Split TVA: Patru măsuri interne care asigură o aplicare mai ușoară a sistemului

În această săptămână, Comisia de buget și finanțe din cadrul Senatului a dezbătut Ordonanța Guvernului nr. 23/2017 privind plata defalcată a TVA, ca un prim pas al procesului legislativ prin care legea de aprobare a sa va fi emisă (toate ordonanțele trebuie aprobate prin lege pentru a rămâne valabile).

Astfel, senatorii din cadrul acestei comisii au votat o serie de amendamente care ar putea schimba profund condițiile de implementare ale sistemului de split TVA. Și alte modificări pot interveni, având în vedere faptul că circuitul legislativ al OG nr. 23/2017 este abia la început, fiind programate, în continuare, discuții în Senat și Camera Deputaților.

Având în vedere incertitudinea actuală privind condițiile în care plata defalcată a TVA se va aplica, există cel puțin patru lucruri pe care le putem  implementa în activitatea curentă, astfel încât tranziția la split TVA să poată  fi făcută ușor.

1. Utilizarea unor sisteme de gestiune a activității

Sistemele manuale de evidență a încasărilor și plăților, indiferent cât de multă experiență am avea, pot fi cauza unor erori importante, cu atât mai mult cu cât regulile privind tranzacțiile privind TVA pot fi modificate suplimentar în perioada următoare.

De aceea, în funcție de volumul și gradul de complexitate al activității desfășurate se recomandă utilizarea unor sisteme informatice de gestiune a activității de tip ERP ( Enterprise Resourse Planning – Planificarea Resurselor Companiei).

Sistemul asigură integrarea tuturor operațiunilor desfășurate de către companie, prin accesul la o bază de date comună, asigurând un grad de informare mult mai ridicat pentru persoanele cu putere de decizie.

2. Utilizarea unor programe automate de facturare

Întocmirea manuală a facturilor și a celorlalte documente de plată este greoaie și crește, în același timp, probabilitatea de a face erori. De aceea, utilizarea unor programe electronice de facturare se recomandă cu precădere.

Programele electronice de facturare permit salvarea multor date utilizate în mod frecvent, ceea ce asigură un termen rapid de completare a unui document.

3. Urmărirea clienților rău-platnici

Implementarea sistemului de plit TVA va conduce la o scădere a lichidității companiei, având în vedere faptul că o bună parte a încasărilor va fi direcționată într-un cont special de TVA, la care accesul este restricționat la doar câteva operațiuni.

Tocmai de aceea, existența unor clienți rău-platnici, care amână plata pentru perioade mai mari de timp, pot genera pierderi semnificative companiei.

Sistemele informatice de tip ERP, dar și multe programe de facturare, permit generarea unor notificări automate adresate clienților pe măsură ce scadența facturilor se apropie sau când un anumit număr de zile de la scadență a fost depășit.

Sistemul de notificare automată asigură informarea promptă a clienților cu privire la eventualele depășiri de termene, crescând disciplina și asigurând încasarea la timp a facturilor emise.

4. Replicarea anumitor operațiuni prestabilite

Utilizarea unor sisteme electronice privind gestiunea operațiunilor sau emiterea facturilor are și un alt avantaj, respectiv faptul că anumite operațiuni pot fi generate automat, asigurând un termen de operare foarte rapid. Tranformarea unei facturi proforme în factură fiscală, emiterea unei chitanțe, stornarea unei facturi pot fi făcute rapid, eliminându-se totodată riscul de a greși.

Implementarea mecanisumului de split TVA, indiferent de forma finală pe care acest sistem o va avea în final  va genera costuri importante privind adaptarea sistemelor informatice utilizate. De aceea, utilizarea unor sisteme electronice elimină, însă, riscul de a greși, ceea ce scutește compania de plata unor penalități și îi asigură un flux de numerar optim.