Locul muncii în contextul Reges-Online: Necesitatea completării unor date mai specifice și utilizarea unui câmp util în acest sens

Conceptul de „loc al muncii” este o componentă fundamentală a înțelegerii părților înainte de semnarea contractului individual de muncă și este un element esențial al acestuia, având implicații juridice și practice semnificative atât pentru angajat, cât și pentru angajator. El definește atât spațiul geografic sau specific unde salariatul își desfășoară activitatea, cât și secția, serviciul, departamentul sau compartimentul de lucru, influențând aspecte precum drepturile și obligațiile părților, inclusiv din punct de vedere al securității și sănătății în muncă.

În România, evidența relațiilor de muncă, inclusiv a locului muncii, se va realiza în câteva luni exclusiv prin noul Registru general de evidență a salariaților online, Reges-Online, care va înlocui după 30 septembrie cu totul actualul Revisal. Acest registru, ca soluție tehnică, cel puțin, este un instrument vital pentru transparentizarea suplimentară a pieței muncii și controlul respectării legislației, iar odată cu intrarea în vigoare a HG 295/2025, peisajul legal și administrativ privind evidența relațiilor de muncă va fi gestionat prin sistemul digitalizat Reges-Online. 

În conformitate cu noile reglementări introduse prin HG 295/2025, informațiile referitoare la „locul muncii” devin un element obligatoriu și crucial ce trebuie declarat cu exactitate în Reges-Online. 

Dacă ne raportăm la dispozițiile Codului muncii și la modelul-cadru al contractului individual de muncă, așa cum a fost modificat în 2022, constatăm că „locul muncii” a fost întotdeauna un element esențial al contractului individual de muncă, iar prin raportare la cadrului normativ care reglementează modul în care sunt ocupate locurile de muncă vacante, respectiv Legea 76/2002 și HG 174/2002, avem și confirmarea cu privire la importanța acestui element esențial. Mai mult, privind și în direcția securității și sănătății în muncă, constatăm că acest element esențial, „locul muncii”, nu poate fi ignorat sau tratat superficial, iar urmărind scopul registrului electronic de evidență a salariaților, acela de a reda, cât mai fidel, elementele contractelor individuale de muncă, această precizare este firească.

Concret, angajatorii au obligația de a completa în Reges-Online date specifice privind locul de muncă, care vor include atât sediul social al angajatorului, o sucursală, o filială sau un punct de lucru, cu indicarea adresei complete, cât și secția, serviciul, departamentul sau compartimentul, așa cum se regăsesc și în contract sau cum ar trebui să fie evidențiate acolo, mai precis. 

Ce introducem în câmpul „Alte detalii”

Aparent, sistemul se limitează la precizarea privind locul de muncă fix sau mobil, însă câmpul „Alte detalii” pe care îl regăsim în secțiunea cu pricina indică faptul că toate detaliile care individualizează această clauză esențială a contractului ar trebui introduse în registrul electronic, platforma având și aici o lipsă de claritate.

Putem anticipa că acest câmp („Alte detalii”) va fi deseori ignorat, fiind invocat faptul că nu rezultă explicit din structura sistemului la ce se referă aceste „Alte detalii”, așa cum nu rezultă nici din HG 295/2025 și nici din Procedura de acces, iar în plus față de asta vorbim, în continuare, de angajatori care ignoră aspectele din Codul muncii și din modelul-cadru al contractului individual de muncă în ceea ce privește specificările ce trebuie făcute la elementul „locul muncii”.

Mai mult, posibilitatea printării contractului individual direct din platformă va conduce la situații în care contractele nu vor respecta cadrul legal și modelul „oficial”.

Noua platformă digitală este concepută pentru a permite o înregistrare structurată a acestor informații, facilitând ulterior procesarea și verificarea lor, iar acuratețea datelor despre locul muncii înregistrate în Reges-Online este esențială, deoarece aceasta reflectă realitatea relației de muncă și au implicații legale directe.

Obligațiile angajatorilor privind înregistrarea „Locului muncii”

HG 295/2025 impune angajatorilor responsabilități clare și termene precise pentru înregistrarea și actualizarea informațiilor în Reges-Online, inclusiv a celor referitoare la locul muncii, iar principala obligație revine angajatorului, deși acesta poate contracta servicii specializate pentru realizarea operațiunilor tehnice de completare și transmitere a datelor.

Conform hotărârii, înregistrarea inițială a contractului individual de muncă, care include și locul muncii, trebuie realizată în Reges-Online cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat. 

Orice modificare a elementelor contractului, inclusiv schimbarea locului muncii (ex: detașare, mutare la un alt punct de lucru), trebuie, de asemenea, transmisă în Reges-Online tot cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, în funcție de specificul acesteia, conform prevederilor detaliate în art. 5 din HG 295/2025. 

Există, totodată, o perioadă de 6 luni de la data publicării hotărârii (adică până la 30 septembrie 2025) în care angajatorii trebuie să verifice și să completeze în noul sistem datele lipsă cerute de Reges-Online pentru contractele active, care nu erau obligatorii în vechiul sistem.

Accesul la informații despre "Locul muncii" în Reges-Online

Reges-Online este conceput pentru a oferi acces la informații anumitor categorii de persoane și instituții, angajatorii având acces complet la datele salariaților proprii pentru a efectua operațiunile de înregistrare și actualizare.

Salariații au, de asemenea, dreptul de a accesa propriile date înregistrate în registru, având astfel posibilitatea să verifice corectitudinea informațiilor, inclusiv a celor referitoare la locul muncii, și să solicite corectarea eventualelor erori. 

Platforma Reges-Online facilitează acest proces, iar autoritățile competente, în special inspectorii de muncă, au acces la datele din registru pentru a efectua controale și a verifica respectarea legislației muncii.

Implicații ale nerespectării prevederilor HG 295/2025

Nerespectarea obligațiilor impuse de HG 295/2025, inclusiv cele legate de înregistrarea corectă și în termen a datelor despre locul muncii în Reges-Online, constituie contravenție și atrage sancțiuni, în funcție de tipul și gravitatea încălcării.

Pe lângă sancțiunile financiare, înregistrarea eronată a locului de muncă poate crea dificultăți salariatului, cum ar fi accesarea anumitor drepturi (să ne gândim la indemnizația de delegare) și poate complica situația juridică a angajatorului în cazul unor litigii sau controale. Prin urmare, conformarea cu noile reglementări este esențială pentru a evita problemele legale și administrative.

HG 295/2025 reprezintă un pas important în digitalizarea și eficientizarea gestionării relațiilor de muncă în România, iar sistemul Reges-Online, reglementat de această hotărâre, impune angajatorilor responsabilități și termene stricte pentru înregistrarea datelor salariaților, inclusiv a informațiilor esențiale despre locul muncii.

O înțelegere corectă și o aplicare riguroasă a prevederilor HG 295/2025 sunt cruciale pentru toți angajatorii. 

Asigurarea exactității și actualității datelor despre locul muncii în Reges-Online nu este doar o obligație legală pentru a evita sancțiunile, ci contribuie și la o evidență clară și corectă a activității salariaților, beneficiind atât angajatorul, cât și angajatul. 

Tranziția la noul sistem necesită atenție și adaptare, dar promite o gestionare mai simplă și mai transparentă a registrului de evidență a salariaților pe termen lung.

Este important de menționat că niciun act normativ nu este perfect și, la fel ca orice altă reglementare, HG 295/2025 este un act normativ perfectibil. 

În viitor, acest act normativ poate fi adaptat și actualizat pentru a răspunde mai bine nevoilor și realităților pieței muncii, însă acest aspect nu minimizează importanța transparenței, a predictibilității și a bunei-credințe în cadrul relațiilor de muncă.