Reges-Online și informațiile suplimentare ce trebuie introduse după tranziție. Clarificări în privința datei folosite

• Tranziția la REGES necesită completarea unor câmpuri noi pentru contractele existente, iar data corectă de înregistrare este cea la care informația produce efecte juridice, nu data curentă.
• Registrul are caracter declarativ, nu constitutiv de drepturi - informațiile precum gradul de handicap, nivelul studiilor sau programul de lucru produc efecte din momentul apariției lor.
• Provocarea reală este identificarea informațiilor care lipsesc din contracte, fiind necesară regularizarea situației prin acte adiționale înainte de înregistrarea în REGES.
• Angajatorii trebuie să verifice contractele, să completeze în REGES datele existente folosind data efectelor juridice și să stabilească prin acte adiționale datele lipsă.

Deși practica inițială sau intuiția multora înclina spre utilizarea datei curente – data la care se efectuează fizic operațiunea în sistem –, un număr tot mai mare de adrese emise de inspectoratele teritoriale de muncă (ITM) indică o altă direcție, utilizarea datei de la care informația respectivă produce efecte juridice (data angajării, data ultimului act adițional relevant etc.).

Pentru a înțelege de ce această a doua variantă este nu doar corectă, ci și singura conformă cu legea, trebuie să demontăm o premisă greșită - aceea că am „actualiza” o situație juridică. În realitate, noi doar completăm registrul electronic cu informații care, teoretic și legal, existau și produceau deja efecte.

Să ne amintim un principiu fundamental al dreptului muncii: raportul juridic de muncă se naște și se modifică prin acordul de voință al părților, materializat în contractul individual de muncă și în actele adiționale la acesta sau, în cazurile permise de lege, prin decizie.

Registrul General de Evidență a Salariaților (Revisal/Reges) este, în principal, un instrument de evidență, având punctual și rolul de opozabilitate față de terți și de control. Înregistrarea în Revisal/Reges este o obligație legală a angajatorului și are un caracter declarativ, nu constitutiv de drepturi pentru elementele esențiale ale contractului.

Simplul fapt că platforma Revisal nu a avut câmpuri dedicate pentru „gradul de handicap”, „nivelul studiilor” sau „detalii privind repartizarea programului de lucru” nu anulează existența acestor elemente în realitatea juridică a contractului. Acestea au produs efecte din momentul în care au apărut.

Să analizăm punctual:

1. Gradul, tipul de handicap și durata certificatului: Un salariat încadrat în grad de handicap beneficiază de drepturi specifice (ex: zile suplimentare de concediu de odihnă, scutiri de impozit etc.) de la data emiterii certificatului, nu de la data înregistrării acestuia în Reges. A înregistra această informație cu data curentă ar echivala cu o negare a drepturilor salariatului pentru perioada cuprinsă între momentul încadrării într-un grad de handicap și momentul operării în registru. Ar crea o ficțiune juridică periculoasă, în contradicție flagrantă cu realitatea. Data corectă este, așadar, data de la care certificatul produce efecte.
2. Nivelul de studii (corelat cu COR): Nivelul de studii este, de cele mai multe ori, o condiție de angajare pentru o anumită funcție/ocupație/meserie. Salariatul a îndeplinit această condiție la data angajării sau la data promovării într-o funcție superioară. Dacă am înregistra nivelul de studii cu data curentă, am putea ajunge la concluzia absurdă și eronată că, până la acel moment, salariatul a ocupat postul fără a îndeplini condițiile legale, expunând angajatorul la riscuri în cazul unui control. Data producerii efectelor este, în mod logic, data angajării sau data la care o modificare a contractului a impus acel nivel de studii.
3. Locul muncii și detaliile programului de lucru: Acestea sunt elemente esențiale ale contractului individual de muncă, prevăzute de art. 17 din Codul Muncii. Ele au fost agreate de părți la momentul încheierii contractului sau al unui act adițional. Faptul că Reges solicită acum detalii suplimentare nu înseamnă că aceste detalii nu existau. Ele produceau efecte de la data convenită de părți. Prin urmare, data de referință este tot cea din contract sau din ultimul act adițional care a vizat aceste elemente.

Adevărata provocare e alta: ce facem dacă informațiile lipsesc din contract?

Aici ajungem la nucleul problemei, pe care „simplificarea” de care am beneficiat până acum în  Revisal l-a scos la lumină. Obligativitatea completării acestor câmpuri forțează angajatorii să facă o verificare a conformității contractelor de muncă. Provocarea majoră nu este „ce dată completăm în Reges”, ci „ce facem dacă aceste elemente, obligatorii prin lege, nu se regăsesc clar stipulate în contractul individual de muncă?”.

Dacă, de exemplu, locul muncii este menționat generic („la sediul societății”), dar salariatul lucrează în realitate la un punct de lucru sau este salariat mobil, sau dacă repartizarea programului de lucru inegal nu este detaliată în contract, atunci avem o problemă de fond, nu doar de formă.

În această situație, pașii corecți sunt, în această ordine:

1. Regularizarea situației juridice: Încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă, prin care se aduc la zi și se clarifică toate elementele lipsă sau neconforme. Acest act adițional se încheie prin acordul părților, la data curentă.
2. Înregistrarea în Reges: Ulterior încheierii actului adițional, se va opera în Reges. În acest caz specific, data producerii efectelor pentru modificarea respectivă va fi data semnării actului adițional, deoarece de la acel moment noua formă a clauzei contractuale devine obligatorie pentru părți.

Adresele ITM care indică necesitatea folosirii datei angajării sau a modificării anterioare sunt perfect logice și corecte din punct de vedere juridic. Ele pornesc de la premisa că registrul trebuie să reflecte realitatea contractuală, nu să creeze una nouă. Data înregistrării în Reges nu poate anula sau modifica retroactiv efectele juridice produse de un act sau o situație preexistentă.

Prin urmare, angajatorii trebuie:

• să verifice contractele de muncă pentru a se asigura că toate informațiile solicitate acum de Reges există și sunt corect formulate;
• să ompleteze în Reges datele care există în contract, folosind data de la care acestea produc efecte (data angajării, data actului adițional relevant, data de început a valabilității unui certificat etc.);
• să negocieze și să stabilească, prin act adițional, datele care lipsesc sau sunt neclare și să înregistreze modificarea în Reges cu data producerii efectelor din actul adițional nou încheiat.

Această abordare nu doar că asigură conformitatea cu cerințele tehnice ale Reges, dar promovează și un principiu esențial al relațiilor de muncă, buna-credință și respectarea întocmai a cadrului legal, asigurând că documentele reflectă cu acuratețe și transparență realitatea raportului de muncă.