Fiscul raspunde: Cum se pastreaza evidentele contabile si fiscale ale firmelor si persoanelor fizice?

Conform art. 80 din Codul de procedura fiscala, evidentele contabile si fiscale trebuie pastrate fie la domiciliul fiscal al  contribuabilului, fie la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic.

In cazul creantelor fiscale administrate de ANAF, prin domiciliu fiscal se intelege:

• pentru persoanele fizice -  adresa unde isi au domiciliul sau adresa unde locuiesc efectiv, in cazul in care aceasta este diferita de domiciliu;
• pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere - sediul activitatii sau locul unde se desfasoara efectiv activitatea principala;
• pentru persoanele juridice - sediul social sau locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor, in cazul in care acestea nu se realizeaza la sediul social declarat;
• pentru asocierile si alte entitati fara personalitate juridica - sediul acestora sau locul unde se desfasoara efectiv activitatea principala.

De asemenea, reglementarile legale permit contribuabililor sa isi tina documentele contabile si la societati specializate, autorizate sa ofere servicii de arhivare. Totusi, prin exceptie de la aceste prevederi,videntele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza la domiciliul fiscal al contribuabililor ori la sediile secundare ale acestora.

In cazul in care contribuabilul si-a contractat un serviciul de contabilitate externalizat, evidentele contabile si fiscale pot fi pastrate in perioada 1-25 a lunii urmatoare la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate care intocmeste declaratiile fiscale ale contribuabilului pe baza acelor documente.

Foarte important! Daca evidentele contabile si fiscale  sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe langa datele arhivate in format electronic, contribuabilul  este obligat sa pastreze si sa prezinte inspectorilor de control si aplicatiile informatice cu ajutorul carora le-a generat. Nerespectarea acestei obligatii reprezinta contraventie si se sanctioneaza, conform Codului de procedura fiscala, cu amenda de la 2.000 lei la 3.500 lei, pentru persoanele fizice, si cu amenda de la 12.000 lei la 14.000 lei, pentru persoanele juridice.

Cat timp trebuie pastrate documentele contabile si fiscale?

Potrivit Legii Contabilitatii, dar si a Ordinului  nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, termenul de pastrare a evidentelor contabile si fiscale difera in functie de tipul documentului.

Astfel, statele de salarii trebuie pastrate timp de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

De la aceasta regula fac exceptie o serie de documente care trebuie arhivate numai timp de 5 ani, ca de exemplu:

• nota de receptie si constatare diferente;
• bonul de primire in consignatie;
• bonul de predare, transfer si restituire;
• bonul de consum;
• dispozitia de livrare;
• fisa de magazie;
• lista de inventariere;
• chitanta;
• dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• decontul pentru operatiuni in participatie;
• ordinul de deplasare;
• decontul de cheltuieli;
• nota de debitare-creditare;
• extrasul de cont;
• borderoul de primire a obiectelor in consignatie;
• borderoul de iesire a bunurilor din consignatie;
• jurnalul privind operatiuni diverse;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• decizia de imputare;
• angajamentul de plata.

De asemenea, exista si documente care trebuie pastrate mai mult de 10 ani. In aceasta categorie se inscriu documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani. Acestea trebuie pastrate pe intreaga perioada de utilizare a bunurilor.