Infiintarea unei societati comerciale: Ce e important de stiut?

Ioana Vlad (I.V.): Care sunt actele necesare infiintarii unei societati comerciale?

Alexandra Necatu (A.N.): Pentru infiintarea unei societati comerciale, fie ca vorbim de o societate comerciala pe actiuni sau de o societate comerciala cu raspundere limitata, actele de care avem nevoie pentru a fi despuse la registrul comertului sunt: rezervarea denumirii societatii comerciale, care se obtine de la oficiul registrului comertului, dupa o verificare in prealabil a acesteia, actul constitutiv al societatii comerciale, dovada privind sediului social, dovada privind depunerea capitalului social, declaratii ale asociatilor, ale administratorilor si specimenul de semnatura pe care le depune administratorul societatii comerciale, copii ale actelor de identitate pentru asociatii persoane fizice, iar pentru asociatii persoane juridice, documente din care rezulta existenta respectivelor persoane juridice, precum si statutul acestora ca fiind societati in functiune. Un alt document care trebuie sa fie depus este certificatul de cazier fiscal care se depune pentru persoanele fizice si persoanele juridice rezidente in Romania. Pentru nerezidenti se depune o declaratie pe propria raspundere, potrivt careia respectivele persoane fizice sau juridice nu au debite la bugetul de stat si nu sunt inregistrate fiscal pe teritoriul Romaniei.

Fata de documentele enumerate mai sus, valabile si pentru o societate cu raspundere limitata si pentru o societate pe actiuni, pentru societatea pe actiuni, este necesar sa se depuna documentele referitoare la existenta a trei cenzori si a membrilor supleanti sau, dupa caz, a unui auditor financiar, dupa cum societatea pe actiuni opteaza.

Evident, fie ca este societate comerciala pe actiuni sau societate cu raspundere limitata, trebuie sa fie depusa si dovada taxelor achitate pentru inregistrarea societatii la Registrul Comertului.

I.V.: Care ar fi pasii necesari pentru infiintarea unei societati cu raspundere limitata?

A.N.: Pentru infiintarea unei societati cu raspundere limitata, avem de parcurs doua etape principale: o etapa prealabila inregistrarii societatii in Registrul Comertului si etapa aferenta inregistrarii in Registrul Comertului.

Prima etapa are in vedere rezervarea denumirii societatii comerciale, incheierea unui document pentru atestarea existentei sediului social in care urmeaza sa functioneze societatea, intocmirea actului constitutiv de catre asociatii care sunt fondatorii societatii, deschiderea contului bancar si depunerea capitalului social initial al societatii.

Odata ce vom avea aceste documente intocmite, putem trece la parcurgerea celei de-a doua etape, respectiv depunerea cererii si formalitatilor de inregistrare a societatii in Registrul Comertului.

I.V.: In prezent cat este capitalul social minim?

A.N.: Pentru o societate cu raspundere limitata, capitalul social minim este de 200 de lei. Pentru o societate pe actiuni, este de 90 de mii de lei.

I.V.: Pe langa capitalul social minim, ce alte costuri mai implica infiintarea unei societati comerciale?

A.N.: In primul rand, in etapa prealabila inregistrarii la Registrul Comertului, sunt anumite acte care se intocmesc la notarul public. Spre exemplu, declaratiile pe propriile raspundere ale cetatenilor sau personaelor juridice straine care devin asociati intr-o societate si specimenul de semnatura al administratorului.

Acestea sunt documente care trebuie intocmite de catre notarul public pentru care se platesc taxe notariale.

De asemenea, daca intre asociatii societatii exista persoane juridice nerezidente straine, care nu isi au sediul in Romania, acestea trebuie sa produca dovezi privind existenta si functionalitatea lor. Dovezile respective se emit de catre autoritatile competente din statul din care provine persoana juridica nerezidenta, in limba acelui stat sau intr-o limba de circulatie internationala-preferabil in limba engleza, iar pe teritoriul Romaniei, se traduc de catre un traducator autorizat, a carui semnatura urmeaza a fi legalizata de catre notarul public. Pentru aceste formalitati pe teritoriul Romaniei, de asemenea, avem taxe de achitat: onorariul notarului, onorariul traducatorului autorizat.

Toate aceste cheltuieli pe care le-am mentionat pana acum si cheltuielile aferente inregistrarii societatii in registrul comertului variaza de la 400 la 1000 de Ron, depinde de multitudinea documentelor pe care le avem de intocmit, inainte de inregistrare societatii in Registrul Comertului.

I.V.: Ce reprezinta actul constitutiv?

A.N.: Actul constitutiv este documentul – contractul - prin care asociatii se inteleg sa infiinteze societatea comerciala, prin intermediul acestuia, reglementand modalitatea de organizare si de functionare a societatii.

I.V.: Cum se realizeaza acest act?

A.N.: Actul constitutiv se intocmeste in conformitate cu prevederile din Legea 31/1990 privind societatile comerciale, care reglementeaza in articole distincte atat prevederile pe care trebuie sa le aiba actul constitutiv al unei societati pe actiuni, cat si prevederile pe care tebuie sa le aiba actul constitutiv al unei societati cu raspundere limitata.

Aceste prevederi legale sunt imperative si nu pot lipsi dintr-un act constitutiv. In plus, asociatii pot stabili conventional si alte clauze in actul constitutiv, cu conditia ca acestea sa nu contravina prevederilor imperative impuse de lege.

I.V.: La cine trebuie apelat pentru realizarea lui?

A.N.: Actul constitutiv poate fi intocmit de catre un avocat. Deci, partile pot apela la un avocat pentru intocmirea unui act constitutiv care va atesta respectivul act constitutiv.

In cazul in care aportul la capitalul social este reprezentat de un imobil, este foarte important ca actul constitutiv sa poata fi autentificat de un notar public. Este o prevedere legala imperativa pentru ca acel act constitutiv sa fie valabil sa produca efecte.

Sau pot apela direct la Camera de Consultanta din cadrul Registrului Comertului.

I.V.: Dupa ce criterii se poate opta pentru o societate pe actiuni sau pentru o societate cu raspundere limitata?

A.N: De regula, optiunea dintre o societate cu raspundere limitata si o societate pe actiuni, este determinata de magnitudinea business-ului pe care partile vor sa il deruleze.

Companiile multinationale care infiinteaza o societate comerciala in Romania opteaza pentru o societate cu raspundere limitata pentru ca nu exista de la bun inceput garantia ca businessul va reusi sa fie operational in Romania. Motivul pentru care prefera sa inceapa cu o societate cu raspundere limitata are in vedere aspecte de natura financiara. De ce? Pentru ca o societate cu raspundere limitata are un capital social mai mic, de 200 de lei. O societate pe actiuni are un capital social de 90 de mii de lei. Deci, este o diferenta care, pentru un investitor in Romania este importanta, neavand garantia succesului in business.

In plus, pentru o societate pe actiuni este necesara numirea a 3 cenzori sau a unui auditor financiar care, de asemenea, necesita costuri suplimentare.

Din aceste puncte de vedere, optiunea initiala pentru o companie multinationala este societatea cu raspundere limitata. In cazul in care, in timp, se dovedeste a fi operationala si de succes, nimic o impiedica modificarea formei juridice din societate cu raspundere limitata, in societate pe actiuni si, ulterior, chiar listarea ei la bursa de valori.

I.V.: Care ar fi cele mai intalnite probleme din practica vis a vis de infiintarea unei societati comerciale cu raspundere limitata?

A.N.: In practica, problemele care apar au in vedere depunerea unui dosar incomplet la Registrul Comertului. Un dosar incomplet este respins de catre referenti la momentul depunerii, cu o fisa de obiectiuni in care se identifica actele lipsa care este necesara a fi depusa pentru completarea dosarului si, ulterior, transmiterea acestuia catre judecatorul delegat.

I.V.: Cum este mai avantajos pentru o firma: sa fie platitoare de TVA sau nu?

A.N.: Cand discutam de avantajul de a fi sau a nu fi platitor de TVA, trebuie sa avem in vedere, in primul rand, raportul dintre venituri si cheltuieli. Cu alte cuvinte, in cazul in care o societate are cheltuieli mai mari decat veniturile, estimeaza, de la infiintare, ca vor fi mai mari cheltuielile decat veniturile sau nu va avea venituri, este recomandabil ca societatea sa fie platitoare de TVA pentru ca, in felul acesta, va putea sa recupereze cheltuielile respective cu conditia, foarte importanta, ca respectivele cheltuieli sa fi exclusiv legate de incasarea respectivelor venituri, in cazul in care cheltuielile sunt mai mari.

Deci, practic, este o optiune a fiecarei societati, in functie de afacerea pe care stie ca o va derula, de valoarea veniturilor si de valoarea cheltuielilor estimate, de a opta in a fi sau nu a fi platitor de TVA.

I.V.: Ce se intampla cu o societate comerciala cu raspundere limitata care nu mai are activitate?

A.N.: Optiunile pe care le pot avea asociatii intr-o astfel de situatie se refera fie la dizolvarea societatii, in cazul in care, realmente, asociatii considera ca nu mai au niciun motiv sa o mai tina, nu pot sa ii schimbe obiectul de activitate, sa se replieze pe o alta linie de business. Sau, daca nu vor sa o dizolve si sa o lichideze, pentru o perioada de trei ani, pot solicita Registrului Comertului sa inregistreze suspendarea temporara a activitatii, urmand ca dupa cei trei ani de zile, asociatii sa decida ce vor face cu aceasta societate.

I.V.: Ce recomandati celor care doresc sa infiinteze o societate comerciala cu raspundere limitata in actualele conditii economice?

A.N.: Din punctul meu de vedere, oricine ar vrea sa infiinteze o societate, indiferent daca este pe actiuni sau cu raspundere limitata, in actualele conditii, trebuie sa se gandeasca de doua ori.

Cu alte cuvinte, trebuie foarte bine sa evalueze inainte de a decide infiintare acesteia, oportunitatea si posibilitatea de a derula businessul respectiv, atat din punct de vedere al parghiilor de business, cat si din punct de vedere al parghiilor financiare care sa permita dezvoltarea afacerii pentru ca sunt nenumarate situatiile in care investitotul, fie ca este persoana juridica sau persoana fizica, fie ca este roman sau nerezident, infiinteaza o societate si constata, dupa 2-3 luni, ca nu o pot face operationala, ca lipsesc diverse elemente pentru ca businessul sa fie profitabil, si-atunci, se gandeste ca nu are alta solutie decat sa o dizolve si sa o lichideze, ceea ce presupune, din nou, costuri, timp, angajarea de resurse.

De aceea, cel mai bine este ca atunci cand decidem sa facem o societate sa stim pe ceea ce ne bazam.