UPDATE: Oficial: Condițiile pentru autorizarea serviciilor de arhivare, modificate substanțial. Termen-limită de 60 de zile pentru soluționarea cererilor

Ordinul MAI nr. 151/2023 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 a fost pus în dezbatere la MAI în august, iar joi a apărut în Monitorul Oficial, înlocuind astfel vechea reglementare din Ordinul MAI nr. 137/2013. Ordinul este însoțit de o anexă principală, în care regăsim norme privind registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice și autorizarea și funcționarea acestora, precum și de 12 anexe ale normelor din anexa principală. 

Printre altele, în materia procedurii de eliberare a certificatelor, adeverințelor, copiilor și extraselor de pe documente, ordinul nou stabilește că cererile persoanelor fizice sau juridice pot fi adresate atât letric, cât și electronic, iar soluționarea lor se va face într-un termen maxim de 60 de zile calendaristice de la înregistrare. Respectarea termenului incumbă atât creatorilor și deținătorilor de documente, succesorilor în drepturi ai acestora, cât și operatorilor economici autorizați (adică agenții economici ce dețin autorizații de funcționare pentru servicii arhivistice). 

Cu privire la calculul acestui termen de 60 de zile, normele stabilesc că data la care e emisă notificarea de plată a tarifului, precum și data efectuării plății sunt incluse în termenul de 60 de zile.

„Certificatele, adeverințele, copiile și extrasele de pe documente se eliberează persoanelor îndreptățite în format letric și se predau la sediul creatorilor sau deținătorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal sau se transmit prin servicii de curierat / poștale, cu confirmare de primire”, prevede ordinul.

Modificări substanțiale regăsim în procedura de obținere a autorizației de funcționare:

• cei care vor să se autorizeze vor trebui să dețină spații distinct amenajate pentru fiecare serviciu arhivistic supus autorizării și se interzice trecerea prin spațiile unde se prestează servicii arhivistice a conductelor de apă pluvială, gaze combustibile, a coşurilor şi canalelor de fum, precum și amplasarea surselor de foc deschis; 
  
  
• Arhivele Naționale analizează documentația depusă pentru autorizarea în 15 zile calendaristice, în loc de 10, cum prevede acum ordinul;
  
  
• pentru serviciul de păstrare și conservare, documentația este modificată: copia de pe autorizația de securitate la incediu emisă pentru întreaga construcție unde se află depozitul/spațiul din care face parte încăperea amenajată; sunt cerute expres copii de pe diplomele care atestă calificarea de arhivist/arhivar, precum și copii de pe fișele de post ale celor ce ocupă aceste funcții; sunt cerute lista fondurilor arhivistice deţinute care va conţine informaţii privind denumirea fondului, denumirile succesive (dacă este cazul), anii extremi, cantitatea (în m.l. sau u.a.), cantitatea şi anii extremi pentru statele de plată şi dosarele de personal, precum și o notă cu denumirea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice care va prelua arhiva în cazul încetării activității; este obligatoriu ca operatorul economic să depună și documentația de autorizare pentru serviciul arhivistic de utilizare sau să facă dovada eliberării acesteia;
  
  
• modificări similare (de exemplu, în privința autorizației de securitate la incendiu) regăsim și în procedura de autorizare pentru serviciul arhivistic de restaurare sau pentru serviciul de utilizare.

Mai departe, noul ordin prevede expres ce se întâmplă în cazul retragerii autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de păstrare şi conservare şi/sau de utilizare: operatorul economic autorizat devine deţinător de drept al arhivei, cu obligaţiile care decurg din Legea Arhivelor, până la predarea acesteia către un operator economic autorizat, în temeiul unui contract de prestări servicii.

„În cazul retragerii autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de păstrare şi conservare se retrage, automat, și autorizația de funcționare pentru serviciul arhivistic de utilizare. În cazul retragerii autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de utilizare se retrage, automat, și autorizația de funcționare pentru serviciul arhivistic de păstrare și conservare”, mai prevede actul normativ publicat joi.

„Evoluția mediului de afaceri din anii care au urmat aprobării Ordinul ministrului afacerilor interne nr.137/2013, modificările legislative, precum și transformările apărute la nivelul întregii societăți românești au făcut ca instrumentele de lucru puse la dispoziție de legiuitor să aibă o aplicabilitate limitată. Astfel, ajustarea acestor instrumente prin definirea mai riguroasă a termenilor, detalierea procedurii de notificare, stabilirea unui set distinct de reglementări pentru obținerea, reînnoirea, suspendarea și retragerea autorizației de funcționare pentru prestarea serviciilor arhivistice, cât și punerea în acord a normei cu modificările aduse Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legii nr. 53/2003 – Codul Muncii prin Legea nr. 26/2023 au fost o consecință firească a nevoii de actualizare a cadrului normativ, prin raportare la gestionareaeficientă a documentelor de arhivă cu valoare practică”, prevede referatul de aprobare care a însoțit proiectul în dezbatere.