Ce mai citim: Cinci metode simple pentru a câștiga timp

Articol scris de Daniel Tănase.

Se spune că nu există secrete pe care timpul să nu le scoată la iveală. De aceea este foarte important să conștientizăm și să acționăm în direcția unui bun management al timpului. Nu este timp de pierdut, de lenevit, de considerat că sunt bolnav, de procrastinat în gol deoarece ceea ce poți face astazi nu trebuie lăsat pe mâine.

Dacă rămâi fără bani atunci nu mai ai bani, dar dacă rămâi fără timp atunci ai pierdut o parte din viața ta. Având în vedere aceste aspecte, m-am gândit să abordez pentru tine managementul timpului și cum putem să ne organizăm mai bine astfel încât să devenim mai productivi, mai eficienți și să reușim până la urmă să ne folosim cât mai bine de această resursă primară pentru noi toți.

De asemenea, îți voi propune și câteva metode simple și eficiente de gestionare a timpului pe care, fie că le aplici în viața ta personală, fie că le aplici în viața ta profesională, te vor ajuta să devii din ce în ce mai bun la acest capitol.

În primul rând aș vrea să-ți atrag atenția cât de important este să conștientizezi trecerea timpului și m-am gândit la un exemplu. Dacă ai fost vreodată într-un cazinou ai observat că nu este niciun ceas pe pereți, fie clasic, fie digital? Te-ai întrebat vreodată de ce? Pentru ca ei nu vor ca tu să știi cum trece timpul astfel încât să stai acolo cât mai mult și evident să cheltui cât mai mult, de obicei până se golește buzunarul.

Nu sunt un jucător de cazinou, dar am înțeles un lucru, foarte important: trebuie să fii foarte conștient în permanență de trecerea timpului. Este regula de aur în gestionarea timpului. Este în avantajul tău să știi cum trece timpul, așa că treci la acțiune și pune un ceas în fiecare cameră în care stai, la birou, mai mare sau mai mic, digital sau nu, nu are importanță, dar trebuie să ai cumva mereu în fața ochilor un instrument de măsurare a timpului.

Viața mea a avut perioade în care a fost dezorganizată din acest punct de vedere până într-o zi când mi-am dat seama cât de important este timpul. În calitate de om de vânzări angajat la o multinațională, stabilisem o întâlnire cu un client la sediul acestuia. Am ajuns acolo cu aproximativ 10 minute înainte, așa cum făceam de obicei (punctualitatea a fost și va rămâne una dintre calitățile mele, nu am întârziat niciodată la o întâlnire).

A fost anunțată patronului sosirea mea, acesta fiind undeva prin fabrică și am fost rugat politicos să aștept câteva minute și până atunci să servesc o cafea. Trecusem deja telefonul pe modul silențios, așa cum ar trebui să facă orice profesionist, și aștept savurând din cafea. Timpul s-a scurs și nu am așteptat doar câteva minute, ci aproximativ 45 de minute.

Până la urmă patronul firmei a venit și mi-a spus că a fost o problemă undeva pe linia de producție și nu știa că va dura atât de mult, cerându-și într-un fel scuze. Eu i-am întins mâna, am dat noroc cu el, i-am mulțumit pentru cafea și i-am spus că nu vom face niciodată afaceri și am plecat. Între timp telefonul sunase de multe ori, iar apelurile erau de la aceeași persoană. O persoană dragă mie care mă avea la apel de urgență în caz că se întâmplă ceva grav, în acest caz fiind vorba de un accident de mașină. A scăpat cu bine până la urmă, dar eu nu am putut răspunde atunci când a fost nevoie de mine.

Am învățat ceva foarte important despre timp atunci. Timpul nu așteaptă pe nimeni și timpul nu întârzie niciodată. Prima măsura pe care am aplicat-o de atunci în viața mea profesională a fost ca înainte să plec la o întâlnire, chiar dacă este sigur confirmată, să sun eu înainte pentru a mă asigura că întâlnirea va avea loc și se va desfășura în condiții bune. Altfel, timpul meu este foarte important și l-aș putea folosi în mod productiv la altceva.

Se pare că până nu se întâmplă anumite lucruri, de obicei negative, în viața noastră nu acționăm, avem tendința de a amâna, tindem să intrăm într-o rutină care poate deveni foarte periculoasă și efectiv ajungem să nu prețuim timpul, petrecându-l în mod necorespunzător.

Evident că există multe metode de gestionare a timpului, dar tocmai pentru că sunt multe și pentru că îmi doresc ca tu să capeți valoare adăugată cu adevărat în viața ta, am ales 5 metode simple și foarte eficiente pe care eu le folosesc și le recomand pentru a câștiga timp.

1. Timpul petrecut la întâlniri

Indiferent că vorbim de întâlniri de afaceri sau întâlniri cu prieteni, este necesar să minimizezi la maximum timpul alocat. Majoritatea întâlnirilor se termină exact cum au început, acesta este cruntul adevăr. Un exemplu - ai vreo persoană din lista din telefon pe care aproape de fiecare dată când o suni sau contactezi este într-o întâlnire sau nu poate vorbi atunci? Eu da.

De obicei corporațiile au un obicei foarte neproductiv, și anume acela de a face foarte multe ședințe și foarte dese. Oamenii s-au obișnuit oarecum pentru că este un loc unde ei își găsesc scăparea, ca și cum s-ar ascunde de ceva. De fapt singurul lucru cert este că timpul petrecut în astfel de ședințe nu mai poate fi recuperat nicidecum și astfel apare și munca după program și lanțul vicios se deschide.

Dacă ești prins într-un astfel de loc încearcă să nu participi la astfel de ședințe, dacă poți evident, iar dacă ai de a face cu oameni care sunt tot timpul în sedințe sau întâlniri, efectiv evită-i. Îți pierzi și timp, și energie.

Aduc aici în discuție și întâlnirile care nu au loc la birou, ci la restaurant sau o cafenea. Acestea sunt mari consumatoare de timp pentru că de cele mai multe ori, chiar dacă tu ești punctual, cealaltă persoană va întârzia. Dacă întâlnirea avea loc la birou, până ajungea cealaltă persoană te mai puteai ocupa de câte ceva, altfel o recomandare fermă: dacă tot mergi la o întâlnire într-un astfel de loc, ia-ți ceva de lucru cu tine.

2. Folosește lista

Cum ce listă? Lista cu ce ai de făcut. Este valabil pentru fiecare zi, pur și simplu nu poți ține minte tot timpul tot ce ai de făcut, așa că este necesar să-ți faci liste și, bineînțeles, să le și folosești. Este un instrument simplu și foarte eficient. Mai ales că odată ce este și scris se întipărește și mai bine în memorie, plus ca o vei purta peste tot cu tine, fără riscul de a uita ceva.

Ce vei trece acolo? Absolut tot ce ai de făcut. Oamenii pe care trebuie să-i suni, oamenii cu care trebuie să te întâlnești, locurile în care trebuie să ajungi, timp pentru masă, familie, citit, scris, prieteni, meditație sau orice altceva faci tu într-o zi. Ar fi bine să categorisești lucrurile pe care le ai de făcut pentru că astfel le poți prioritiza mai bine și astfel programul tău va fi unul cursiv, iar timpul va fi folosit într-un mod util.

Un alt mare avantaj al utilizării listelor este că îți eliberează mintea, iar mintea ta este mai clară și mai limpede și o poți folosi la un nivel înalt de concentrare pentru ceea ce ai de făcut. Poate este incomod la început, dar nu îți ia mai mult de zece minute să faci o listă și vei vedea că odată ce te vei obișnui vei considera acest obicei unul chiar eliberator.

3. Blochează-ți timpul

Aici mă refer la a-ți ocupa efectiv timpul într-un mod organizat. Un exemplu foarte simplu și foarte întâlnit, dar pe cât de simplu și întâlnit este, pe atât de blamat de oameni - programarea concediului. Îți pui în calendar că între 3 august 2015 și 20 august 2015 ești în concediu cu familia, plecat să vizitezi Spania, Italia și Franța. Îți cumperi deja biletele de avion și poți deja să începi să pui pe listă ce ai nevoie.
 
Vei spune că te îndemn să-ți programezi viața. Ei bine, parțial da, dar asta pentru că este viața ta și pentru că țin la tine și vreau s-o trăiești cât mai bine. Avantajele programării sunt multiple pentru că știi clar perioada, iei bilete de avion din timp, te duci la cumpărături din timp, nu lași aproape nimic pe ultima sută de metri. Astfel totul este mai eficient, organizat, optimizat și în final rezultă și o eficiență crescută în ceea ce privește costul total.
 
Aici vorbim practic de obiceiuri. De exemplu, momentan, de trei ori pe săptămână alerg. De obicei dimineața pentru că atunci îmi place și consider că am altă energie pentru ziua respectivă. Indiferent că sunt în București sau nu, indiferent că este soare sau nu, indiferent că îmi este somn sau nu. Am creat un obicei și m-am disciplinat să-l implementez. Din nou, mi-am blocat timpul și îl utilizez doar în acest scop. În timp ce alerg nu citesc mailuri, nu dau telefoane, nu mă interesează nimic altceva, sunt concentrat la ceea ce fac.
 
Blocând timp pentru activitățile importante pentru tine și care îți creează valoare adăugată, previi un aspect foarte important ca o activitate care pentru tine este în top să ajungă la cheremul altora și astfel timpul tău să fie folosit pentru prioritățile altora. 

4. Profită de timpii de așteptare

Majoritatea dintre noi care mărșăluim prin jungla urbană suntem prinși în trafic sau prin mijloacele de transport în comun. Avansul tehnologiei a permis ca în ultimii ani să fim la câteva clickuri distanță sau câteva apăsări pe touchscreen-urile telefoanelor mobile de tot ce avem nevoie.
 
Dacă tot ești la volan și traficul este aglomerat, ar fi indicat să asculți materiale audio. Pune-le pe cd, dvd sau stick de memorie și ia-le cu tine. Să petreci timp ascultând un radio comercial nu este de valoare pentru tine. Ca să nu mai spunem că orice autor care se respectă creează conținut audio și video pe care acum îl poți avea cu tine peste tot.
 
Dacă ești în mijloc de transport în comun atunci este foarte simplu să-ți pui căștile pe urechi și să pornești un material audio de interes pentru tine, indiferent că vorbim de materiale motivaționale sau despre un seminar pe teme medicale de exemplu, dacă ești doctor.
 
Te-ai gândit vreodată la acest timp pierdut altfel? Poate 5 minute aici, 10 minute acolo, azi, mâine și tot așa, dacă vei trage linie este posibil pe parcursul unei vieți să ajungi la ani pierduți în astfel de momente. Trebuie doar să fii atent și conștient, astfel încât să profiți de timpii de așteptare. 

5. Punctualitatea

După cum am spus mai devreme, sunt mereu punctual când merg la întâlniri și ajung întotdeauna puțin mai devreme. Dar nu sunt punctual doar la acest aspect. Dacă la 06.30 mă duc la alergat atunci așa este. Dacă la ora 09.00 îmi iau micul dejun așa este. Dacă între 10.00 și 11.00 îmi dedic o oră cititului așa este.
 
Faptul că îmi stabilesc programul și nu mă abat de la el îmi permite să desfășor toate activitățile pe care le am de făcut în ziua respectivă. Chiar și atunci când mă întâlnesc cu un prieten la o cafea în scop de relaxare și socializare și stabilim că ne vedem într-un anumit loc la ora 19.00, eu sunt acolo pentru că în primul rând mă respect pe mine și timpul meu.
 
Nu știu dacă ar avea rost să continui ce înseamnă puncutalitatea și de ce ar trebui să o practicăm la cel mai înalt nivel zi de zi pentru că astfel totul va merge din ce în ce mai bine. Gândiți-vă doar cum ar fi să suni la ambulanță să anunți un infarct, cei de acolo să spună că ajung în 3 minute și de fapt să ajungă în șapte minute? Orice secundă de întârziere poate fi fatală! La fel și în afaceri sau în viața personală, chiar dacă acum nu conștientizezi.
 
Mai presus de toate, ca instrument de gestiune a timpului, și care este în controlul tău absolut și doar al tău, este disciplina. Trebuie să fii disciplinat și dacă ai întocmit o listă cu lucrurile pe care le ai de făcut pentru mâine atunci cu asta te ocupi până le termini. Apoi te poți ocupa și de alte activități. Ai spus că de mâine te apuci de cură de slăbit, atunci va trebui să te disciplinezi și exact așa să faci, pentru că amânarea este hoțul timpului.
 
Acest articol l-am scris pentru a-ți folosi timpul în mod eficient, pentru a trezi conștiința din tine și pentru a realiza că doar cu disciplină de sine putem implementa obiceiuri sănătoase în viața noastră și astfel să ajungem să gestionăm timpul din ce în ce mai bine. 

Sper că ți-am fost de folos, te las cu un gând bun și nu uita:

„Nu aștepta. Momentul potrivit este ACUM.” – Napoleon Hill