Mobilitatea salariaților - documente și formalități esențiale pentru a asigura conformitatea în toate cazurile

Delegare 

Angajatorul poate dispune delegarea unilateral printr-o decizie scrisă, care trebuie să detalieze „unde se duce angajatul, pe ce perioadă și de ce" (destinația, durata delegării și scopul).

Acordul salariatului, necesar în anumite cazuri: Pentru prelungirea delegării peste 60 de zile calendaristice (în 12 luni), este obligatoriu acordul salariatului. Acest acord ar trebui să fie formalizat în scris, de preferat printr-un act adițional la contractul individual de muncă (CIM) sau printr-un document unilateral semnat de salariat care să ateste acceptul, deoarece sarcina probei revine angajatorului în cazul unei dispute.

Condițiile de delegare, inclusiv detaliile despre plata cheltuielilor de transport, cazare și indemnizația de delegare (diurna) ar trebui să fie prevăzute în contractul colectiv de muncă (CCM) aplicabil sau, în lipsa acestuia, în regulamentul intern sau o procedură internă separată.

Documente justificative: chitanțe, facturi pentru cheltuieli de transport și cazare.

Situația lucrătorului mobil

Ce scrie în CIM: Esențială este includerea unei clauze de mobilitate adecvate în CIM. Aceasta trebuie să specifice în mod clar că salariatul își execută obligațiile de serviciu într-un loc nestabil de muncă.

Prestații suplimentare obligatorii și decontarea cheltuielilor: CIM-ul trebuie să specifice cuantumul prestațiilor suplimentare în bani sau modalitățile prestațiilor în natură. Acestea ar trebui să fie, de preferință, o sumă fixă lunară - esențial e că lucrătorul mobil trebuie obligatoriu să primească aceste prestații lunar. Dacă, de pildă, la delegare indemnizația se acordă doar când e o situație de delegare, indemnizația de mobilitate se acordă tot timpul!

CIM-ul ar trebui să prevadă, totodată, dacă deplasarea între diverse puncte este asigurată sau decontată de angajator.

Ce scriem în regulamentul intern/CCM: Dacă există dileme privind gradul de mobilitate, se pot adăuga detalii în regulamentul intern ori în CCM, când există, care definesc condițiile salariaților mobili și ce înseamnă mobilitatea în organizație.

Dovada mobilității: Pentru a dovedi realitatea mobilității și a deplasărilor (în special pentru șoferi), se pot utiliza documente precum rapoarte de activitate, pontaje, bonuri de încărcare, tahometre sau înregistrări de la clienți.

Atenție la ce declarăm în Reges! Prestațiile suplimentare acordate în baza clauzei de mobilitate trebuie declarate în registrul de evidență. 

Util: Două aspecte importante pentru a diferenția clauza de mobilitate de situațiile în care vorbim doar de delegare

Detașare

Presupune o schimbare temporară a locului de muncă din dispoziția angajatorului, care își trimite salariatul la un alt angajator. Ca act esențial, vorbim de dispoziția de detașare. 

Durata detașării poate fi prelungită excepțional pentru motive obiective, cu acordul ambelor părți (angajator și salariat), din șase în șase luni. În mod excepțional și numai pentru motive personale temeinice, angajatul poate refuza dispozița de detașare dată inițial.

Detașare transnațională în UE sau Elveția

Trebuie să existe un raport de muncă activ între salariat și angajatorul din România pe perioada detașării.

Contract comercial: Deplasarea se realizează în cadrul unui contract încheiat între angajatorul din România și beneficiarul serviciilor din străinătate sau la o unitate/întreprindere aparținând aceluiași grup.

Formularul A1: Este un document esențial care atestă că contribuțiile de asigurări sociale sunt plătite în România și nu în statul gazdă. Chiar dacă nu este direct legat de natura juridică a detașării transnaționale conform Legii 16/2017, este imperativ pentru securitatea socială.

Util: Detașările transfrontaliere - cum analizăm criteriul privind legătura suficientă cu statul gazdă

Documente justificative pentru remunerație:

• Dovezi ale plății remunerației minime: Este necesar să se demonstreze că salariatul primește cel puțin remunerația minimă prevăzută de legislația statului gazdă.
• Documentarea cheltuielilor efectiv generate de detașare: Acestea includ transportul, cazarea și masa, fiind considerabile rambursări de cheltuieli și nu parte din indemnizația specifică de detașare, conform legislației europene. Acestea nu sunt impozabile în România.
• Documentarea indemnizației specifice detașării transnaționale: Această indemnizație este acordată pentru a compensa inconveniențele cauzate de detașare și ar trebui documentată separat de cheltuielile de masă, transport și cazare pentru a fi luată în considerare la calculul remunerației minime în statul gazdă și a beneficia de tratament fiscal favorabil în România.

Documente de monitorizare a activității: Organele fiscale, în special ANAF, vor analiza fișele de pontaj, documentele de transport, facturile emise de societate către terți și numărul de ore de lucru efectiv prestate pentru a verifica justificarea diurnelor și a activității.

Planificare fiscală: Având în vedere implicațiile de drept fiscal internațional, mai ales pentru șederi mai lungi de 183 de zile, este necesară o planificare și documentare atentă a eventualelor diferențe de taxe de plătit în statul de detașare.

Este vital ca toate aceste documente să fie întocmite corect și păstrate în bună ordine, deoarece în lipsa unei documentări corespunzătoare, există un risc foarte mare ca organele fiscale să recalculeze sumele și să le considere venituri salariale impozabile integral, atrăgând plata de impozite și contribuții sociale suplimentare, chiar dacă realitatea economică ar susține altceva.

Util: Cum influențează jurisprudența aplicarea noțiunilor de delegare, detașare și mobilitate