Interviu: Noile reguli de plată la concediile medicale, explicate de specialiști: venituri mai mici pentru salariați, proceduri mai complicate pentru angajatori

• Indemnizațiile pentru concediile medicale vor fi calculate diferențiat în funcție de durata episodului de boală: 55% pentru până la șapte zile, 65% pentru 8-14 zile și 75% pentru peste 15 zile.
• Noțiunea de "episod de boală" reprezintă numărul de zile consecutive acoperite de certificate medicale pentru aceeași afecțiune, indiferent dacă sunt într-un singur certificat sau mai multe.
• Dacă un episod de boală începe într-o lună și continuă în luna următoare, ajungând într-o tranșă superioară de procent, indemnizația se recalculează retroactiv pentru întregul episod.
• Modificările vor reduce veniturile angajaților pentru concedii medicale scurte și vor complica procesele de salarizare pentru angajatori, care vor trebui să implementeze proceduri noi de gestionare.

Legea nr. 141/2025 privind unele măsuri fiscal-bugetare a adus o modificare importantă OUG nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate. Începând cu august 2025, cuantumul brut lunar al indemnizației pentru concediile medicale acordate în caz de boli obișnuite sau accidente produse în afara muncii nu mai este fix (75% din baza de calcul, ca până acum), ci diferă în funcție de durata episodului de boală.

Astfel, procentul aplicat se stabilește după cum urmează:

• 55% din baza de calcul – pentru episoade de până la 7 zile;
  
• 65% din baza de calcul – pentru episoade cuprinse între 8 și 14 zile;
  
• 75% din baza de calcul – pentru episoade de peste 15 zile.

Noțiunea de „episod de boală” este definită de Ordinul comun nr. 522/1.026 și de Ordinul comun nr. 523/1.027 (privind certificatul medical și instrucțiunile de completare). Potrivit acestor acte normative, durata episodului reprezintă numărul de zile consecutive acoperite de certificate medicale pentru aceeași afecțiune, indiferent dacă zilele sunt consemnate într-un singur certificat sau în mai multe, succesive.

O situație particulară apare atunci când un episod de boală începe la sfârșitul unei luni și continuă în luna următoare. Dacă, prin cumularea zilelor din ambele luni, se ajunge într-o tranșă superioară de procent, indemnizația aferentă întregului episod se recalculează retroactiv.

Exemplu practic:

Un salariat primește concediu medical pentru 5 zile la final de august (26–30 august), iar apoi medicul îi prelungește concediul cu încă 10 zile în septembrie (1–10 septembrie), pentru aceeași afecțiune.

Impactul noilor modificări asupra angajatorilor și angajaților

Pentru a înțelege mai bine impactul acestor schimbări, atât asupra angajatorilor, cât și asupra salariaților, am stat de vorbă cu Camelia Radu, Senior Manager, Tax Payroll, și Laura Pocea, Manager, Tax Payroll, KPMG România, care ne-au explicat principalele posibile efecte și provocări aduse de noua metodă de calcul a concediilor medicale.

avocatnet.ro: Cum se va resimți, în practică, această modificare pentru angajați și angajatori?

KPMG: În ceea ce privește angajații, efectele acestei modificări legislative sunt ușor de anticipat: venitul net al salariaților va scădea în lunile în care aceștia prezintă certificate medicale pentru boli obișnuite, deoarece indemnizația aferentă acestui tip de concediu medical va fi redusă în funcție de numărul total de zile de concediu medical aferente întregului episod de boală.

Chiar și înainte de această modificare, salariul net era diminuat în lunile cu astfel de concedii medicale, întrucât indemnizația se calcula la 75% din baza de calcul. Diferența majoră adusă de noua reglementare constă în faptul că procentul de 75% se va aplica doar pentru concediile medicale cu o durată de cel puțin 15 zile, în timp ce pentru concediile de până la 7 zile se va aplica un procent de 55%, iar pentru cele de până la 14 zile inclusiv, procentul va fi de 65%.

Prin urmare, salariații vor resimți o diminuare și mai accentuată a venitului net, în special în cazul episoadelor scurte de boală. Din experiența de până acum, certificatele medicale pentru episoade de boală de scurtă durată, practic cele pentru care se va aplica un procent de 55%, sunt cele mai frecvente, modificarea legislativă având un impact semnificativ asupra veniturilor angajaților care se află în această situație.

Pentru angajatori, aceste modificări implică schimbări semnificative în procesele de calcul salarial și în gestionarea obligațiilor fiscale către bugetul de stat. Angajatorii trebuie să acorde o atenție sporită gestionării certificatelor medicale primite, în special în contextul în care pot exista certificate medicale eliberate în continuarea celor deja prezentate.

Este recomandat ca angajatorii să implementeze o procedură internă prin care să se asigure că primesc confirmarea din partea salariatului privind existența unui certificat medical în continuare, atunci când acest lucru este posibil. Iar dacă salariatul a primit deja și certificatul medical în continuare aferent lunii următoare, să i se solicite prezentarea acestuia, în vederea calculării corecte a indemnizației. Această procedură devine esențială în cazul certificatelor medicale care acoperă inclusiv ultima zi a lunii, situație în care pot fi emise ulterior certificate medicale în continuare pentru aceeași afecțiune.

De ce este important acest aspect? Să presupunem că un angajat prezintă un certificat medical pentru ultimele patru zile ale lunii august, iar salariile aferente lunii august se plătesc pe 10 septembrie. La momentul calculului, angajatorul știe că salariatul este internat în spital, dar nu are informații clare despre modul în care va fi eliberat certificatul medical pentru perioada de internare. În acest context, angajatorul este obligat să calculeze indemnizația pentru cele patru zile aplicând procentul de 55%, conform legislației în vigoare, și să plătească salariul în consecință.

Ulterior, pe 15 septembrie, salariatul prezintă un certificat medical în continuarea celui din luna august, pentru încă 13 zile din luna septembrie. În această situație, angajatorul trebuie să recalculeze salariul aferent lunii august, aplicând procentul corect de 75% asupra bazei de calcul a concediului medical, ceea ce presupune alocarea de resurse suplimentare pentru efectuarea unui nou calcul sau costuri suplimentare către furnizorii de servicii de calcul salarial.

De asemenea, în acest caz, angajatorul trebuie să plătească o diferență salarială către salariatul în cauză generată de noul procent de 75% aplicat inclusiv asupra certificatului medical inițial din luna august.

Situația devine și mai complicată dacă salariatul este externat din spital după data de 25 septembrie. Știm că această dată reprezintă termenul limită pentru depunerea declarației 112 aferente veniturilor lunii anterioare. În aceste condiții, angajatorul este obligat să depună declarația 112 cu contribuțiile și impozitul aferente calculului inițial al concediului medical.

După prezentarea certificatului medical în continuare, angajatorul va fi obligat să recalculeze salariile, să achite diferențele către salariat și să depună o declarație 112 rectificativă. În plus față de plata diferențelor de contribuții sociale și impozit pe venit rezultate în urma recalculării, angajatorul va trebui să suporte și dobânzile și penalitățile de întârziere impuse de ANAF ca urmare a depunerii unei declarații rectificative.

Pentru a concluziona, această modificare legislativă are un impact semnificativ atât asupra veniturilor angajaților, cât și asupra proceselor administrative și fiscale ale companiilor, generând atât dificultăți operaționale, cât și costuri suplimentare.

avocatnet.ro: Credeți că noul sistem de calcul al indemnizațiilor pentru boli obișnuite va descuraja salariații să își ia concediu medical?

KPMG: Noile reglementări ar putea determina angajații să prefere utilizarea zilelor de concediu de odihnă în locul concediului medical, în special în cazul unor episoade scurte de boală, pentru a evita diminuarea venitului net. Totuși, această soluție are anumite limitări: numărul zilelor de concediu de odihnă este limitat și, de regulă, planificarea acestora se realizează la finalul anului precedent pentru tot anul în curs. Astfel, flexibilitatea de a înlocui concediul medical cu zile de concediu de odihnă este, totuși, redusă.

Pe de altă parte, este de așteptat ca numărul zilelor de concediu medical acordate de medicul de familie sau din ambulatoriu să scadă, cel puțin pentru afecțiunile ușoare. Deși această modificare este aplicabilă încă din luna august 2025, ne așteptăm ca abia din lunile următoare să vedem efectul reducerii numărului de certificate de concediu medical, abia după ce angajații vor resimți impactul efectiv al reducerii cu 20%, respectiv 10% a procentului aplicat până la finalul lunii iulie 2025 asupra bazei de calcul a indemnizației de concediu medical.

avocatnet.ro: Considerați că această reglementare poate pune o presiune indirectă asupra medicilor prescriptori, prin solicitări de prelungire a concediilor medicale din rațiuni financiare?

KPMG: Considerăm că eliberarea certificatelor medicale de către medici are la bază exclusiv evaluarea stării de sănătate a pacientului și necesitatea reală de recuperare medicală. În acest context, prelungirea concediului medical ar trebui să fie determinată doar de evoluția afecțiunii și de recomandările medicale, nu de motive financiare sau alte considerente personale ale pacientului.

Decizia de a acorda sau prelungi concediul medical trebuie să aparțină exclusiv medicului curant, care are responsabilitatea de a monitoriza starea pacientului și de a evalua obiectiv necesitatea continuării perioadei de recuperare. Astfel, odată ce sistemul de acordare a concediilor medicale rămâne centrat pe criterii medicale, nu considerăm că ar trebui anticipată o presiune asupra medicilor.

avocatnet.ro: Din perspectiva angajatorilor și a departamentelor de salarizare, unde vor apărea cele mai mari provocări în aplicarea noii formule de calcul?

KPMG: Formula de calcul în sine nu ar trebui să reprezinte o dificultate majoră. În prezent, indiferent dacă procesul de salarizare este gestionat intern sau externalizat către un furnizor specializat, majoritatea programelor de salarizare sunt suficient de flexibile și pot fi configurate astfel încât să automatizeze și să eficientizeze activitatea personalului responsabil de calculul salarial.

Aceste sisteme pot fi adaptate pentru a verifica automat numărul total de zile aferente unui episod de boală, indiferent dacă perioada de concediu medical se întinde pe parcursul uneia sau mai multor luni, și pentru a aplica procentul corect asupra bazei de calcul, conform prevederilor legale.

Cu toate acestea, provocarea reală nu ține de formula de calcul, ci de modul practic de derulare a procesului. Așa cum am menționat anterior, în cele mai multe cazuri, procesul de calcul salarial va necesita cel puțin două rulări distincte. Acest lucru se datorează faptului că, de multe ori, certificatele medicale în continuare pot fi prezentate ulterior calculului inițial de salarii, iar acestea pot modifica procentul care trebuie aplicat asupra bazei de calcul pentru indemnizația de concediu medical, în funcție de numărul total de zile de concediu medical pentru întreKgul episod de boală.

Astfel, personalul de salarizare sau furnizorul extern trebuie să revină asupra calculului inițial, să recalculeze indemnizația aferentă și să opereze ajustările necesare atât în statul de plată, cât și în declarațiile 112 aferente. Acest proces suplimentar poate genera costuri adiționale, fie cu prestatorul de astfel de servicii, fie din prisma impunerii obligațiilor fiscale adiacente constând în penalități și dobânzi de întârziere, atunci când se depune o declarație 112 rectificativă.

Astfel, deși partea tehnică a formulei de calcul este gestionabilă, provocările reale țin de fluxul operațional și de gestionarea eficientă a informațiilor și documentelor aferente concediilor medicale.