Gestionarea stresului la serviciu în opt etape: Cum se poate pregăti un angajator și ce măsuri poate lua

Deoarece stresul la serviciu nu aduce nimic bun, pentru că angajații au performanțe scăzute, iar angajatorul are pierderi financiare, firmele ar trebui să știe cam ce pot să facă pentru a preveni și a combate această problemă majoră. Potrivit unui ghid emis de AESSM, planul gestionării stresului la locul de muncă începe cu informarea și se încheie cu o evaluare a efectelor măsurilor implementate.

În continuare poți citi despre:

• informarea salariaților cu privire la cauzele și efectele stresului;
• stabilirea unei politici de gestionare a stresului;
• evaluarea riscurilor de stres;
• pregătirea unui plan de acțiune pentru gestionarea stresului;
• măsuri preventive ce pot fi aplicate la firmă;
• măsuri corective ce pot fi aplicate la firmă.

Etapa #1. Un prim pas în gestionarea stresului este creșterea gradului de conștientizare, care se poate face mai întâi prin asigurarea unei înțelegeri comune. Mai precis, angajaților trebuie să li se explice ce este stresul, ce cauze are, ce simptome are, ce impact are asupra sănătății și ce etape trebuie urmate pentru a-l reduce. Așadar, toți lucrătorii trebuie să înțeleagă că:

• riscul de stres este la fel de important ca pericolele fizice;
• angajatorii sunt cei ce trebuie să gestioneze acest risc;
• stresul dăunează atât angajaților, cât și societății;
• toată lumea trebuie să ajute la efortul comun de gestionare a stresului.

Etapa #2. Creșterea gradului de conștientizare, informează AESSM, se poate face prin transmiterea mesajului în diverse moduri. De exemplu, în funcție de mărimea unei companii, pot fi folosite pliante, pot fi ținute scurte cursuri sau, mai simplu, pot exista doar discuții informale cu angajații pe marginea problemei stresului. În același timp, salariații trebuie încurajați să prezinte probleme (ale lor sau ale colegilor), din moment ce cauzele de stres pot să difere de la persoană la persoană.

Etapa #3. Obținerea angajamentului ține tot de pasul creșterii gradului de conștientizare. Pentru gestionarea eficientă a stresului, este foarte important ca toată lumea să fie implicată în acest efort, în special managerii și patronii de companii. În esență, trebuie recunoscut faptul că stresul poate afecta salariații și că acesta trebuie redus, trebuie înțeles pe deplin impactul stresului asupra afacerii, trebuie înțelese avantajele comerciale ale reducerii stresului și trebuie stabilită o politică clară, etapizată de reducere a stresului.

Etapa #4. Tot pe partea de creștere a gradului de conștientizare, este recomandat angajatorilor să dezvolte o politică de gestionare a stresului, pe care să o comunice salariaților. O astfel de politică ar trebui să scoată în evidență măsurile ce trebuie luate și să clarifice rolurile și responsabilitățile asociate cu implementarea lor.

Etapa #5. Un al doilea pas în reducerea riscurilor de stres ar fi evaluarea efectivă a riscurilor. În acest sens, AESSM recomandă, ca lectură orientativă, acest ghid întocmit de Ministerul Muncii. În plus, sursa citată subliniază că firmele pot lua în calcul și evaluările anterioare care au fost făcute la nivelul companiei.

Etapa #6. Tot la partea ce ține de evaluarea riscurilor, angajatorilor le este recomandat să țină o evidență a riscurilor de stres de la nivelul companiei. Practic, evaluarea riscurilor nu trebuie văzută ca o activitate ce se întâmplă o singură dată în existența unei firme, ci aceasta trebuie să fie un proces continuu.

Etapa #7. Odată ce este terminat pasul evaluării riscurilor, firma poate trece la pasul discutării rezultatelor și pregătirii măsurilor ce trebuie luate. Mai exact, este recomandat ca angajatorul să discute riscurile cu salariații și să se decidă care dintre ele trebuie prioritizate. De asemenea, în baza acestor discuții pot fi convenite și dezvoltate soluțiile pentru gestionarea riscurilor de stres, care să fie concretizate sub forma unui plan de acțiune. În fine, în funcție de riscurile identificate, mărimea firmei și specificul activității, angajatorul trebuie să pregătească resursele necesare aplicării planului (financiare și umane) și să stabilească o dată de finalizare (după care să fie evaluat impactul măsurilor luate).

Etapa #8.1. Măsuri preventive

1. Următorul pas procedural după discutarea și pregătirea măsurilor de gestionare a stresului este, conform ghidului AESSM, luarea efectivă a măsurilor. Acestea pot fi atât de prevenire, cât și de corecție. Un prim set de acțiuni de prevenire face referire la solicitările excesive și constă în următoarele:

• asigură-te că salariații primesc un volum rezonabil de muncă, evitându-se excesele, și, eventual, dă-le o mână de ajutor dacă este cazul (de exemplu, nu impune termene-limită nerealiste sau nu permite clienților firmei să facă acest lucru);
• asigură-te că salariații primesc sarcini pentru care sunt potriviți sau calificați, iar dacă acest lucru nu-i posibil, acordă-le asistență sau instruire suplimentară pentru a-i ajuta să facă față muncii.

2. O altă măsură de prevenire este în legătură cu lipsa controlului personal și lipsa susținerii și încurajării. În primul caz, sursa citată recomandă, acolo unde este posibil, adoptarea unei politici de flexibilitate, salariații find lăsați să-și planifice și organizeze munca după cum vor. În al doilea caz, susținerea oferită de colegi și manageri poate ajuta angajații să facă față mai bine sarcinilor de la serviciu (de exemplu, dacă asiguri o atmosferă de înțelegere și solidaritate).

3. Prevenirea stresului la locul de muncă se poate face prin gestionarea adecvată a relațiilor improprii și a violenței. În esență, angajatorii trebuie să ia măsuri pentru ca niciun angajat să nu fie supus batjocurii sau hărțuirii din partea propriilor colegi, de exemplu, în special prin promovarea unei atitudini generale de respect reciproc. Iar conflictele raportate trebuie tratate cu seriozitate și rezolvate înainte de a se agrava. În cazul violențelor venite din exterior, firmele trebuie să ia toate măsurile pentru a reduce riscurile, inclusiv prin pregătirea angajaților pentru a gestiona situațiile problematice.

4. Legat de neînțelegerea, de către salariați, a rolurilor și a responsabilităților, reprezentanții Agenției Europene de SSM recomandă, ca măsură preventivă, stabilirea acestora cât de poate de clar, pentru a fi evitate conflictele (de exemplu, vezi dacă e necesar ca unii oameni să răspundă în fața a mai mult de o persoană, deoarece acest lucru i-ar putea pune des în încurcătură). Totodată, iată și o măsură preventivă pentru gestionarea schimbărilor din interiorul companiei (una dintre cauzele stresului): informarea și, unde se poate, implicarea angajaților în schimbările interne care au loc.

Etapa #8.2. Măsuri corective

1. Pasul de acțiune documentat de AESSM cuprinde nu doar măsuri de prevenire, ci și măsuri de corecție. Pentru că unele probleme nu pot fi prevenite, acestea trebuie corectate, astfel că o primă măsură în sensul ăsta ar fi pregătirea. Concret, sursa citată informează că angajatorii trebuie:

• să fie pregătiți: să explice salariaților cum pot recunoaște semnele și simptomele stresului, atât la ei, cât și la alți colegi;
• să discute cu salariații care au probleme profesionale sau personale și să încerce să-i ajute;
• să aibă un plan de acțiune pentru combaterea simptomelor stresului identificate la salariați.

2. O altă măsură de corecție pe care o pot aplica firmele, în încercarea de a gestiona stresul la locul de muncă, este schimbarea jobului unor persoane, fie și doar temporar. De exemplu, poate fi vorba de persoane a căror formare profesională este depășită din cauza schimbărilor tehnologice (acestea pot avea nevoie de o nouă instruire sau pot fi mutate pe alt post). Alt exemplu este al persoanelor care, după ce aveau un job la care se descurcau foarte bine, au trecut la un job la care întâmpină probleme (angajatorul le poate reîncadra pe vechile posturi). Ar mai fi și cazul persoanelor care, deși înainte se descurcau bine la muncă, unele probleme personale le împiedică să mai lucreze la același nivel (angajatorul le poate schimba temporar jobul).

3. Pregătirea adecvată a salariaților pentru munca pe care o fac este o necesitate continuă la nivelul unei companii, mai scrie în ghidul citat. Aceasta este, de asemenea, o măsură corectivă pe care o pot aplica angajatorii pentru combaterea stresului, ideea fiind adaptarea lucrătorilor la schimbările survenite în munca lor de zi cu zi.

4. O măsură corectivă privind gestionarea stresului de la locul de muncă este și implicarea salariaților în deciziile importante luate la nivel de companie. Mai exact, este mult mai bine ca angajații să fie implicați -- sau cel puțin ținuți la curent -- în ceea ce se întâmplă cu firma, deoarece incertitudinea legată de viitorul profesional este una dintre sursele majore ale stresului. De exemplu, dacă există probleme financiare, angajatorul poate ține la curent salariații cu evoluția situației și, eventual, cu măsurile pe care intenționează să le ia. Totodată, într-o asemenea situație, angajatorul poate prezenta măsurile luate în calcul și poate cere opinia salariaților despre care ar fi mai potrivită pentru ei.

5. Ajutorul acordat salariaților cu probleme, fie ele la birou, fie ele în viața personală, este considerat tot o măsură corectivă pentru gestionarea stresului. De exemplu, colegii de birou ar putea fi încurajați să intervină atunci când e vorba de hărțuire sau comportament violent, iar angajatorii ar putea să încerce să-și ajute salariații cu problemele personale atunci când pot.

6. Un angajator își poate ajuta salariații să aibă un stil de viață sănătos, pentru că un angajat sănătos poate face față stresului mult mai bine. Aceasta este o altă măsură corectivă prezentată de AESSM. De exemplu, angajatorii pot asigura salariaților servicii medicale într-o rețea privată, le pot da abonamente la sală sau le pot asigura recomandări de specialitate pentru un stil de viață sănătos.

7. Pentru gestionarea stresului, angajatorii pot ajuta salariații să-și îmbunătățească și sănătatea mintală, nu doar pe cea fizică, aceasta fiind o ultimă măsură corectivă prezentată în ghidul sursei citate. Concret, firmele pot încuraja alimentația sănătoasă, activitatea fizică în afara orelor de lucru, evitarea consumului în exces de alcool, luarea de pauze regulate de la lucru și relaxarea în timpul liber.

--

În fine, după implementarea măsurilor preventive și corective, angajatorul trebuie să evalueze care a fost impactul acestora. Cu alte cuvinte, trebuie verificat dacă riscurile de stres au fost diminuate sau nu și trebuie stabilit ce este de făcut pe viitor. În orice caz, AESSM recomandă o politică de evaluare periodică a riscurilor de stres și de adaptare la schimbările ce intervin la nivel de companie.

--

Notă: Informații despre cauzele și efectele stresului la serviciu pot fi găsite aici, aici și aici.