Alice Trifan, Payroll & Human Resources Partner la compania FinExpert Consulting, a explicat pentru AvocatNet.ro ca, odata cu schimbarea sediului social, vor fi modificate actul constitutiv al societatii, certificatul unic de inregistrare, precum si orice alte certificate care atesta functionarea firmei.

De asemenea, se impune achizitionarea unui nou Registru Unic de Control, precum si actualizarea tuturor documentelor firmei care contin in antet vechea adresa a sediului social, cum sunt facturierele sau chitantierele.

Sediul social al unei firme poate fi mutat in acelasi judet sau in alt judet, printr-o solicitare adresata Registrului Comertului. Singura diferenta intre cele doua proceduri este ca , in cel de-al doilea caz, trebuie obtinuta si o rezervare de denumire a firmei, dupa cum a precizat Alice Trifan.

Ea a subliniat ca, in rest, actele necesare sunt aceleasi, si anume:

  1. Actul constitutiv actualizat;
  2. Hotararea AGA;
  3. Certificat si adeverinta sediu social, obtinute de la Administratia Financiara;
  4. Certificatul de inregistrare in original;
  5. Documentul (contract comodat, contract inchiriere) care atesta dreptul de folosinta asupra imobilului cu destinatie de sediu social, inregistrat la Administratia pe raza careia se afla acest imobil;
  6. Acordul comitetului executiv al asociatiei de proprietari, precum si a patru vecini (in cazul in care sediul social este intr-un bloc de locuinte;
  7. Cerere de inregistrare, in original;
  8. Declaratia-tip pe propria raspundere, in original, semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca:
- persoana juridica nu desfasoara, la sediul social, activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani;
- persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip.

Trebuie sa mai stiti ca, in cazul in care mutarea sediului social se face intr-un alt judet, firma va fi radiata automat din judetul in care a fost initial inregistrata.

In ceea ce priveste documentele mentionate la punctul 3, este util de precizat ca certificatul la care se face referire atesta ca pentru imobilul cu destinatia de sediu social nu a fost inregistrat un alt document care sa certifice instrainarea dreptului de folosinta asupra respectivului imobil. Acest act se obtine, dupa cum a explicat Alice Trifan, de la Administratia Financiara, prin depunerea unui dosar care trebuie sa contina:

  • declaratie tip administratie;
  • copie act identitate solicitant/ imputernicit;
  • copie imputernicire/procura;
  • copie contract de comodat sau inchiriere;
  • copie documente care fac dovada titlului de proprietate;
  • adeverinta asociatie de locatari;
  • act constitutiv in original;
  • timbre fiscale in valoare de 4 lei.

Trifan a punctat ca adeverinta mentionata la punctul 3 atesta ca la adresa respectiva, unde va fi sediul social al firmei in cauza, nu se suprapune un alt sediu social. Ea a declarat ca, in cazul unui apartament cu mai multe camere, se indica pe planul imobilului, camera care va fi folosita pentru sediul social.

In prezent, legislatia stabileste ca, la acelasi sediu, pot functiona mai multe societati doar daca imobilul, prin structura si suprafata utila, permite functionarea lor in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate.

Cat costa schimbarea sediului social

Potrivit avocatului Adrian Solomon, taxele percepute la Registrul Comertului pentru schimbarea sediului social in acelasi judet ar putea ajunge la aproximativ 600 de lei, in timp ce daca se doreste mutarea sediului intr-un alt judet, costurile ar putea creste cu circa 200 de lei.

Schimbarea sediului social trebuie comunicata si Administratiei Financiare, prin depunerea formularului 050 „Cererea de inregistrare a domiciliului fiscal al contribuabilului” ” la organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla situat noul sediu social.

Alice Trifan de la FinExpert Consulting a precizat ca, pentru obtinerea unui nou certificat de inregistrare in scopuri TVA, ”in momentul in care soseste decizia de mutare a dosarului la noua administratie, se va depune o cerere de anulare a vechiului certificat precum si o cerere de obtinere a unui certificat nou, insotita de o copie dupa noul certificat de inmatriculare a societatii”.

___
Puteti consulta atasat lista actelor necesare pentru schimbarea sediului social, conform Oficiului National al Registrului Comertului.