1. Ce companii trebuie să întocmească situații financiare anuale. De principiu, se prevede că ordinul trebuie aplicat, mai întâi, de entitățile cărora le sunt incidente Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (Ordinul MF 1.802/2014), inclusiv cele al căror exercițiu financiar diferă de anul calendaristic. Apoi, actul mai trebuie aplicat de entitățile cărora le sunt incidente Reglementările contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (Ordinul MF 2.844/2016), inclusiv cele al căror exercițiu financiar diferă de anul calendaristic (în acest caz, situațiile financiare au componentele prevăzute de standardele IFRS).

2. Ce limbă și ce monedă trebuie folosite. Situațiile financiare anuale ale firmelor se întocmesc în limba română și în lei. Această unitate de măsură trebuie trecută pe fiecare formular în parte.

3. Ce date de identificare sunt necesare și cum se completează. Conform regulilor date de MF, entitățile trebuie să completeze datele de identificare (denumirea, adresa, numărul de telefon, numărul de înmatriculare la Registrul Comerțului) și datele referitoare la încadrarea corectă în forma de proprietate și codul unic de înregistrare fără a se folosi prescurtări sau inițiale. Se completează, de asemenea, codul LEI („legal entity identifier”), dacă firmele dispun de acesta.

4. Ce date despre activitatea economică sunt necesare. În același timp, firmele mai trebuie să completeze codul privind activitatea - codul format din patru cifre (clase de activități), potrivit Clasificării activităților din economia națională - CAEN. De asemenea, trebuie completat codul CAEN pentru activitatea preponderentă desfășurată efectiv. În cazul sediilor permanente, codul CAEN înscris în situațiile financiare anuale întocmite de sediul permanent corespunde propriei activități desfășurate de acesta.

5. Ce conțin bilanțurile. Conținutul situațiilor financiare anuale depuse de companii diferă în funcție de mărimea acestora. Pe scurt, volumul de informații necesar crește direct proporțional cu mărimea firmei despre care discutăm. Situațiile financiare anuale trebuie însoțite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, și de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

6. Semnarea și aprobarea situațiilor financiare. În esență, situațiile financiare anuale trebuie semnate de persoanele abilitate potrivit legii. În același timp, bilanțurile trebuie semnate și de către administratorul sau persoana care are obligația gestionării entității. Situațiile financiare anuale trebuie aprobate în cadrul adunării generale a acționarilor/asociaților.

7. Transmiterea situațiilor financiare la unitățile MF și formele acceptate. Potrivit regulilor date de autorități, consiliul de administrație, respectiv directoratul, este cel obligat să depună, la unitățile teritoriale ale MF (la registratură sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarată), în format tipărit și în format electronic sau numai în format electronic pe www.e-guvernare.ro (semnate cu certificat digital calificat), situațiile financiare anuale aprobate, însoțite de documentele prevăzute de lege, până la finalul lunii mai 2023. Firmele trebuie să folosească programul de asistență pus la dispoziție gratuit, prin care se generează un fișier de tip .PDF, având atașat un fișier .XML, precum și un fișier cu extensia .ZIP. Fișierul .ZIP trebuie să conțină prima pagină din bilanțuri listată cu ajutorul programului de asistență, semnată, precum și documentele cerute de lege, toate acestea fiind scanate, alb-negru, lizibil și cu o rezoluție care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fișierului .PDF la care este atașat fișierul .ZIP. Fișierele .ZIP atașate situațiilor financiare anuale nu trebuie parolate.

Notă: Articolele noastre despre întocmirea și depunerea situațiilor financiare pentru anul 2022 pot fi urmărite în secțiunea specială de aici. Informațiile pe larg pot fi găsite în Ordinul MF 4.268/2022.