Noua lege a facturii electronice - de ce ar fi importanta pentru firme?

Legea 148/2012 clarifica procedura de emitere electronica a facturilor si cerintele ce trebuie indeplinite de contribuabili, dar si posibilitatea externalizarii serviciilor de emitere, transmitere si arhivare a facturilor in forma electronica.

De asemenea, legea 148/2012 aduce prevederi cu privire la chitantele si bonurile fiscale emise fie de automatele bancare, fie de casele de marcat in forma electronica si stocate la emitent in format electronic.

Prevederi mai clare, implementare mai simpla

„Pana acum, cadrul legislativ privind utilizarea facturilor in format electronic (vezi Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica, Legea nr. 451/2004 privind marca temporala, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica si Codul Fiscal) nu era suficient de clar pentru o mare parte dintre agentii economici. Informatiile erau disparate si destul de ambigue, iar agentilor economici le era dificila implementarea unui astfel de sistem”, spune Adrian Floarea, director certSign, furnizor acreditat de servicii de certificare.

„Prezenta lege clarifica modul in care pot fi emise, transmise si pastrate pe termen lung facturile electronice si consideram ca reprezinta un pas important in procesul de migrare spre mediul electronic”, subliniaza reprezentatul certSign.

Potrivit lui Vlad Boeriu, manager Taxe Indirecte Deloitte, noua lege aduce completari la procedura de emitere a facturilor electronice descrisa in Codul Fiscal, cat si completari asupra procedurii de arhivare a facturilor. Nu este vorba de un paralelism legislativ, ci de detalierea unor proceduri cu care multi dintre contribuabilii din Romania nu sunt familiarizati.

Mai mult, Adrian Serban, Senior Consultant Tax Advisory – Mazars, atrage atentia asupra faptului ca articolul 155 alin. (8) din Codul fiscal si normele sale de aplicare reglementeaza conditiile in care se pot transmite facturi prin mijloace electronice, in timp ce Legea 148/2012 pune accentul pe procedura de emitere a facturilor in format electronic mentionand ca prevederile Codului fiscal cu privire la transmiterea facturilor prin mijloace electronice raman aplicabile. Asadar prevederile celor doua acte normative se completeaza, nu se contrazic.

Marca temporala devine obligatorie

Pana la intrarea in vigoare a noii legi, nu era clar daca pentru emiterea facturilor electronice este obligatorie sau doar optionala utilizarea unei marci temporale pentru a certifica momentul emiterii sale.

Potrivit lui Vlad Boeriu, noua lege clarifica acest aspect, mentionand clar ca factura electronica trebuie sa contina marca temporala ce certifica momentul emiterii sale. Aceasta prevedere este importanta deoarece, spre exemplu, din perspectiva TVA un contribuabil are obligatia de a emite facturi pentru livrarile de bunuri sau serviciile prestate cel tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare respectivelor operatiuni.

Mai mult, potrivit lui Adrian Serban, pana la intrarea in vigoare a noii legi, semnarea electronica a facturilor nu era obligatorie ci era una dintre posibilele variante de garantare a autenticitatii sursei si a integritatii continutului acesteia.

Este important de stiut ca facturile emise prin mijloace electronice pot fi transmise clientilor si pe suport hartie. „Aceasta posibilitate este utila companiilor care ar putea intampina probleme daca ar fi obligate sa le si transmita in mod electronic”, spune specialistul Deloitte.

Multi dintre contribuabilii care ar fi fost interesati de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajati de neclaritatile din legislatie

„Desi prevederile privind transmiterea electronica a facturilor erau deja in Codul fiscal, acestea erau neclare (chiar si pentru autoritati) si aplicarea lor era aproape imposibila. Multi dintre contribuabilii care ar fi fost interesati de aplicarea unui astfel de sistem de facturare au fost descurajati de neclaritatile din legislatie si au decis sa nu isi asume riscuri suplimentare legate de implementarea unui sistem de facturare electronica”, este de parere consultantul fiscal de la Mazars.

Desi Codul Fiscal si alte acte normative relevante reglementau procedurile de emitere a facturilor electronice si de arhivare a acestora, numeroase spete intalnite in practica ramaneau neacoperite de aceste legi.

„Spre exemplu, nu era clar daca o companie are posibilitatea de a arhiva electronic facturile emise pe suport hartie. Noua lege prevede si posibilitatea de a realiza conversia unei facturi emise in trecut pe suport hartie in factura electronica. Ulterior, aceasta poate fi arhivata in mod electronic”, conchide Vlad Boeriu de la Deloitte.

Prevederile legii 148/2012 pot fi consultate aici.