Formularul 394: Noua declarație poate duce la creșterea costurilor pentru firme

Articol scris de Ioana Cârtițe, senior tax consultant la Biriș Goran Consulting.

Principala noutate pe care o aduce acest nou formular 394 este faptul că este mult mai detaliat decât cel anterior, fapt absolut normal având în vedere scopul urmărit de Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF) prin această declarație, respectiv acela de a avea posibilitatea logistică de a putea efectua controale fiscale fără necesitatea de a se mai deplasa la sediul clientului pentru verificarea documentară. 

Declarația 394 trebuie completată, de către toate persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România, cu informații despre livrările de bunuri, prestările de servicii și achizițiile de bunuri și servicii realizate pe teritoriul României către și de la orice persoană impozabilă sau neimpozabilă.

Perioada de raportare este perioada fiscală declarată pentru depunerea decontului de TVA, depunându-se până la data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare (față de termenul de 25 a lunii următoare, cum era cazul vechii declarații 394), chiar și pentru perioadele în care nu au fost realizate operațiuni de natura celor care fac obiectul declarației.

În cazul în care contribuabilii constată, ulterior depunerii declarației 394, erori sau omisiuni în datele declarate, trebuie depusă o nouă declarație completată corect, declarație care va înlocui declarația informativă depusă inițial. Declarațiile rectificative nu se depun și pentru situațiile în care facturile sunt primite într-o altă perioadă de raportare față de data emiterii acestora de către furnizori.

Probleme cu programul de completare

Având în vedere dificultățile impuse de noul formular 394, completarea integrală a fost amânată pentru 1 octombrie 2016. Astfel, pentru perioada 1 iulie - 30 septembrie 2016, declarația trebuie completată doar pentru operațiunile desfășurate cu persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România (deci doar primele trei cartușe ale declarației), iar de la 1 octombrie 2016 declarația se completează integral pentru toate operațiunile efectuate pe teritoriul național.

Principala problemă cu care foarte mulți contribuabili s-au confruntat a fost funcționalitatea soft-ului utilizat pentru completarea declarației. Ca urmare a faptului că soft-ul A al declarației 394 a generat numeroase erori de validare, Departamentul IT al ANAF a trebuit să opereze multiple modificări acestui soft, pentru a elimina toate erorile raportate de contribuabili, motiv pentru care nu a mai avut timp să întrețină și butonul de import de date din fișiere excel sau text.

Acest lucru însă a cauzat o imensă problemă contribuabililor ale căror programe de contabilitate nu generează automat declarația 394 (soft-ul J), întrucât a fost necesară completarea manuală a datelor. Cu cât numărul de facturi introduse creștea, cu atât softul A al declarației funcționa mai greoi, fapt care a îngreunat și mai mult munca contabililor, crescând astfel și timpul necesar completării declarației 394.

Accesul partenerilor de afaceri la datele din D394 te poate scuti de probleme

Un alt aspect important se referă la implicațiile acordului ca datele înscrise în declarația 394 privind tranzacțiile cu un anumit partener comercial înregistrat în scopuri de TVA să poată fi consultate de către acesta prin intermediul aplicației informatice puse la dispoziție de ANAF. Acest acord este valabil pentru toate declarațiile 394 depuse în anul fiscal respectiv, fără a avea posibilitatea schimbării opțiunii. În cazul în care nu s-a dat acest acord, există și posibilitatea schimbării opțiunii în cursul anului. Totuși, lipsa acestui acord atrage după sine și faptul că datele înscrise de partenerii de afaceri în declarațiile 394 depuse nu vor putea fi consultate, indiferent de opțiunea acestora.

Așadar, avantajul conferit de acest acord îl reprezintă faptul că datele raportate de către partenerul de afaceri prin declarația 394 pot oricând fi consultate, iar în cazul unor eventuale neconcordanțe, acestea pot fi discutate și corectate ca atare. Evident, declararea unor date eronate sau neconcordante în formularul 394 nu presupune nicio amendă, însă posibilitatea de a avea toate datele declarate în concordanță cu cele ale partenerilor de afaceri înainte de a începe o eventuală inspecție fiscală poate scuti contribuabilii de foarte mult timp pierdut cu astfel de probleme în cadrul unui control fiscal, aceste verificări fiind inevitabile.

De asemenea, conform celor prezentate de reprezentanți ai Ministerului de Finanțe, lipsa acestui acord generează un plus de risc pentru respectivul contribuabil în analiza de risc efectuată de ANAF fiecărui contribuabil. În plus, prezența unor neconcordanțe semnificative între informațiile declarate de doi parteneri comerciali (fie valorice, fie temporale - exemplu: un partener declară factura în luna mai, în timp ce celălalt în luna decembrie) generează de asemenea semne de întrebare pentru inspectorii fiscali, fapt care ar putea conduce la un control încrucișat, tocmai pentru a verifica aceste diferențe majore.

Din această lună trebuie să ții cont de mai multe aspecte importante

Începând cu luna octombrie 2016, apar și alte probleme, atât de adaptare a soft-ului formularului 394, cât și de punere la punct a aspectelor care ar trebui declarate în cadrul acestei declarații. Principalele chestiuni care trebuie avute însă în vedere sunt următoarele:

• tranzacțiile cu persoanele fizice: trebuie declarate livrările de bunuri, prestările de servicii și achizițiile de servicii și bunuri efectuate în relația cu persoanele neînregistrate în scopuri de TVA. În cazul acestora este obligatorie completarea fie a codului numeric personal (doar în cazul în care societatea dispune de aceste informații), fie a adresei acestora (cea furnizată de respectivele persoane fizice). Detalierea naturii tranzacției este solicitată, de asemenea, doar pentru operațiunile cu persoanele fizice;
• trebuie declarate și facturile emise prin autofacturare;
• trebuie declarată valoarea totală a bonurilor fiscale și a facturilor simplificate, inclusiv a bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, indiferent dacă au sau nu au înscris codul de TVA al beneficiarului;
• trebuie declarată valoarea totală a documentelor emise pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii pentru care nu există obligația emiterii unei facturi sau a unui bon fiscal;
• nu sunt incluse bonurile fiscale pentru care au fost emise facturi, conform art. 319 din Codul fiscal, în cadrul aceleiași luni;
• în cazul solicitării spre rambursare a soldului sumei negative înregistrată în Decontul de TVA în perioada de raportare, trebuie descrise operațiunile din care provine acesta;
• în cazul facturilor emise către persoanele fizice, dacă acestea au o valoare mai mică de 10.000 de lei, nu trebuie declarate decât numărul de facturi și baza impozabilă, defalcată pe cote de TVA, nefiind necesară declararea tuturor facturilor (acest lucru este valabil până la 31 decembrie 2016);
• contribuabilii trebuie să completeze plaja de facturi alocate prin decizie internă scrisă conform prevederilor legale în vigoare privind documentele financiar-contabile, excluzând facturile alocate pentru operațiunile intracomunitare de bunuri și servicii, import/export de bunuri și operațiuni neimpozabile în România.

Acest lucru va presupune un efort considerabil din partea contribuabililor, întrucât vor trebui să introducă manual în declarație intervale fragmentate din plaja de facturi emise, acest lucru complicându-se mai ales în cazul marilor corporații, care au plaje diferite de facturi, în funcție de sediile secundare, de tipurile de activități prestate etc.

Concluzie

Așadar, având în vedere toate aceste aspecte, considerăm că prin natura și structura informațiilor solicitate contribuabilii se vor afla în situația în care vor trebui să-și schimbe sistemele informatice, astfel încât să poată structura informațiile în vederea raportării lor mult mai facile în declarația 394. De asemenea, este posibil să fie necesar să-și modifice și sistemul de controale interne privind înregistrarea facturilor. Aceste aspecte vor conduce în cele din urmă la creșterea costurilor pentru fiecare contribuabil - fie ca urmare a contractării unei firme de IT, a unei persoane alocate special completării declarației 394, timp pierdut cu completarea declarației și cu rezolvarea posibilelor erori de soft, lipsă de eficiență, pentru că angajații vor fi mai preocupați de aceste probleme, în loc de a se ocupa de probleme reale ale companiei. Întrebarea care se pune este dacă toate aceste costuri generate de noul formular al declarației 394 vor fi compensate de beneficiile aduse inspectorilor fiscali, mai ales considerând că există destule neconcordanțe acceptate de către ANAF.