1. Email-uri trimise din greseala
In vara lui 2011 doi cercetatori din Statele Unite au creat o serie de adrese de email care semanau cu adresele angajatilor de la companii din Fortune 500. In 6 luni au primit peste 20 GB de emailuri trimise din greseala la adresele respective. Unele dintre aceste email-uri contineau informatii extrem de sensibile: parole de la retelele informatice din companii, detalii de securitate si documente legale.

Daca vrei sa fii sigur ca astfel de informatii nu ajung din greseala in maini nepotrivite, poti institui regula ca toate documentele sensibile transmise in afara firmei sa fie arhivate cu parola. Astfel ai o forma de criptare care te asigura ca persoanele care primesc datele tale din greseala nu le vor putea accesa. O solutie gratuita prin care poti face aceasta criptare este 7-Zip.

2. Sitck-uri USB sau hard disk-uri externe pierdute
In fiecare firma exista situatii in care date importante sunt transferate pe stick-uri USB. De cele mai multe ori e vorba de fisiere prea mari pentru a putea fi transmise prin email. Apoi, stick-ul USB poate fi uitat pur si simplu de un birou, de unde e imprumutat mai departe de alt angajat sau chiar de vizitatori. Astfel pot ajunge in afara firmei contracte, arhive sau orice alte documente.

Pentru a preveni astfel de situatii e recomandat ca orice USB folosit pentru a transfera documentele companiei sa fie criptat. Aici exista o lista de aplicatii gratuite, care pot fi folosite pentru criptarea stick-urilor USB.

Este chiar si mai important sa aplici aceasta politica pentru hard disk-urile externe care sunt folosite pentru a pastra un backup local al datelor firmei.

3. Documente printate aruncate sau ratacite
Oricand arunci documente tiparite care contin date sensibile, asigura-te ca nu mai pot fi citite. Altfel, risti ca informatiile respective sa ajunga intamplator la angajatii tai sau la persoane din afara firmei. Poate fi vorba de tabele cu date financiare tiparite pentru verificare, variante de contracte in curs de negociere, sau alte tipuri de documente care contin detalii pe care vrei sa le tii private fata de majoritatea angajatilor tai.

E recomandat sa distrugi imediat orice document sensibil de care nu mai ai nevoie.

In plus, ca o buna practica generala, pastreaza intotdeauna un backup al tuturor datelor tale esentiale. Ai grija ca acesta sa fie actualizat cel putin saptamanal. O solutie de backup te asigura ca nu poti pierde cu totul date importante, a caror lipsa ar paraliza activitatea firmei.

In loc sa pastrezi acest backup pe un hard disk local, care se poate defecta sau rataci, e recomandat sa il externalizezi intr-un centru de date. Poti sa folosesti un serviciu de backup care doar stocheaza date sau un serviciu tip server dedicat (virtual sau fizic) care iti permite inclusiv sa iti gazduiesti in siguranta emailuri, documente la care ai nevoie de acces zilnic sau aplicatii la care ai nevoie de acces continuu (spre exemplu softuri de gestiune).