Ghid GDPR pentru asociațiile de proprietari: În ce condiții nu este necesar acordul locatarilor pentru prelucrarea datelor personale

Potrivit unui ghid publicat de ANSPDCP (care se regăsește la finalul acestui articol), scopurile pentru care asociațiile de proprietari colectează și prelucrează datele personale sunt, în principal, pentru:

• instalarea unor sisteme de supraveghere video;
• calcularea cotelor de contribuție la cheltuielile asociației de proprietari și afișarea cuantumurilor la avizierul scării de bloc;
• înregistrarea datelor personale în cartea de imobil;
• afișarea datelor de contact ale președintelui asociației de proprietari, administratorului, membrilor comitetului executiv și ale membrilor comisiei de cenzori.

Asociațiile de proprietari, în calitate de operatori, au responsabilitatea de analiza și de a descoperi ce principii ale prelucrării datelor coroborate cu temeiul legal oferit de Regulamentul european pentru protecția datelor personale (GDPR) pot aplica în anumite situații. De exemplu:

• când cer consimțământul persoanei vizate în cadrul unei prelucrări de date (cum ar fi acordul pentru afișarea datelor personale la avizierul scării de bloc), este necesar să se evalueze dacă această solicitare întrunește toate condițiile de obținere a unui consimțământ valabil. De exemplu, dacă acordul este dat în scris, declarația trebuie să aibă un limbaj clar și simplu, iar dacă acordul este dat printr-un formular electronic, să se folosească un document semnat de persoana vizată sau aceasta să folosească o semnătură electronică;
• executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract. Acest temei legal devine aplicabil, pe de o parte, numai în măsura în care ar exista un contract între asociația de proprietari și o persoană fizică (persoana vizată), iar datele personale ale acesteia, declarate în contract, se prelucrează numai în scopul executării contractului (de ex. utilizarea datelor de contact declarate de persoana vizată în scopul efectuării corespondenței cu privire la contractul respectiv ori a contului bancar pentru virarea unor sume ce rezultă din executarea contractului). 
• prelucrarea unor date fără consimțământ este permisă doar dacă este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care revine asociației. HG 295/2021, ce conține normele de aplicare ale OUG 97/2005 privind evidența, domiciliul și reședința cetățenilor români, obligă asociațiile de proprietari să treacă în cartea de imobil datele tuturor celor care locuiesc într-un imobil. Datele care trebuie prelucrate în acest sens și pentru care asociațiilor nu au nevoie de acordul celor vizați sunt strict cele legate de numele de familie și prenumele, seria și numărul actului de identitate, datele mutării în imobil și felul adresei (de domiciliu sau de reședință), domiciliul persoanei (înscris în actul de identitate) și data mutării din imobil. Aceste date se preiau de pe documentele în care sunt înscrise (carte de identitate, certificat de naștere sau de căsătorie), fără a fi solicitate copii, fiind verificate doar vizual;
• în prelucrarea necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice trebuie respectat principiului reducerii la minimum a datelor. Interesele vitale se referă la interesele esențiale pentru viața persoanei vizate sau viața unei alte persoane fizice, caz în care datele persoanei în cauză pot fi prelucrate fără consimțământul acesteia.

Citește și: ANSPDCP: Asociațiile de proprietari nu sunt obligate să numească un responsabil cu protecția datelor

Dincolo de obligațiile pe care le au asociațiile de proprietari de a găsi un temei pentru prelucrarea datelor, este important ca acestea să mai respecte o serie de principii, printre care:

• principiul legalității, echității şi transparenţei (toate activitățile de prelucrare trebuie să respecte prevederile legale);
• principiul limitării legate de scop (trebuie identificat, de la început, un scop pentru care sunt prelucrate datele, iar prelucrarea să se facă doar în acel scop; odată prelucrate astfel, datele nu vor putea fi folosite pentru alte motive - de exemplu, filmările făcute pentru siguranță nu vor putea fi folosite pentru a adăuga încă o persoană la cheltuieli);
• principiul reducerii la minimum a datelor: prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (aici se explică de ce ar fi justificată instalarea de camere de supraveghere la intrarea în scară, de exemplu, dar nu și la fiecare etaj);
• principiul limitării legate de stocare: datele sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele (e clar că, dacă nu a existat niciun pericol în zonă, într-o anumită perioadă de timp, nu se justifică păstrarea filmărilor, pentru a mă referi la același exemplu);
• principiul integrității şi confidenţialității - prelucrarea datelor într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.