin cu cateva completari stabilind ca facturile emise/primite in forma electronica pot fi convertite pe suport hartie in vederea stocarii.

”Indiferent de forma in care este emisa/primitafactura, si factura stocata in forma pentru care a optat persoana impozabila se considera exemplar original”, mai precizeaza HG nr. 1071/2012.