- Procedura disciplinară este eficientă doar când regulile sunt clar formulate, documentate, comunicate și aplicate fără excese, bazându-se pe transparență și bună-credință.
- Angajatorul trebuie să-și cunoască drepturile care fundamentează prerogativa disciplinară: stabilirea atribuțiilor, a regulilor de disciplină, exercitarea controlului și sancționarea.
- Aplicarea unei sancțiuni necesită dovada existenței și comunicării prealabile a atribuțiilor și regulilor, cu documente semnate de salariat și regulament intern adoptat legal.
- Transparența este esențială - o politică sau regulă nu poate fi opusă unui angajat dacă nu i-a fost adusă la cunoștință, altfel angajatorul riscă să fie acuzat de abuz.
În cadrul evenimentului „Cercetarea disciplinară pas cu pas: Procedura corectă pentru a evita litigii de muncă costisitoare” susținut de avocatnet.ro, invitata Anca Iulia Zegrean - Partener, Coordonatorul practicii de Dreptul Muncii, Biriș Goran SPARL, a explicat modul în care angajatorii trebuie să își organizeze și să pună în aplicare corect procedura disciplinară, de la documentarea și comunicarea regulilor interne până la desfășurarea efectivă a cercetării, astfel încât sancționarea salariaților să se realizeze transparent, legal și fără riscul unor litigii de muncă.
Procedura de cercetare disciplinară este reglementată de art. 40, art. 247 - art. 252 din Codul Muncii.
În contextul desfășurării cercetării disciplinare, specialista în relații de muncă a arătat că este esențial ca angajatorul să își definească și să își cunoască drepturile care fundamentează exercitarea prerogativei disciplinare, respectiv:
- de a stabili atribuțiile și sarcinile de serviciu (contract de muncă, fișa postului);
- de a stabili regulile de disciplina muncii aplicabile în mod particular în companie (regulamentul intern (RI) și alte politici / proceduri interne) ;
- de a exercita controlul privind executarea atribuțiilor și respectarea regulilor;
- de a dispune sancționarea.
Atenție! Aplicarea unei sancțiuni presupune ca angajatorul să poată demonstra existența și comunicarea prealabilă a atribuțiilor și regulilor adoptate în conformitate cu legea. Fișa postului și contractul individual de muncă (CIM) trebuie semnate de salariat, iar regulamentul intern trebuie adoptat în urma consultării reprezentanților salariaților sau, după caz, a sindicatului.
„E foarte important ca angajatorul să poată facă proba transparenței. O politică sau o regulă nu poate fi opusă unui angajat dacă nu i-a fost adusă la cunoștință. Aici suntem într-o zonă de abuz. Nu creem și facem reguli din mers doar ca să ne prevalăm de ele. Nu pot să-i spun unui angajat că nu a respectat niște chestii dacă eu nu pot să probez că i-am adus la cunoștință”, a subliniat specialista.
Un alt aspect important Anca Zegrean de specialistă este acela că, deși regulamentul intern este definit ca totalitatea regulilor de disciplină a muncii, formulările din Codul muncii pot crea impresia că acesta se limitează la un singur document. În realitate, RI trebuie interpretat ca fiind tot ansamblul de reguli și politici.
Am întâlnit interpretări în care se spune „nu, asta e RI și doar cu privire la el aplicăm ceva, toate celelalte nu, nu sunt RI. Greșit. Ne ajută pentru că e mai ușor de comunicat, de modificat și de înțeles.
RI se adoptă în consultare cu reprezentantul angajaților sau sindicatul, dacă există. Toate celelalte politici și proceduri ar trebui să se adopte, la fel. Nu facem un RI de cinci pagini pe care îl trimitem la consultare și celelalte politici le adoptăm prin ușa din spate. Există și posibilitatea de a avea o politică specială privind procedura disciplinară, asta nu înseamnă că ea nu face parte din RI.
Avem reglementarea procedurii disciplinare prin cadrul intern, este un capitol obligatoriu în RI și dacă nu-l ai în RI trebui să-l ai ca politică de sine stătătoare, să ai procedura de cercetare disciplinară.
Procedura disciplinare e obligatoriu să fie implementată pentru că codul muncii îmi dă f multe info dar stabilește un cadru general. La nivelul fiecărui angajator trebui să avem procedura particulară - cine face cercetarea, cât timp are la dispoziție angajatorul pt. a se pregăti, cum se dispune sancțiunea, care sunt abaterile, etc. ”, a explicat specialista.
„Am avut situații unde nu am înțeles efectiv cum se aplică și a trebuit s-o reformulez cu totul. Trebuie ca regulile și pașii să fie clare, să poată fi un flux ușor de urmărit. Dacă cine a scris RI nu știe cum se aplică, cine o citește, cu atât mai puțin. Astfel, angajatul nu e informat corect și transparent”, a explicat Anca Zegrean.
De la abatere disciplinară la răspundere disciplinară
Răspunderea disciplinară este personală ceea ce înseamnă că angajatul nu poate fi tras la răspundere pentru faptele săvârșite de către alți salariați, cu excepția cazului în care angajatul avea în fișa de post atribuții de coordonare, management și de verificare și control.
Abaterea disciplinară este o faptă faptă în legătură cu munca şi care constă într-o acţiune sau inacţiune săvârşită cu vinovăţie de către angajat, prin care acesta a încălcat normele legale, RI, politicile și procedurile interne de lucru ale angajatorului, contractul de muncă sau contractul colectiv de muncă aplicabil, ordinele şi dispozițiile legale ale conducătorilor ierarhici.
Procedura cercetării este obligatorie în toate cazurile cu excepția sancțiunii avertismentului scris.
„Dacă fapta are o intensitate minoră, se poate da avertismentul scris fără a mai face o cercetare prealabilă. Vice versa nu este valabil. Am avut și cazuri în care am făcut cercetarea disciplinare și pe baza părerile ridicate de angajat și a tuturor probelor s-a ajuns la concluzia că fapta este de mică importanță și s-a dat avertisment chiar dacă făcusem cercetare”, a explicat specialista.
Condițiile în care poate fi declanșată răspunderea disciplinară:
- existența unui raport de muncă - abaterea disciplinară poate fi săvârșită numai în contextul existenței unui raport de muncă. Nu se poate cerceta și sancționa un fost salariat sau un colaborator PFA sau un terț;
- fapta trebuie să aibă legătură cu munca, nu se poate sancționa conduita salariatului manifestată în timpul liber. Excepție: faptele săvârșite în afara locului și programului de muncă dacă prin acestea se lezează interesele angajatorului (ex. deturnarea clientelei, concurență neloială, vătămarea imaginii angajatorului);
- vinovăția / angajatul răspunde pentru orice formă a vinovăției, inclusiv cea mai ușoară culpă (imprudența sau neglijența);
- scopul cercetării disciplinare - analiza unei situații de fapt pentru a se determina dacă a avut loc o încălcare a regulilor de disciplina muncii;
Atenție! Cercetarea se efectuează în mod transparent și echitabil cu respectarea drepturilor angajatului și exercitarea drepturilor angajatorului în limitele edictate nu abuziv (e.g. vindicativ, pentru a pune presiune, cu titlu de amenințare etc.).
„Nu pornim din start cu ideea că este vinovat. Angajatul trebuie ascultat. Sunt situații în care angajatorul își recunoaște fapta și recunoaște că nu a înțeles care sunt regulile”, a atras atenția specialista.
Cu atât mai mult, suspendarea CIM pe drata cercetării este interzisă.