Reges-Online: Atenție la semnarea digitală a documentelor încărcate pentru a dobândi acces la registrul de angajator

• Documentele necesare pentru autorizare variază în funcție de tipul angajatorului (privat, de stat, bugetar) și calitatea solicitantului (reprezentant legal sau împuternicit).

În afară de situația angajatorilor înregistrați la registrul comerțului, pentru care accesul la registrul de angajator în Reges se face de către reprezentantul legal, a cărei calitate este validată automat în RECOM, în toate celelalte situații e nevoie de încărcarea unor documente în platforma Reges-Online pentru a putea obține autorizarea accesului la registrul de angajator - inclusiv în cazul angajatorilor înregistrați la registrul comerțului, atunci când accesul se cere de către un împuternicit, iar nu de reprezentantul legal. 

Pentru toate cazurile în care accesul se face prin încărcarea unor documente, accesul se dobândește însă abia după ce factorul uman din cadrul Inspecției Muncii se uită peste acele documente și verifică dacă acestea îndeplinesc sau nu condițiile legale și dacă nu există inadvertențe în cuprinsul acestora - ce condiții? E vorba, mai precis, de HG nr. 295/2025 , dar, în mod particular, de ceea ce prevede procedura din Ordinul ministrului muncii nr. 1107/2025. 

În ultimele săptămâni, mai multe solicitări au fost respinse din cauză că nu îndeplineau una dintre cerințele prevăzute de ordinul mai sus menționat: aceea ca documentele încărcate să fie semnate digital pentru certificarea conformității. 

Cerința e prevăzută în toate cazurile în care se cere încărcarea unor documente pentru a dobândi accesul la registrul unui angajator:

„16. Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:

a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;

b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;

c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;

d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;

e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului”, prevede Ordinul 1107/2025.