Conform specialiștilor consultați de redacția avocatnet.ro, este recomandat ca în fiecare firmă să se desemneze cel puțin o persoană care să verifice datele fiscal-contabile preluate în fișierul SAF-T, care se transmite lunar, trimestrial și anual prin formularul 406. Totodată, responsabilul cu SAF-T ar trebui să aplice și anumite teste recomandate înainte de transmiterea declarației.

Desigur, în funcție de mărimea unei companii și/sau de complexitatea activităților economice derulate, trebuie luată serios în calcul varianta în care se desemnează o echipă multidisciplinară pentru a face verificările și testele necesare.

„Este recomandat ca informațiile transmise prin declarația 406 să fie verificate de o persoană desemnată din cadrul companiei. Mai mult decât atât, este posibil ca societățile să fie nevoite să desemneze o echipă multidisciplinară pentru efectuarea testelor necesare, respectiv pentru a se asigura că informațiile din sistemele de gestiune financiară și contabilă sunt aliniate cu ceea ce se raportează către administrația fiscală.

Testele pe care companiile ar trebui să le efectueze vizează informații referitoare la tranzacțiile cu furnizorii, clienții, stocuri, active, facturi, plăți, informații fiscale. În cadrul companiilor cu activitate economică intensă cel mai probabil există departamente multiple responsabile cu astfel de informații și astfel poate fi necesară desemnarea unei echipe care va fi responsabilă cu testarea informației raportate în declarația 406”, ne-a explicat Georgiana Pustin, Manager, Impozite indirecte, EY România.

• Citește și: Principalele verificări și teste recomandate companiilor, de către specialiști și de către Fisc, pentru raportarea SAF-T.

Din moment ce vorbim de o raportare extrem de complexă, care va fi folosită pe termen nedeterminat, și pentru că perioada de grație a expirat pentru contribuabilii mari (atât cei „vechi”, cât și cei „noi”) și pentru contribuabilii mijlocii, societățile trebuie să ia măsuri adecvate de organizare pe termen lung. Una dintre ele este chiar desemnarea persoanei sau echipei care trebuie să se ocupe de verificări și teste în apropierea fiecărui termen lunar, trimestrial și anual de raportare a fișierului SAF-T.

Practic, în contextul implementării SAF-T, companiile trebuie să fie conștiente că, de acum în colo, trebuie să aloce constant resurse financiare, tehnice și umane în acest sens. În caz contrar, pot apărea probleme în relația cu inspectorii Fiscului, pentru că problemele cu declarațiile 406 se pot traduce cu ușurință în creșterea gradului de risc alocat companiei.

„Direcția către digitalizare -- și în special către digitalizarea funcției fiscale și a raportărilor de taxe -- vine la pachet cu alocarea unor resurse tehnice, financiare și umane pe care companiile trebuie să le asigure. Actualizarea infrastructurii și soluțiilor ERP devine necesară pentru a putea îndeplini obligațiile de raportare de o manieră eficientă și automatizată. În același timp, însă, alocarea unor resurse pentru digitalizare ar trebui să permită deblocarea resurselor umane în vederea unor activități relevante nevoilor de business”, a subliniat Georgiana Pustin.

• Citește și: Raportarea SAF-T trebuie automatizată, pentru că altfel ar trebui ca o persoană să lucreze o lună întreagă pentru a aduna datele necesare.

Fișierul SAF-T se transmite, de principiu, lunar sau trimestrial, așa cum reiese din Ordinul Fiscului 1.783/2021. Perioada de raportare este stabilită în funcție de perioada fiscală folosită de contribuabili la TVA - cei care au perioada la TVA luna transmit D406 lunar, iar cei care au perioada la TVA trimestrul, semestrul sau anul, inclusiv neplătitorii de TVA, transmit D406 trimestrial. Declarația se transmite până în ultima zi a lunii de după perioada vizată.

Pentru secțiunea de active, fișierul SAF-T se depune până la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului financiar al contribuabilului. Iar pentru secțiunea de stocuri, fișierul SAF-T se depune numai la cererea Fiscului (în minimum 30 de zile calendaristice).

Conform calendarului de implementare stabilit de autorități, marii contribuabili sunt obligați să depună D406 din 2022 (aceștia au fost împărțiți în două „valuri”, obligația intervenind de la 1 ianuarie și de la 1 iulie). Contribuabilii mijlocii au obligația din 1 ianuarie 2023, iar contribuabilii mici urmează la rând la 1 ianuarie 2025. În toate cazurile, perioada de grație acoperă numai raportările lunare și trimestriale din primele șase luni de la data de la care intervine obligația de raportare.